Projektværktøjer som Microsoft Planner, Trello og Asana registrerer typisk, hvem der oprettede, flyttede, ændrede og afsluttede opgaver, og hvornår. Den historik kan blive vigtig i en tvist med en kunde om en forsinket leverance, i en personalesag om arbejdsopgaver, eller når en medarbejder er stoppet og har slettet ting. Hvor meget der kan ses, og hvor længe, afhænger af værktøjet og jeres abonnement. Sikr historikken, før nogen rydder op.
Artiklen er til ledere og IT. Den handler om, hvad der typisk kan ses, og hvad I gør, når et projektværktøj bliver en del af en sag.
Hvornår historikken bliver vigtig
- En kunde påstår, at I er forsinket. Historikken kan vise, hvornår opgaver blev oprettet, hvornår kunden leverede materiale, og hvornår fristerne blev ændret.
- En medarbejder siger, at en opgave aldrig blev tildelt. Historikken kan vise, hvem der tildelte den, og hvornår.
- En projektleder stopper i konflikt og har slettet tavler eller kort.
- En leverandør påstår, at de har leveret, og opgaven står som afsluttet. Hvem markerede den som afsluttet?
I alle tilfælde er historikken et samtidigt spor, skrevet af systemet, mens arbejdet foregik. Det gør den mere troværdig end en senere forklaring.
→ Jira, Zendesk og ticketsystemer som bevis
Hvad værktøjerne typisk viser
Værktøjerne ændrer sig ofte, og mulighederne afhænger af abonnement. Tjek det for jeres konkrete opsætning.
- Microsoft Planner · Dels i opgaven, dels i Microsoft 365’s revisionslog
- Trello · I aktivitetsfeltet på det enkelte kort og på tavlen
- Asana · I opgavens historik og på højere abonnementer i en revisionslog
Fælles for dem er, at historikken på det enkelte kort eller den enkelte opgave er synlig for brugerne. En samlet log over alle handlinger, som kan eksporteres, kræver ofte et højere abonnement eller administratoradgang.
Hvad I gør nu, i rækkefølge
- Stop oprydning. Bed alle lade tavler, kort og opgaver være, som de er. Arkivér ikke, slet ikke, og flyt ikke rundt.
- Find ud af, hvem der er administrator af arbejdsområdet, og hvilket abonnement I har.
- Eksportér det, I kan. De fleste værktøjer har en eksport af tavlen eller projektet. Notér, hvem der lavede eksporten, og hvornår. Tjek, om eksporten indeholder historikken, eller kun den nuværende tilstand.
- Sikr revisionsloggen, hvis den findes. For Planner betyder det Microsoft 365’s log, som har en begrænset gemmetid. → Bevisberedskab i Microsoft 365
- Tag skærmbilleder som supplement, ikke som eneste bevis. Skærmbilleder af aktivitetsfeltet med dato og klokkeslæt kan hjælpe advokaten med at forstå forløbet.
- Tal med advokaten om, hvilke dele der er relevante, og i hvilket format de skal bruges.
Hvad historikken kan, og hvad den ikke kan
Historikken i et projektværktøj er god til at vise rækkefølge og tidspunkter. Den kan vise, at en opgave blev oprettet den 3., tildelt den 5. og flyttet til “færdig” den 20. Den kan vise, hvem der ændrede en frist, og hvad fristen var før. Den kan vise kommentarer og vedhæftede filer.
Men den kan ikke altid vise, hvad der lå bag. At en opgave blev markeret som færdig, betyder ikke, at arbejdet var gjort. At en frist blev flyttet, viser ikke, om kunden havde accepteret det. Og en medarbejder kan have arbejdet på en opgave i timevis uden at røre den i værktøjet. Historikken skal derfor ses sammen med mails, filer, timeregistrering og forklaringer.
Vær også opmærksom på, at nogle værktøjer kun viser en forenklet historik til almindelige brugere. Den fulde log med alle ændringer kan kræve administratoradgang eller et højere abonnement. Spørg, før I konkluderer, at noget ikke er registreret.
Når noget er slettet
Er et kort, en opgave eller en hel tavle slettet, så handl hurtigt. Nogle værktøjer har en papirkurv eller mulighed for at gendanne arkiverede elementer. Andre sletter permanent med det samme. Spørg administratoren, og kontakt evt. leverandøren. Revisionsloggen kan ofte vise, hvem der slettede, og hvornår, også selv om indholdet er væk.
Hvis det var en medarbejder, der er stoppet, så notér, hvad der mangler, og hvornår I opdagede det. → Medarbejderen har slettet mails og filer før fratrædelsen
Kunder og leverandører i jeres værktøj
Mange virksomheder inviterer kunder og leverandører ind i deres projektværktøj. Det er praktisk, men det betyder, at eksterne kan ændre og slette. Og hvis I er gæster i en kundes værktøj, ligger historikken hos kunden. I kan se det, I har adgang til, men en fuld eksport kræver deres medvirken.
Notér tidligt i en tvist, hvilke tavler eller projekter der deles med modparten, og om modparten kan ændre i dem. Overvej sammen med advokaten, om modparten skal bedes om at bevare deres del.
Projektværktøjet er ikke stedet for aftaler
Projektværktøjer er gode til at styre opgaver. De er mindre gode til at dokumentere aftaler. En kommentar på et kort om, at kunden har godkendt en ændring, er bedre end ingenting. Men en bekræftelse på mail er bedre. Gør det til en vane, at ændringer i omfang, pris eller frist bekræftes på mail, med en henvisning til opgaven i værktøjet. Så har I både den løbende historik i værktøjet og en klar bekræftelse, som kunden har modtaget. Det er en lille ekstra indsats, der gør en stor forskel, hvis uenigheden opstår måneder senere.
Når et abonnement ophører
Projektværktøjer købes ofte af en afdeling eller en projektleder på et firmakort. Når projektet er færdigt, eller når personen stopper, opsiges abonnementet, og data forsvinder efter en periode. Eksportér altid projekter, der kan give anledning til tvister, før abonnementet opsiges. → Skygge-IT: når data ligger i tjenester, IT ikke kender
Hvem gør hvad
- Projektleder · Ved, hvilke tavler og opgaver der er relevante
- IT eller administrator · Eksporterer og sikrer log
- Leder · Beslutter, hvad der skal bevares, og stopper oprydning
- Advokat · Vurderer, hvad der skal bruges i sagen
Det skal I lade være med
- At rydde op i tavlen, før den er sikret. Selv at flytte kort ændrer historikken.
- At lade den medarbejder, sagen handler om, lave eksporten.
- At bruge skærmbilleder som eneste dokumentation.
- At bruge aktivitetsloggen til at overvåge den enkelte medarbejders tempo uden et sagligt formål og uden orientering. Tjek jeres IT-politik og eventuel kontrolaftale.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, hvis historikken er central i en tvist med en kunde eller leverandør, hvis noget er slettet, eller hvis I skal kombinere data fra projektværktøjet med mail, filer og andre logs til et samlet forløb.
Læs også: WeTransfer og filoverførsler: kan man se, hvad der blev sendt? · Filserveren på kontoret: hvem åbnede mappen?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
