Når en medarbejder siger op, starter en periode, hvor der skal ske tre ting på samme tid: arbejdet skal overleveres, adgangene skal ned i takt med opgaverne, og virksomhedens data skal blive i virksomheden. De fleste fratrædelser forløber helt roligt. Tjeklisten her er lavet, så I gør det samme hver gang, og så I står med orden i papirerne, hvis der senere opstår spørgsmål.
Listen gælder uanset hvor medarbejderen skal hen. Skal vedkommende til en konkurrent, er der en særskilt artikel om de ekstra overvejelser.
Dag 1: når opsigelsen er modtaget
- ☐ Kvittér skriftligt for opsigelsen og notér datoen for sidste arbejdsdag.
- ☐ Find ansættelseskontrakten og eventuelle klausuler, fortrolighedsaftaler og IT-politikken, som medarbejderen har fået.
- ☐ Bed IT om en adgangsliste: alle konti, systemer, fælles postkasser, delte adgangskoder, administratorroller og eksterne tjenester, medarbejderen bruger.
- ☐ Lav en udstyrsliste med serienumre: computer, telefon, tablet, skærme, nøglebrik, USB-nøgler, firmakort.
- ☐ Aftal med lederen, om medarbejderen skal arbejde normalt, have færre adgange eller fritstilles.
- ☐ Notér beslutningen og begrundelsen kort i personalesagen.
Det tager ikke lang tid, men det er grundlaget for resten. Uden en adgangsliste ved I ikke, hvad der skal lukkes på sidste dag.
Den første uge: bevar, før noget lukkes
Bevarelse er ikke det samme som mistanke. Det betyder bare, at intet slettes automatisk, før I har taget stilling. Bed IT om følgende:
- ☐ Sæt bevarelse på postkasse og personligt drev, så indholdet ikke forsvinder, når kontoen senere lukkes eller licensen fjernes.
- ☐ Tjek, at revisionsloggen i Microsoft 365 eller Google Workspace er slået til, og notér, hvor længe den gemmes med jeres licens.
- ☐ Stop eventuelle automatiske oprydningsjob, der sletter fratrådte brugeres data efter en fast frist.
- ☐ Notér, hvilke telefoner og computere der er tilknyttet kontoen.
Ingen skal læse indhold på dette tidspunkt. Hvis der senere bliver brug for at se på noget, sker det efter en afgrænset plan og med respekt for reglerne om medarbejderkontrol og persondata. Tjek jeres IT-politik, og om en overenskomst eller kontrolaftale stiller krav.
Opsigelsesperioden: overlevering og adgange i takt
- ☐ Overleveringsliste: Bed medarbejderen skrive, hvilke sager, kunder og aftaler der er i gang, og hvor filerne ligger. Gem listen.
- ☐ Flyt filer til fælles steder: Arbejdsfiler, der ligger i personlige mapper, flyttes til fælles drev eller teams. Lad IT gøre det, så flytningen kan ses i loggen.
- ☐ Skift fælles adgangskoder til tjenester, som kun kan deles med én kode, efterhånden som de ikke længere skal bruges. Notér dato og klokkeslæt.
- ☐ Fjern administratorroller i god tid før sidste dag, hvis medarbejderen har dem.
- ☐ Overdrag ejerskab af grupper, kanaler, sider på sociale medier og annoncekonti til en anden medarbejder.
- ☐ Tjek videresendelsesregler i postkassen. Regler, der sender mail til en privat adresse, skal fjernes, men først skal IT notere, at de fandtes.
Sidste arbejdsdag: rækkefølgen betyder noget
- Udstyret afleveres og kvitteres med serienumre. Telefonen afleveres opladet, med kode, og uden at være nulstillet.
- Medarbejderen bekræfter skriftligt, at der ikke ligger firmadata på private enheder eller konti.
- IT spærrer kontoen og logger brugeren ud af alle sessioner og enheder.
- Kontoen bevares. Den slettes ikke, og licensen fjernes ikke, før I har besluttet det.
- Udstyret lægges til side, mærket og uden at blive geninstalleret, i en aftalt periode.
Notér klokkeslæt for hvert trin. Det tager få minutter og gør det muligt senere at se, hvad der skete før og efter lukningen.
→ Aflevering af computer og firmatelefon
Hvem gør hvad
- HR · Kontrakt, overleveringsliste, kvitteringer, personalesag
- Leder · Beslutter arbejdsform, godkender overlevering
- IT · Adgangsliste, bevarelse, lukning, log over ændringer
- Økonomi · Firmakort, udlæg, adgang til netbank og betalingssystemer
Økonomi glemmes ofte. Har medarbejderen kunnet godkende betalinger eller oprette leverandører, skal den adgang ned i god tid.
Det skal I lade være med
- Lad være med at slette kontoen på sidste dag “fordi det plejer vi”. Postkasse og drev kan forsvinde med den.
- Lad være med at geninstallere computeren og give den til den næste medarbejder samme uge.
- Lad være med selv at kigge i medarbejderens mails eller filer for at “se, om alt er i orden”.
- Lad være med at lade medarbejderen selv rydde op i sin postkasse og sine mapper uden aftale om, hvad der må slettes.
- Lad være med at lade fælles adgangskoder stå uændrede efter fratrædelsen.
Den sidste fejl er den mest almindelige. En fælles kode til et kundesystem, som en tidligere medarbejder stadig kender, er en åben dør, og det kan bagefter være svært at bevise, hvem der brugte den.
Når perioden ikke forløber som planlagt
Ikke alle opsigelsesperioder følger planen. Tre situationer går igen:
- Medarbejderen sygemelder sig kort efter opsigelsen. Så skal overleveringen ske på en anden måde, og kolleger kan få brug for adgang til mail og filer. Aftal, hvem der må åbne hvad, og før en kort log over det. → Sygemeldt medarbejder: hvem må åbne postkassen?
- Medarbejderen afvikler ferie i perioden og kommer aldrig rigtigt tilbage. Planlæg afleveringen af udstyr før ferien, ikke efter.
- Medarbejderen arbejder hjemmefra det meste af tiden. Aftal en dato og et sted for aflevering af udstyr, og send gerne en skriftlig påmindelse.
I alle tre tilfælde gælder det samme: bevar data som planlagt, og lad være med at lukke kontoen i hast, bare fordi medarbejderen ikke er på kontoret.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tjeklisten er rutine. Hvis der undervejs opstår mistanke, for eksempel store downloads, mails til private adresser eller kunder, der begynder at trække sig, så stop op. Skriv ned, hvad der er set, og tal med en advokat om næste skridt. Skal udstyr og cloud-data sikres, så de kan bruges som dokumentation, er det en opgave for en uvildig IT-sagkyndig og ikke for jeres egen IT-afdeling, der kan ende som vidne.
Haster det, fordi sidste dag er i morgen, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Efter fratrædelsen
Aftal en dato for, hvornår bevarelsen ophæves, og udstyret kan gå i drift igen, hvis der ikke er opstået noget. Det kan for eksempel være, når en eventuel klausulperiode er udløbet. Skriv datoen i personalesagen, så beslutningen ikke afhænger af, hvem der husker den. Gem også kvitteringerne for udstyr, overleveringslisten og IT’s notater om lukningen samme sted. Hvis der først opstår spørgsmål et halvt år senere, er det de papirer, advokaten vil bede om først.
Brug også fratrædelsen til at se på jeres faste procedure. Var der adgange, ingen kendte til? Fælles koder, ingen havde styr på? Udstyr, der ikke stod på listen? Ret jeres offboarding, så næste fratrædelse går lettere.
→ Offboarding uden at miste beviser
Læs også: Medarbejderen har sagt op og skal til en konkurrent: hvad gør I i opsigelsesperioden? · Fritstilling: den rigtige rækkefølge for adgange, udstyr og sikring
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
