En sygemelding stopper ikke en intern undersøgelse, men den ændrer tempoet og rækkefølgen. Bevarelse og sikring af data kan og bør fortsætte. Samtaler med medarbejderen må vente, til medarbejderen er i stand til at deltage, eller ske i en form, der tager hensyn til sygdommen. Det, I skal undgå, er at lade sagen gå i stå, så data forsvinder, og at presse en syg medarbejder på en måde, der kan blive et problem i sig selv.
Artiklen er til HR og den leder, der står med en undersøgelse og en sygemeldt medarbejder. Den handler om udstyr, adgange og samtaler. Reglerne om sygdom i ansættelsen, og om hvad en arbejdsgiver må spørge om, er ikke emnet her. Tjek dem med jeres advokat.
Hvorfor sygemeldingen er en risiko for beviserne
Når en medarbejder bliver sygemeldt, sker der ofte to ting samtidig. Medarbejderen har stadig udstyr og adgange, og der er ingen daglig kontakt. Det giver en periode, hvor der kan ske ting uden for jeres synsfelt:
- Arbejdscomputeren er hjemme hos medarbejderen.
- Firmatelefonen er i brug, og beskeder kan slettes.
- Medarbejderen kan logge på mail og cloud hjemmefra.
- Automatiske processer kører videre, for eksempel sletning af gamle mails.
Det betyder ikke, at medarbejderen gør noget forkert. Men risikoen for, at data ændres eller forsvinder, er større, og I skal handle på den.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Bevar i systemerne. Bed IT sætte hold på postkasse og cloud-lager og sikre, at revisionslogs ikke udløber. Det kan gøres uden at involvere medarbejderen.
- Vurdér adgangen. Skal medarbejderen beholde adgang til systemerne under sygdom? Ofte er der ingen grund til, at en sygemeldt medarbejder arbejder. Men en spærring kan opfattes som et signal, så overvej det sammen med advokaten.
- Dokumentér adgangen. Uanset beslutning: Bed IT holde øje med, om kontoen bruges, og gem loginlogs. Brug under sygdom er ikke i sig selv et problem, men det kan være relevant at vide.
- Planlæg udstyret. Overvej, om udstyret skal hentes eller afleveres, og hvordan det sker skånsomt.
- Skriv ned. Notér datoen for sygemeldingen og de beslutninger, I træffer, i beslutningsloggen.
→ Sessioner og tokens: når adgangen fortsætter
Udstyret: aflevering uden konfrontation
Arbejdscomputer og firmatelefon tilhører virksomheden. Der kan være god grund til at få dem tilbage, mens medarbejderen er sygemeldt, særligt hvis de skal sikres som en del af undersøgelsen. Men måden betyder meget.
- Forklar sagligt. “Vi har brug for udstyret tilbage, mens du er sygemeldt” er bedre end en forklaring om undersøgelsen.
- Tilbyd en praktisk løsning. En kurer, en afhentning eller aflevering på et tidspunkt, der passer.
- Bed om, at udstyret afleveres, som det er. Uden at det nulstilles eller ryddes. Skriv det i anmodningen.
- Dokumentér afleveringen. Dato, tid, hvem der modtog, og i hvilken stand udstyret var. Tag billeder.
- Bevar udstyret uændret. Tænd ikke computeren for at kigge. Hold telefonen opladet og væk fra netværk, hvis det er relevant.
→ Opbevar telefonen til bevissikring
Har medarbejderen private data på udstyret, så giv mulighed for at få dem udleveret på en måde, der ikke ødelægger sporene. Det kan aftales med den IT-sagkyndige.
Hvis kontoen bruges under sygdommen
Viser loggene, at medarbejderen logger på, sender mails eller henter filer under sygemeldingen, så registrér det, men drag ikke konklusioner med det samme. Der kan være helt almindelige forklaringer: en automatisk synkronisering, en telefon, der henter mail i baggrunden, eller en medarbejder, der vil sikre, at kolleger kan finde en fil.
Notér tidspunkter og handlinger, og gem loggene. Er der tale om handlinger, der kan påvirke undersøgelsen, for eksempel sletning af mails eller download af mange filer, så kontakt advokaten og den IT-sagkyndige med det samme. Det kan være nødvendigt at spærre adgangen eller sikre data hurtigere end planlagt. Beslutningen skrives i beslutningsloggen med begrundelse.
Samtalen må vente
Den tjenstlige samtale om de forhold, I undersøger, bør normalt vente, til medarbejderen er rask nok til at deltage. Det er både et hensyn til medarbejderen og til sagen. En forklaring, der er givet under pres eller sygdom, kan senere blive anfægtet.
I mellemtiden kan I:
- færdiggøre sikringen og gennemgangen,
- interviewe andre relevante personer,
- forberede samtalen med materiale og spørgsmål.
Varer sygemeldingen længe, kan I overveje, om medarbejderen kan forklare sig skriftligt eller via en bisidder. Tal med advokaten, før I foreslår det.
→ Tjenstlig samtale: hvornår viser I de digitale beviser?
Sygemelding og sociale medier
Det er fristende at holde øje med en sygemeldt medarbejders sociale medier. Gør det ikke systematisk på eget initiativ. Ser I tilfældigt et offentligt opslag, der kan være relevant, så dokumentér det ordentligt med dato og link, og tal med advokaten, før I bruger det. Systematisk overvågning af en medarbejder er et selvstændigt indgreb, der kræver overvejelse.
→ Sygemeldt og aktiv på sociale medier
Hvem gør hvad
- HR · Kontakt med medarbejderen og aflevering af udstyr
- IT · Hold, logs og overvågning af kontoens brug
- Sagsejer · Beslutter om adgang, udstyr og timing af samtale
- Advokat · Vurderer kontakt og samtaler under sygdom
- IT-sagkyndig · Sikrer udstyr og cloud-data
Det skal I lade være med
- Lade sagen gå i stå. Bevarelse og sikring kan og skal fortsætte.
- Spærre alt fra dag ét uden overvejelse. Det kan opfattes som et signal og påvirke sagen.
- Ringe og spørge ind til sagen. Kontakt under sygdom skal være saglig og afstemt.
- Bede medarbejderen sende udstyret med posten uden aftale. Det kan blive væk eller ankomme nulstillet.
- Overvåge medarbejderens private profiler.
- Spørge om sygdommen. Den er ikke en del af undersøgelsen.
Når medarbejderen vender tilbage
Når medarbejderen er rask, genoptages undersøgelsen. Forbered samtalen grundigt, så den kan holdes hurtigt. Giv medarbejderen tid til at finde en bisidder. Overvej, om medarbejderen skal tilbage til samme adgange og arbejdsopgaver, mens sagen afsluttes.
Gennemgå også, hvad der er sket i systemerne under fraværet, så I ikke bliver overrasket i samtalen. Spørg den IT-sagkyndige, om der er nye spor, der bør sikres, før samtalen holdes.
Er medarbejderen fratrådt under sygdommen, behandles sagen som en sag om en fratrådt medarbejder. Sikringen, I har lavet undervejs, er så endnu vigtigere.
→ Intern undersøgelse trin for trin
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få advokaten med, før I tager kontakt til den sygemeldte om sagen eller beslutter at spærre adgangen. Er udstyret blevet afleveret, eller skal cloud-data sikres, er det en opgave for en IT-sagkyndig. Nielco IT sikrer udstyr og data i hele landet og kan i akutte sager være på stedet inden for få timer. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Anonym indberetning: må I finde ud af, hvem der står bag? · Den sikre sagsmappe: hvor gemmer I materialet undervejs?
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
