Når en disponent stopper, og faste kunder og ruter kort efter kører med en konkurrent, er det første skridt at sikre sporene i jeres egne systemer. Det gælder transportsystemet, mailen, firmatelefonen og de beskeder, disponenten har udvekslet med kunder og chauffører. Gør det, før I konfronterer nogen, og før udstyret bliver givet videre.
Artiklen er til ejere og ledere i vognmands-, fragt- og logistikvirksomheder. Den handler om kundeforhold, priser og ruter. Brug af data fra køretøjer og flådestyring som bevis i en tvist er beskrevet fra advokatens side. → Bildata og flådestyring som bevis
Hvorfor disponenten er en nøgleperson
Disponenten kender kunderne, kontaktpersonerne, priserne og de daglige behov. Vedkommende kender også chaufførerne og ved, hvem der kan køre hvad. Meget af den viden ligger i disponentens hoved, og den kan I ikke beskytte. Men meget ligger også i data:
- Kunde- og prislister i transportsystemet eller i regneark.
- Faste ruter, tidsvinduer og leveringsadresser med særlige aftaler.
- Mail og beskeder med kunder om kommende opgaver og tilbud.
- Firmatelefonen med kontakter, opkaldshistorik og beskeder, ofte også via WhatsApp eller SMS.
- Adgange til kunders bookingportaler og fragtbørser, som ofte står i disponentens navn.
I transport sker meget af kommunikationen på telefonen og i beskedtjenester. Det gør telefonen til et af de vigtigste spor, og et af dem, der lettest går tabt.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Spær adgangen, men slet intet. Konto, mail og adgang til transportsystemet bevares, som de er. → Offboarding uden at miste beviser
- Få firmatelefonen ind og hold den tændt. Nulstil den ikke, giv den ikke videre, og spær for fjernsletning, hvis I kan. Skriv ned, hvem der har haft telefonen siden. → Gennemgå en firmatelefon
- Bevar firmanummeret. Lad nummeret følge virksomheden. Kunder, der ringer på det gamle nummer, skal ramme jer, ikke den fratrådte disponent.
- Bed om logs fra transportsystemet. Mange systemer logger, hvem der har eksporteret kunder, ordrer og prislister. Sikr loggen, før den udløber.
- Luk adgange hos kunder og fragtbørser. Bed kunderne fjerne disponentens personlige adgang til deres bookingportaler. Hold beskeden neutral.
- Skriv et notat. Hvilke kunder og ruter er forsvundet, og hvornår? Hvad har kunderne sagt? Hvem har set hvad?
- Kontakt jeres advokat før kontakt til disponenten, konkurrenten eller kunder om mistanken.
Hvad sporene kan vise
En sikring af jeres egne systemer kan typisk vise, om kunde- og prislister er eksporteret eller sendt ud, om disponenten har oprettet ordrer eller kontakter i en periode, der ikke passer til det almindelige arbejde, og om der er logget ind efter fratrædelsen. Telefonen kan vise kontakt med kunder og med det nye firma, hvis beskederne stadig findes.
Sporene viser sjældent, hvorfor en kunde har skiftet. Kunder i transport skifter ofte af andre grunde, for eksempel pris eller kapacitet. Lad sporene tale, og lad advokaten vurdere, hvad der kan bruges.
Hvis disponenten stadig er ansat
Ofte opstår mistanken i opsigelsesperioden. En kunde nævner, at de har hørt, at disponenten skal noget nyt, eller ordrer fra en fast kunde falder pludselig væk. Så skal I handle med omtanke.
Tal med advokaten om, hvorvidt disponenten skal fritstilles, og i hvilken rækkefølge tingene skal ske. Som udgangspunkt sikres sporene først. Derefter lukkes adgangene, og telefonen afleveres. Samtalen med disponenten kommer til sidst. Lukker I adgangen og holder samtalen, før sporene er sikret, kan vigtige beskeder og logs nå at forsvinde.
Fortsætter disponenten i perioden, så overvej at flytte de største kunder til en kollega med det samme. Det er en almindelig forretningsbeslutning, og den begrænser risikoen. Skriv ned, hvornår kunderne blev flyttet, og hvorfor. → Opsigelsesperioden: tjekliste
Chaufførerne
Følger chauffører med disponenten, opstår der nye spørgsmål. Deres firmatelefoner, scannere og adgange til køretøjernes systemer skal håndteres på samme måde: afleveres, bevares og spærres. Data fra køretøjerne kan vise ruter og stop, men brug af dem til at kontrollere enkelte chauffører kræver et sagligt formål og kan kræve varsling.
Hvem gør hvad
- Ejer · Beslutter at bevare og kontakter advokat
- Driftsleder · Overtager kunderne og noterer, hvad der sker
- IT · Spærrer, bevarer og sikrer logs
- Advokat · Vurderer klausuler og næste skridt
- IT-sagkyndig · Sikrer telefon, computer og systemdata
Driftslederen eller ejeren skal hurtigt tage over over for kunderne. Det er forretningsmæssigt nødvendigt. Det er også en kilde til viden: det, kunderne siger, når I ringer, kan give vigtige oplysninger. Skriv det ned, med dato og navn. Spørg åbent, hvordan kunden har oplevet skiftet, og undgå at lægge ord i munden på nogen. Et kort, sagligt referat af hver samtale er mere værd end en lang beretning skrevet uger senere, når hukommelsen er blevet farvet af sagen. Gem referaterne samlet, så advokaten kan se dem i sammenhæng.
Det skal I lade være med
- Læs ikke disponentens beskeder igennem på telefonen. Telefonen kan indeholde private beskeder, og hver gang den bruges, ændres sporene. Lad en IT-sagkyndig sikre den først.
- Giv ikke telefonen til en ny disponent. Det er fristende, fordi alle kundekontakter ligger der, men det ødelægger sporene. Overfør kontakterne fra en sikret kopi i stedet.
- Skriv ikke til kunderne, at disponenten har taget data. I ved det ikke endnu, og en sådan besked kan skabe en ny tvist. → Disponenten kontakter kunderne efter fratrædelsen
- Slet ikke kontoen i transportsystemet. Brugeren og historikken er en del af loggen.
Klausuler og loyalitet
Om disponenten måtte tage kunderne med, afhænger af ansættelseskontrakten og eventuelle kunde- eller konkurrenceklausuler. I opsigelsesperioden gælder der desuden en almindelig loyalitetspligt. Det er advokatens vurdering. Saml kontrakt, tillæg og fratrædelsesaftale, så advokaten har dem fra start.
Forebyg næste gang
Lad kunder, telefonnumre og portaladgange stå i virksomhedens navn. Brug fælles postkasser til ordrer, så kundekorrespondancen ikke kun ligger hos én person. Begræns eksport af kundelister i transportsystemet til dem, der har brug for det, og tjek, at eksport logges. Og hav en fast procedure for, hvad der sker med telefon og adgange, når en disponent stopper.
Overvej også, hvordan kundekontakten foregår i hverdagen. Kører kommunikationen via disponentens private WhatsApp, ejer I hverken beskederne eller kontakterne. Et firmanummer på en styret telefon er en enkel forbedring. Det giver også jer mulighed for at bevare beskederne, hvis der senere opstår en tvist.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp fra en IT-sagkyndig, hvis I overvejer en sag, eller hvis telefonen og systemdata skal sikres, så de kan bruges som bevis. Det haster, hvis disponenten stadig har adgang til systemer eller kunders portaler, eller hvis telefonen er ved at blive nulstillet. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Byggeri: kalkulationer og tilbud hos konkurrenten · Klinikker og sundhed: uberettigede opslag i journalsystemet
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
