I har fået produceret et produkt hos en producent i udlandet. Nu dukker en kopi op hos andre forhandlere, på en markedsplads eller under producentens eget navn. Før I gør noget, skal I samle dokumentationen for, hvad I udviklede, hvad I sendte til producenten, på hvilke vilkår, og hvor kopien sælges. Meget af det ligger i mails, filoverførsler og projektmapper, der kan blive ændret eller slettet.
Det er en svær situation, fordi producenten ofte ligger i et andet land med andre regler, og fordi I måske stadig er afhængige af producenten for jeres egen produktion. Netop derfor er det vigtigt at have dokumentationen klar, før I tager stilling til, hvad I vil gøre. Uden den har I ingen valgmuligheder.
Det er heller ikke altid producenten selv, der står bag. Det kan være en underleverandør, en medarbejder hos producenten eller en anden kunde, der har fået adgang til jeres filer. Dokumentationen skal derfor ikke kun pege på producenten, men vise, hvem der havde adgang til hvad og hvornår. Så kan advokaten vurdere, hvem en henvendelse skal rettes mod, og om der er flere parter i sagen.
Først: hvad var aftalt?
Find de aftaler frem, der gælder samarbejdet:
- fortrolighedsaftale (NDA) eller en tilsvarende aftale, der er tilpasset producenter,
- produktionsaftale, ordrer og ordrebekræftelser,
- vilkår om ejerskab til tegninger, forme og værktøjer,
- aftale om lovvalg og værneting, altså hvilket lands regler der gælder, og hvor en tvist skal afgøres.
Notér, hvem der underskrev, hvornår og i hvilken version. Har producenten kun accepteret vilkårene i en mail, så gem mailen som original.
→ Fortrolighedsaftaler og NDA-brud
Det skal I sikre
Jeres udvikling
- ☐ Tegninger, CAD-filer og specifikationer i alle versioner, med datoer.
- ☐ Skitser, prototyper og fotos fra udviklingen.
- ☐ Projektmapper, tidsregistrering og interne mails om udviklingen.
- ☐ Eventuelle registreringer af design, varemærke eller patent.
Disse filer viser, at I har udviklet produktet, og hvornår. Filernes metadata kan understøtte det, men kun hvis filerne ikke er åbnet og gemt igen. Tag kopier, og arbejd ikke i originalerne. → Dokumentér jeres egen udvikling løbende
Udvekslingen med producenten
- ☐ Mails, hvor tegninger og specifikationer blev sendt, gemt som originaler.
- ☐ Logs fra filoverførsler eller delte mapper, der viser, hvad producenten hentede, og hvornår.
- ☐ Beskeder på chat-apps, som mange producenter bruger til den daglige kontakt.
- ☐ Prøver og godkendelser: hvad producenten sendte tilbage, og hvad I godkendte.
Beskeder i chat-apps glemmes ofte. Mange producenter kommunikerer via apps, der kun ligger på en medarbejders telefon. Eksportér samtalerne nu, og gem eksporten med dato. Lad være med at slette noget fra telefonen.
Kopien
- ☐ Annoncer og produktsider, hvor kopien sælges, gemt med adresse og tidspunkt.
- ☐ Testkøb af kopien, hvis jeres advokat anbefaler det.
- ☐ Fotos og målinger, der viser ligheder med jeres produkt.
Forme og værktøjer
Ved mange produkter er det ikke tegningerne, men formene og værktøjerne, der er det værdifulde. Har I betalt for forme, som står hos producenten, så find dokumentationen frem: fakturaer, betalinger, fotos af formene og aftaler om ejerskab. Notér, om formene er mærket med jeres navn. Kopien kan være produceret i jeres egne forme, og så er dokumentationen for ejerskabet en vigtig del af sagen.
Sprog og oversættelser
Kommunikationen med en udenlandsk producent er ofte på engelsk eller på producentens sprog. Gem altid originalerne, også når de er på et sprog, I ikke selv læser. Lav eventuelle oversættelser som separate dokumenter, og notér, hvem der har oversat. Bland ikke oversættelse og original i samme fil. → Oversættelse af digitale beviser
Vær også opmærksom på tidszoner. En mail, der ser ud til at være sendt om natten, kan være sendt midt i producentens arbejdsdag. Notér tidszonen, når I laver tidslinjen.
Hvis I stadig skal producere
Mange virksomheder kan ikke skifte producent fra den ene dag til den anden. Så skal I måske fortsætte samarbejdet, mens sagen undersøges. Det er muligt, men vær bevidst om det. Hold kommunikationen saglig, og del ikke nye tegninger, før I har talt med jeres advokat. Begynd at lede efter alternativer i det stille.
Kig efter jeres egne fejl
En af de stærkeste former for dokumentation er en detalje, der kun fandtes i jeres tegninger. Det kan være en fejl, en usædvanlig måling eller en særlig løsning, som ikke har nogen funktionel grund. Hvis den samme detalje findes i kopien, er det svært at forklare med tilfældighed. Gennemgå jeres tegninger med det for øje, og notér det, I finder.
Hvem gør hvad
- Ledelse · Ejer sagen og beslutter, hvordan I går videre
- R&D eller produktansvarlig · Samler tegninger, versioner og udviklingshistorik
- Indkøb · Finder aftaler, ordrer og kommunikation med producenten
- IT · Sikrer mails, filoverførsler og eksporterer chats
- Advokat · Vurderer rettigheder og muligheder, også i udlandet
Det må I ikke gøre
- Konfrontere producenten, før dokumentationen er sikret. Producenten kan fjerne annoncer, og I kan miste adgang til delte mapper.
- Stoppe produktionen i vrede. I kan være afhængige af producenten, og et brud kan skabe nye problemer. Tal med jeres advokat først.
- Slette chatbeskeder fra telefonen. De kan være den eneste dokumentation for, hvad der blev aftalt.
- Åbne og gemme originale tegningsfiler igen. Arbejd i kopier.
- Kun gemme skærmbilleder af annoncerne. Gem hele siden med adresse og tidspunkt.
Markedspladser og platforme
Hvis kopien sælges på store markedspladser, har mange af dem procedurer for at anmelde krænkelser af rettigheder. Det kan være en hurtig vej, men det kræver ofte dokumentation for jeres rettigheder, for eksempel en designregistrering. Sikr dokumentationen for annoncerne, før I anmelder, fordi de kan forsvinde, når platformen reagerer.
Advokatsitet beskriver, hvordan varemærke- og designsager dokumenteres ved online-salg:
→ Varemærke- og designsager: sikring af online-salg
Hvis kopien ikke kommer fra producenten, men fra en konkurrent, er fremgangsmåden en anden:
→ Kopierede produkter og tekster: hvad gør vi?
Næste producent
- Brug en fortrolighedsaftale, der er tilpasset producenter og det land, de er i.
- Del kun de tegninger, der er nødvendige for den enkelte opgave.
- Del filer via løsninger med log, ikke kun som vedhæftede filer.
- Hold kommunikationen i kanaler, virksomheden ejer, ikke på private telefoner.
- Overvej at registrere design og varemærke i de lande, hvor I producerer og sælger.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tal med en advokat med erfaring i immaterielle rettigheder og internationale forhold, før I kontakter producenten. En IT-sagkyndig er relevant, når I skal kunne dokumentere, hvornår jeres filer blev lavet, hvad der blev sendt til producenten, og hvornår det blev hentet. Det gælder også, når chatbeskeder skal sikres fra en telefon, så de kan bruges i en sag.
Læs også: Kunden har givet jeres tilbud eller design videre til en konkurrent · Falske anmeldelser af virksomheden: dokumentér, før I svarer
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
