Materialet i en intern undersøgelse skal ligge ét sted: en sagsmappe med adgang for de få, der arbejder med sagen, med logning af, hvem der åbner hvad, og uden kopier i mails, på skriveborde eller på USB-nøgler. Det beskytter den undersøgte medarbejders og andres persondata, det holder sagen fortrolig, og det gør det muligt bagefter at vise, at materialet ikke er ændret eller delt.
Artiklen er til IT og HR, der skal oprette mappen og bruge den. Den beskriver, hvad mappen skal kunne, hvordan I sætter den op i et almindeligt system, og hvilke vaner der undergraver den.
Hvorfor sagsmappen er vigtig
En typisk intern undersøgelse producerer mange dokumenter: notater om mistanken, beslutningslog, afgrænsning, søgeordslister, referater fra samtaler, udtræk fra systemer og rapporter fra en IT-sagkyndig. Uden en fast plads ender de spredt i mails, i personlige mapper og i den fælles HR-mappe, som mange har adgang til.
Det giver tre problemer:
- Fortroligheden ryger. Kolleger kan se, hvad der foregår, og rygter spreder sig.
- Persondata spredes. Materialet indeholder ofte følsomme oplysninger om flere personer.
- Dokumentationen svækkes. Det bliver svært at vise, hvilken version der er den rigtige, og hvem der har set hvad.
Hvad skal mappen kunne?
- ☐ Adgang for navngivne personer. Ikke en gruppe som “HR” eller “Ledelse”, men konkrete personer.
- ☐ Ingen arv af adgang. Mappen må ikke arve rettigheder fra en overordnet mappe, som mange har adgang til.
- ☐ Logning. Det skal kunne ses, hvem der har åbnet, ændret, hentet eller delt filer.
- ☐ Versionshistorik. Ændringer i dokumenter skal kunne følges.
- ☐ Ingen deling udadtil. Deling med eksterne links skal være slået fra.
- ☐ Backup. Mappen skal være omfattet af backup, men backup-adgangen skal også være begrænset.
- ☐ Klar slettedato. Det skal være besluttet, hvornår materialet slettes.
Sådan sætter IT mappen op
I de fleste virksomheder kan sagsmappen laves i de systemer, I allerede har:
- Opret et separat område. I Microsoft 365 kan det for eksempel være et selvstændigt SharePoint-område uden forbindelse til Teams-kanaler. I Google Workspace et delt drev med begrænset medlemskab. På en filserver en mappe uden arvede rettigheder.
- Giv adgang til navngivne personer. Sagsejeren beslutter, hvem der får adgang. IT skriver listen ned.
- Slå ekstern deling fra. Tjek også, at gæsteadgang ikke er mulig.
- Tjek logningen. Revisionslogning skal være slået til, og I skal vide, hvor længe loggene gemmes.
- Overvej følsomhedsmærkning. Har I mulighed for at mærke filer som fortrolige, så brug den.
- Test adgangen. Bed en person uden adgang prøve at åbne mappen.
Skriv ned, hvornår mappen blev oprettet, af hvem og med hvilke rettigheder. Ændres listen over personer med adgang senere, så skriv også det ned med dato og begrundelse. Den lille oversigt er ofte det første, en advokat spørger efter.
Hvis jeres IT-medarbejder er inhabil i sagen eller har en relation til den undersøgte, så overvej, hvem der opretter mappen, og om IT-administratorer teknisk kan se indholdet. Det kan være et argument for at lade advokaten eller en ekstern part opbevare de mest følsomme dele.
Hvad hører hjemme i mappen?
- Notat om mistanken · Første version med dato
- Mandat og beslutningslog · Opdateres løbende
- Afgrænsning og søgeord · Alle versioner
- Log over beviser · Hvad er sikret, af hvem, hvornår
- Referater og forelæggelser · Med medarbejderens bemærkninger
- Rapporter · Fra IT-sagkyndig og intern
De sikrede data selv, altså forensiske kopier og store eksporter, ligger normalt ikke i sagsmappen. De opbevares af den IT-sagkyndige eller på et særskilt, sikret medie. Sagsmappen indeholder loggen over, hvor de ligger, og deres kontrolværdier.
Orden i mappen
En sagsmappe, der er rodet, bliver hurtigt erstattet af mails og lokale kopier. Lav derfor en enkel struktur fra starten, for eksempel undermapper til styring, samtaler, udtræk og rapporter. Aftal en fast måde at navngive filer på, gerne med dato forrest, så de sorteres i rækkefølge: “2026-05-14 Referat samtale.docx”.
Ret aldrig i et dokument, der er sendt til andre eller forelagt medarbejderen. Lav en ny version med ny dato, og lad den gamle ligge. Det gælder især referater, forelæggelser og rapporter. Så kan I altid vise, hvad der blev sendt hvornår.
Sagsejeren har ansvaret for, at mappen bliver brugt. Ligger der dokumenter andre steder, beder sagsejeren om, at de flyttes ind, og at kopierne slettes, når det er sikkert, at de ikke indgår i noget, der skal bevares.
Vaner, der undergraver mappen
- “Jeg sender lige filen.” Hver mail med et vedhæftet dokument er en ny kopi uden for kontrol. Send et link til mappen i stedet, eller bare en besked om, at der ligger noget nyt.
- Udskrifter på skrivebordet. Papir kan ligge fremme og blive set. Opbevar udskrifter aflåst, og makulér dem, når de ikke skal bruges.
- Lokale kopier. Filer hentet ned på en bærbar til et møde bliver liggende. Arbejd i mappen.
- Private enheder. Ingen arbejde med sagen fra private telefoner eller computere.
- Chat. Drøft ikke sagens indhold i almindelige Teams- eller Slack-kanaler.
- For bred adgang “for en sikkerheds skyld”. Hver ekstra person øger risikoen.
Når materialet skal sendes ud
Advokaten, den IT-sagkyndige eller en revisor skal have materiale. Brug en sikker løsning: et link med adgangskontrol og udløbsdato, en krypteret overførsel eller en løsning, modtageren anviser. Notér i loggen, hvad der er sendt, til hvem og hvornår.
→ Send beviser sikkert til advokaten
Mappen og kæden af ansvar
Sagsmappen er en del af den dokumentation, der viser, at materialet er håndteret ordentligt fra start til slut. Hvis sagen ender i en tvist, kan modparten spørge, hvem der har haft adgang, og om noget er ændret. Med en logget mappe og en log over beviser kan I svare.
Hvem gør hvad
- Sagsejer · Beslutter adgang og slettedato
- IT · Opretter, sætter rettigheder og tjekker logning
- HR · Lægger dokumenter i mappen, ikke i mails
- Advokat · Rådgiver om opbevaring og sletning
Efter sagen
Når sagen er afsluttet, skal mappen lukkes ned: Fjern adgang for dem, der ikke længere skal bruge den, fastsæt slettedatoen ud fra advokatens vurdering af risikoen for en tvist, og skriv begrundelsen ned. Slet ikke for tidligt, men gem heller ikke materialet i det uendelige. Persondata må ikke opbevares længere end nødvendigt.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Har I ikke mulighed for at lave en adgangsbegrænset og logget mappe, eller er jeres IT for tæt på sagen, kan advokaten eller en IT-sagkyndig opbevare materialet. Nielco IT sikrer data og dokumenterer kæden af ansvar i civile sager og interne undersøgelser. Haster det, koster hastesager ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Medarbejderen sygemelder sig midt i undersøgelsen · Undersøgelsesrapporten: en struktur, ledelsen kan bruge
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
