Hvis der en dag opstår strid om, hvem der fandt på noget først, eller om en konkurrent har kopieret jer, bliver spørgsmålet: kan I vise, hvornår og hvordan jeres løsning blev til? Det kan I kun, hvis udviklingen er dokumenteret undervejs, i systemer, der gemmer tidspunkter og versioner, og som ikke let kan ændres bagefter. Den bedste dokumentation er den, der opstår som en naturlig del af arbejdet.
Artiklen handler om den forebyggende praksis i R&D, produktudvikling og design. Hvordan udviklingsforløbet bruges som bevis i patentsager, er beskrevet på advokatsitet. → Patentsager: dokumentation af udviklingsforløbet
Hvornår det bliver vigtigt
- En konkurrent lancerer noget, der ligner jeres produkt, og påstår at være først.
- En tidligere medarbejder eller samarbejdspartner påstår at have opfundet løsningen.
- I bliver beskyldt for at have kopieret andres arbejde.
- I skal søge patent eller forsvare en designrettighed.
- En investor eller køber vil se, at I ejer det, I sælger.
- Der er uenighed mellem stiftere om, hvem der har bidraget med hvad.
Grundprincipperne
1. Brug systemer, der gemmer historik
Det vigtigste er, at arbejdet foregår i systemer, der automatisk registrerer, hvem der gjorde hvad, og hvornår:
- versionsstyring til kode, fx Git,
- dokumentsystemer med versionshistorik, fx SharePoint eller Google Drive,
- projektværktøjer, hvor opgaver og beslutninger dateres,
- PLM- eller CAD-systemer, der gemmer revisioner af tegninger og modeller,
- elektroniske laboratoriejournaler, hvor indtastninger låses.
Arbejde, der kun findes i lokale filer på en bærbar, i private noter eller på et whiteboard, er svært at datere bagefter.
2. Gem versioner, ikke kun det færdige
Det er udviklingen, der viser, at I selv har lavet det. Gem tidlige skitser, prototyper, testresultater og fejlslagne forsøg. En række versioner over tid er mere overbevisende end et færdigt dokument med en dato.
3. Ret ikke i det gamle
Når noget er dokumenteret, så lad det stå. Tilføj nye versioner og noter i stedet for at rette i gamle. Ændringer bagefter kan svække troværdigheden af hele materialet. → Hvem skabte det først? Skabelsestidspunkt i ophavsretssager
4. Navngiv personerne
Registrér, hvem der bidrog med hvad. Det gælder også konsulenter, freelancere og samarbejdspartnere. Uenighed om bidrag og ejerskab er en almindelig kilde til tvister. Sørg også for, at aftaler med eksterne beskriver, hvem der ejer resultatet, og gem dem sammen med projektet, så de kan findes, når der bliver spurgt.
Rutiner i hverdagen
Ugentligt eller ved milepæle
- Gem en status med dato: hvad er nået, hvad er besluttet, og hvem der har arbejdet på det.
- Læg skitser, fotos af whiteboards og mødenoter i projektmappen samme dag.
- Sørg for, at prototyper og testresultater er fotograferet og beskrevet.
Ved vigtige gennembrud
Overvej at “fryse” dokumentationen, så det kan vises, at den fandtes på et bestemt tidspunkt. Det kan gøres på flere måder:
- en hashværdi af filerne, der gemmes eller sendes til en tredjepart, → Hashværdier forklaret
- et kvalificeret elektronisk tidsstempel, → Kvalificeret tidsstempel: bevis for, at noget fandtes
- deponering hos en advokat eller en anden uafhængig part.
Ingen af metoderne beviser, hvem der opfandt noget, men de kan vise, at et bestemt dokument fandtes på et bestemt tidspunkt.
Når I deler med andre
Del ikke ufærdige løsninger med kunder, leverandører eller investorer uden en fortrolighedsaftale. Gem, hvad der blev delt, med hvem, og hvornår. Det kan blive vigtigt, hvis løsningen senere dukker op hos en anden.
I den tidlige fase
Mange ideer opstår, før der er et projekt, en mappe eller et system. Det er netop i den fase, dokumentationen ofte mangler. Gør det til en vane at lægge tidlige skitser, mails og noter i en fælles mappe med det samme, også når det kun er en ide. Er I to eller tre stiftere, så skriv kort ned, hvem der bidrog med hvad, og gem det med dato. Det føles unødvendigt, mens samarbejdet går godt, men det er ofte her, uenighederne begynder, hvis samarbejdet ophører. Brug firmaets konti og ikke private, så materialet bliver i virksomheden.
Dokumentationsmappen
Saml en kort oversigt for hvert vigtigt produkt eller hver vigtig løsning:
- Hvornår arbejdet begyndte, og hvem der deltog.
- De vigtigste milepæle med dato og henvisning til dokumenterne.
- Hvilke systemer historikken ligger i, og hvor længe den gemmes.
- Hvad der er tidsstemplet eller deponeret, og hvornår.
- Hvem der har fået materialet at se uden for virksomheden, og på hvilket grundlag.
Opdatér oversigten ved hver milepæl. Den gør det let at finde materialet, hvis der opstår en sag, eller hvis en køber spørger.
Hvem gør hvad?
- R&D-leder · Sikrer, at arbejdet foregår i systemer med historik
- Udviklere og designere · Gemmer versioner og noter løbende
- Ledelse · Beslutter, hvad der skal tidsstemples eller deponeres
- IT · Sørger for backup og opbevaring af historikken
- Advokat · Rådgiver om patent, ophavsret og aftaler
Typiske fejl
- Arbejdet ligger på én persons bærbare. Når personen stopper, er historikken væk.
- Historikken bliver slettet ved systemskift. Ved skift af projektværktøj eller dokumentsystem flyttes kun den nyeste version.
- Logs og versioner gemmes i for kort tid. Tjek opbevaringstiden i jeres systemer.
- Konsulenter arbejder i egne systemer. Så har I ikke historikken.
- Gamle versioner ryddes op for at spare plads.
Ved systemskift og opkøb
Skifter I versionsstyring, dokumentsystem eller PLM-system, så sørg for, at hele historikken følger med, eller at det gamle system arkiveres, så det kan åbnes igen. Det samme gælder, når I køber en anden virksomhed eller en produktlinje. Bed om historikken, ikke kun de færdige filer.
Når der allerede er en sag
Opstår der strid, så bevar alt, der dokumenterer udviklingen, og stop rutinemæssig sletning. Saml en tidslinje over de vigtigste trin med henvisning til dokumenterne. Ret ikke i noget, heller ikke for at “rydde op”. Er der mistanke om, at en udvikler har taget kode eller materiale med, er det en anden type sag med andre trin. → En udvikler har taget kildekoden med
Hvad koster det?
Det meste af denne dokumentation koster ikke ekstra. Den kræver, at arbejdet foregår i de systemer, I allerede har, og at medarbejderne ved, hvorfor det er vigtigt. Det, der kræver en beslutning, er typisk opbevaringstid, backup og eventuel tidsstempling eller deponering af de vigtigste milepæle.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis I er i tvivl om, om jeres systemer gemmer historikken længe nok, hvis I står foran et systemskift, eller hvis der er en konkret strid om, hvem der var først. En IT-sagkyndig kan vurdere, om materialet kan dokumentere tidspunkter, og sikre det, så det kan efterprøves.
Denne artikel handler om civile sager og jeres egen dokumentation.
Læs også: En udvikler har taget kildekoden med · Beviserne ligger hos den tidligere medarbejder eller konkurrenten
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
