En medarbejder har sagt op og fortæller, at det næste job er hos en konkurrent. Det er ikke i sig selv et tegn på, at noget er galt. Men opsigelsesperioden er den tid, hvor risikoen for, at kundelister, tilbud og viden følger med, er størst. Det vigtigste, I kan gøre, er at beslutte hurtigt og roligt: skal medarbejderen arbejde videre, have begrænset adgang eller fritstilles, og hvad skal sikres, før I gør noget af det?
Siden her samler alt om opsigelse til en konkurrent. Den begynder med et typisk forløb, så I kan genkende situationen. Derefter kommer et beslutningstræ for valget af arbejdsform, en plan for opsigelsesperioden uge for uge og til sidst de skridt, der skal ske på sidste dag. Er medarbejderen allerede stoppet, så brug tidslinjen for de første 48 timer i stedet.
→ Medarbejderen er stoppet: de første 48 timer
Et typisk forløb
Det følgende er et tænkt eksempel. Det er ikke en rigtig sag, men det ligner mange af de situationer, virksomheder står i.
En sælger i en mellemstor handelsvirksomhed siger op en mandag. Sælgeren har været ansat i flere år, har de største kunder og skal begynde hos en direkte konkurrent, når opsigelsesperioden udløber. Samtalen er venlig. Lederen er skuffet, men ikke mistænksom, og aftaler, at sælgeren arbejder videre og overleverer kunderne i løbet af perioden.
Tirsdag beder HR IT om at lukke kontoen på sidste dag, som man plejer. Ingen tænker på at bevare noget. To uger senere nævner en kollega, at sælgeren har siddet længe med CRM’et om aftenen. Lederen spørger IT, om man kan se, hvad der er sket. IT logger ind på sælgerens computer, mens sælgeren holder fri, og kigger i overførselsmappen. Der ligger ingenting af betydning. IT eksporterer et udsnit af revisionsloggen og sender det rundt på mail til tre personer.
På sidste dag afleveres computeren og telefonen uden kvittering. Kontoen slettes. Computeren geninstalleres ugen efter og gives til en ny medarbejder. Tre måneder senere begynder to af de største kunder at handle hos konkurrenten.
Nu vil virksomheden gerne vide, om kundelisten er taget med. Men revisionsloggen fra perioden er måske udløbet, postkassen er væk, og computeren har en ny bruger. IT’s eget login og den mailede eksport rejser spørgsmål om, hvad der er ændret undervejs. Der kan stadig være spor, men de er færre og sværere at bruge.
Forløbet viser ikke, at sælgeren har gjort noget forkert. Det viser, at virksomheden ikke længere kan finde ud af det. Det meste kunne være undgået med tre beslutninger i den første uge: bevar kontoen, lad være med selv at kigge, og læg computeren til side på sidste dag. Resten af siden handler om at træffe de beslutninger i tide.
Første dag: tre spørgsmål
Før I tager stilling til noget, så få svar på tre spørgsmål. Det tager typisk en time at finde ud af.
- Hvad har medarbejderen adgang til? Kundesystem, tilbud, priser, tegninger, kildekode, fælles drev, leverandøraftaler. Bed IT om en liste over konti og rettigheder.
- Hvilke klausuler gælder? Find ansættelseskontrakten og se, om der er en kunde-, konkurrence- eller ansættelsesklausul, og om den er gyldig og stadig gælder. Det skal en advokat vurdere.
- Er der allerede tegn på noget? Store downloads, mails til en privat adresse, usædvanlig aktivitet i CRM’et i ugerne før opsigelsen. Spørg IT, om der er alarmer eller logs, men bed dem ikke begynde at undersøge.
Svarene afgør, hvor forsigtige I skal være. En medarbejder uden adgang til følsomme data og uden klausuler kræver noget andet end en sælger med hele kundeporteføljen på sin telefon.
Beslutningstræ: arbejde videre, færre adgange eller fritstilling
Brug spørgsmålene herunder i rækkefølge. Stop ved det første svar, der passer.
Hvis der allerede er konkrete tegn på, at data er kopieret eller sendt ud, så skal I tale med advokaten samme dag, og så er fritstilling og forensisk sikring af udstyret sandsynligvis det rigtige. Fritstillingen skal udføres i en fast rækkefølge. → Fritstilling: den rigtige rækkefølge
Hvis der ikke er tegn, men medarbejderen har adgang til centrale forretningsdata og skal direkte til en konkurrent, så overvej fritstilling eller en klar begrænsning af adgangene. Bevar under alle omstændigheder postkasse, drev og log nu, inden noget andet sker.
Hvis medarbejderen skal overlevere kunder eller projekter, men har adgang til mere end nødvendigt, så lad medarbejderen arbejde videre med færre adgange. Fjern adgang til eksport, rapporter og områder, der ikke er nødvendige for overleveringen. Notér hvert skridt med dato.
Hvis risikoen er lav, og der er ingen klausuler og ingen tegn, så lad medarbejderen arbejde videre som normalt, men følg alligevel jeres faste offboarding, så sporene er bevaret, hvis noget dukker op senere. → Offboarding uden at miste beviser
Hvis I er i tvivl mellem to grene, så vælg den, der bevarer mest, og som I kan begrunde sagligt. Det er lettere at ophæve en bevarelse end at genskabe et slettet spor. Spørgsmålet om, hvornår adgangene skal lukkes, har sin egen afvejning. → Luk adgangene med det samme, eller vent?
Når flere fra samme afdeling siger op og skal samme sted hen, ændres billedet. Så er det ikke længere én fratrædelse, men en koordineret situation, som kræver én samlet plan. → Når flere medarbejdere går til samme konkurrent
Opsigelsesperioden uge for uge
Opsigelsesperioden er forskellig fra sag til sag. Planen herunder er bygget op efter, hvad der skal ske tidligt, undervejs og til sidst.
Uge 1: Bevar i stilhed
Det er lettere at bevare data nu end at genskabe dem bagefter. Bed IT om at gøre følgende, uden at nogen kigger i indholdet:
- ☐ Sætte bevarelse på postkassen, OneDrive eller Google Drive, så intet forsvinder, når kontoen senere lukkes.
- ☐ Kontrollere, at revisionsloggen i Microsoft 365 eller Google Workspace er slået til, og notere, hvor langt tilbage den rækker.
- ☐ Gemme loggen over eksporter fra CRM’et og andre kundesystemer.
- ☐ Notere, hvilke enheder medarbejderen har: computer, telefon, tablet, USB-nøgler, med serienumre.
- ☐ Undlade at slette eller ændre noget i medarbejderens konto, også selvom det er rutine.
Det er bevarelse, ikke undersøgelse. Ingen læser mails eller åbner filer. Skal der senere undersøges noget, sker det efter en afgrænset plan og med respekt for reglerne om medarbejderkontrol og persondata. Tjek jeres IT-politik, og om der er en overenskomst eller kontrolaftale, der stiller krav.
CRM’et fortjener særlig opmærksomhed. Mange systemer har en eksport- eller rapportlog, men den er ikke altid slået til, og den gemmes ikke altid længe. → CRM: medarbejderen har eksporteret kundelisten
Uge 2 og frem: Overlevering som dokumentation
En ordentlig overlevering beskytter begge parter. Bed medarbejderen om en skriftlig liste over igangværende sager, kunder, aftaler og hvor filerne ligger. Den viser senere, hvad medarbejderen selv har oplyst om sit arbejde. Overlevér gerne kundekontakter til kolleger i perioden, så kunderne oplever kontinuitet.
Er medarbejderen sælger, så tag også stilling til LinkedIn, Sales Navigator og firmasiden. Kontakterne ligger på en personlig profil, men de kan være skabt i arbejdstiden og med virksomhedens værktøjer. → Sælgeren stopper: LinkedIn-kontakter og firmasiden
Hold kredsen lille. Kolleger behøver ikke at kende til overvejelserne, kun til den praktiske overlevering. Lederen ejer sagen og beslutter adgangsniveauet. HR finder kontrakt og klausuler og holder kontakten til medarbejderen. IT bevarer data og fører en kort log over de ændringer, der laves i adgangene.
Hvis der dukker noget op undervejs
Måske opdager en kollega, at medarbejderen har sendt en stor fil til en privat adresse, eller IT får en alarm om mange downloads. Så ændrer situationen sig. Skriv straks ned, hvad der er set, hvornår og af hvem. Rør ikke ved det, der er fundet, og lad være med at videresende det rundt i huset.
Ring til advokaten samme dag, og få vurderet, om medarbejderen skal fritstilles, og om udstyr og konti skal sikres med det samme. Jo kortere tid der går, jo flere spor er der tilbage. Det er også her, en tidlig beslutning om bevarelse betaler sig, fordi de vigtigste data allerede ligger stille. → Kan vi se, om en medarbejder har kopieret filer?
Lad være med at konfrontere medarbejderen med mistanken, før data er sikret. Det giver tid til at slette. Lad også være med selv at gennemgå mails og filer. Det kan krænke medarbejderens rettigheder og ødelægge tidsstempler.
Hvis perioden ikke går som planlagt
To ting sker ofte undervejs. Den første er, at medarbejderen sygemelder sig. Så står udstyret måske derhjemme, og overleveringen går i stå. Bevarelsen i skyen fortsætter uden problemer, men aftal skriftligt, hvordan og hvornår udstyret kommer ind, og lad være med at fjernslette det for en sikkerheds skyld. → Medarbejderen sygemelder sig midt i undersøgelsen
Den anden er, at kollegerne begynder at spørge. Hvorfor er sælgeren ikke med på kundemøderne længere? Hvorfor er adgangene ændret? Aftal en kort, neutral besked, og lad én person svare. Lad være med at forklare jeres overvejelser. Det, der siges på gangen, kan nå frem til medarbejderen og senere blive gentaget i en tvist. → Hvad siger I til kollegerne?
Sidste uge: Forbered den sidste dag
Aftal i god tid, hvem der tager imod udstyret, hvem der lukker adgangene, og hvornår. Overvej, om der skal laves en fratrædelsesaftale, og om den skal indeholde bestemmelser om tilbagelevering og sletning af data. → Fratrædelsesaftalen: klausuler om data, udstyr og sletning
Bed også om en skriftlig bekræftelse på sidste dag af, at alt udstyr og alle data er afleveret, og at der ikke ligger firmadata på private enheder eller konti. Det er ikke et bevis i sig selv, men det giver et klart udgangspunkt, hvis det senere viser sig, at noget er fulgt med.
Sidste dag i den rigtige rækkefølge
På sidste dag skal tre ting ske i denne rækkefølge:
- Udstyret afleveres og kvitteres med serienumre. Telefonen afleveres tændt og opladet, og koden noteres.
- Adgangene lukkes. Kontoen spærres, sessioner afsluttes, og fælles koder skiftes.
- Kontoen bevares. Den slettes ikke, og computeren lægges til side i stedet for at blive geninstalleret.
Notér klokkeslæt for hvert skridt. Er der ingen tegn på noget, kan I efter en aftalt periode ophæve bevarelsen og følge jeres normale procedure. Er der tegn, har I nu et rent udgangspunkt for en sag.
Fejl, der går igen
Fejlene i eksemplet øverst er typiske, og de har det til fælles, at de føles som almindelig drift:
- At slette kontoen på sidste dag, fordi det plejer I.
- At nulstille computeren og give den videre til en ny kollega.
- At lade IT “lige kigge” og maile udsnit af loggen rundt.
- At skrive til konkurrenten eller kunderne om sagen, før I har talt med en advokat.
- At skrive vurderinger om medarbejderen i interne mails. Det, I skriver, kan blive fremlagt senere. Skriv sagligt og kort.
Når I skal have hjælp udefra
Ring til en advokat, hvis der er en klausul, I vil håndhæve, eller hvis der er konkrete tegn på, at data er kopieret. Ring til en IT-sagkyndig, hvis udstyr og cloud-data skal sikres, så sikringen kan efterprøves af andre. Det gælder især, hvis jeres egen IT-medarbejder er tæt på den, der stopper, eller selv kan blive vidne. Hvordan et forløb med en IT-sagkyndig kan se ud, er beskrevet under hjælp til virksomheden, når en medarbejder har taget data.
Har I brug for at gøre noget i dag, fordi medarbejderen stopper i morgen, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud hos Nielco IT
Vil I læse mere om, hvordan digitale beviser bruges i sager om konkurrenceklausuler, findes der en oversigt på opslagssitet.
→ Konkurrenceklausuler og digitale beviser
Efter fratrædelsen
Mange sager begynder først, når medarbejderen er stoppet, og kunderne begynder at blive kontaktet. Gem i så fald det, kunderne viser jer, med dato og afsender, og lad være med selv at kontakte den tidligere medarbejder. → Tidligere medarbejder kontakter jeres kunder
Overvej også, om nøglemedarbejdere fremover skal have deres udstyr sikret som rutine ved fratræden, uanset mistanke. Det gør det lettere at handle, hvis noget dukker op senere.
→ Sikring ved fratræden af nøglemedarbejdere
Læs også: Offboarding-tjekliste for HR og IT: uden at miste beviser · Medarbejderen har sagt op: tjekliste for opsigelsesperioden
→ Medarbejderen har taget data: hjælp til virksomheden · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
