Firmatelefonen er jeres udstyr, men det betyder ikke, at I frit må gennemgå alt på den. De fleste firmatelefoner bruges også privat, og så ligger der private beskeder, billeder og konti side om side med arbejdet. Som udgangspunkt kan I sikre telefonen og gennemgå de arbejdsrelaterede data med et sagligt formål og en klar afgrænsning. De private data skal I holde jer fra, medmindre der er et særligt grundlag. Reglerne skal tjekkes i den konkrete sag.
I praksis er det første spørgsmål sjældent, om I må kigge. Det er, hvordan I undgår, at telefonen bliver slettet, låst eller ændret, før nogen har taget stilling.
Hvorfor firmatelefonen er særlig
En computer er typisk sat op til arbejde. En telefon er personlig. Den følger medarbejderen hele døgnet, og den indeholder ofte:
- private beskeder i sms, WhatsApp og Messenger,
- billeder af familie og venner,
- sundhedsdata og lokationshistorik,
- private konti, for eksempel Apple-ID eller Google-konto,
- arbejdsmails, kundebeskeder og opkaldslister.
Hvis I har tilladt privat brug, har medarbejderen en berettiget forventning om, at den private del forbliver privat.
→ Medarbejderens private data på arbejdsudstyr
Hvad I gør nu, i rækkefølge
- Få telefonen afleveret, tændt og ulåst, hvis det kan lade sig gøre. Bed om adgangskoden, men pres ikke. Skriv ned, om den blev oplyst.
- Sluk ikke telefonen, og lad den ikke løbe tør for strøm. En tændt telefon er ofte lettere at sikre end en, der er genstartet.
- Undgå fjernsletning. Bed IT stoppe eventuelle automatiske sletninger i jeres administrationssystem. → MDM og firmatelefoner
- Isolér den fra netværket, hvis en IT-sagkyndig anbefaler det. Så kan den ikke slettes udefra.
- Opbevar den sikkert. Notér, hvem der har haft den, og hvornår. → Sådan opbevarer du en telefon
- Skriv formålet og afgrænsningen ned. Hvilke apps, hvilke perioder, hvilke kontakter?
- Lad en uvildig sikre og trække det relevante ud. Ikke lederen, ikke IT.
Hvad med aktiveringslåsen?
En del firmatelefoner er låst til medarbejderens private Apple-ID eller Google-konto. Så kan I ikke nulstille den, og I kan i nogle tilfælde ikke komme ind. Det er et almindeligt problem ved fratrædelser. Prøv ikke at bryde låsen selv.
→ Firmatelefonen er låst til et privat Apple-ID
Når medarbejderen stadig er ansat
Det er en anden situation, når mistanken angår en medarbejder, der stadig er i arbejde. Så kan I ikke bare bede om telefonen uden at afsløre, at der er en sag. Overvej, om de data, I har brug for, kan findes i jeres egne systemer i stedet: postkassen, Teams, CRM og teleudbyderens portal. Det er ofte tilfældet. Telefonen bliver først nødvendig, når sagen handler om noget, der kun findes på den, for eksempel beskeder i en app, I ikke administrerer.
Hvis telefonen skal sikres, mens medarbejderen er ansat, så planlæg det sammen med advokaten og den IT-sagkyndige. Tidspunktet betyder meget. Bliver medarbejderen bedt om at aflevere telefonen midt i en arbejdsdag uden forklaring, vil de fleste forstå, hvad der foregår. Det kan være bedre at koordinere det med en samtale, så telefonen afleveres, og sikringen sker, med det samme.
Kvittering ved aflevering
Uanset situationen skal der være en kvittering, når telefonen afleveres. Den bør indeholde dato og klokkeslæt, telefonens model og serienummer eller IMEI, om den var tændt og ulåst, om adgangskoden blev oplyst, og hvem der modtog den. Lad medarbejderen skrive under, hvis det er muligt. Kvitteringen er starten på kæden af ansvar, og den kan blive vigtig, hvis nogen senere påstår, at telefonen er ændret, efter den blev afleveret.
Hvem gør hvad
- Leder · Beslutter formål og afgrænsning
- HR · Modtager telefonen og fører kvittering
- IT · Stopper fjernsletning, rører ikke telefonens indhold
- Advokat · Vurderer adgangen til private data
- IT-sagkyndig · Sikrer telefonen og trækker de afgrænsede data ud
Det skal I lade være med
- At bladre i telefonen. Det ændrer data, kan udløse automatiske funktioner og blander jer ind i private oplysninger.
- At tage skærmbilleder af beskeder i stedet for at sikre. Skærmbilleder kan anfægtes og viser ikke metadata.
- At nulstille telefonen og give den til den næste. Så er sporene væk for altid.
- At fjernslette den, fordi det står i rutinen. En rutinemæssig sletning midt i en tvist kan blive opfattet som bevisforspildelse. → Fjernsletning af firmatelefonen
- At logge ind på medarbejderens private konti via telefonen. Det er ikke jeres data.
- At kræve adgangskoden under trusler. Det kan skade sagen og forholdet til medarbejderen.
Hvis medarbejderen ikke vil udlevere telefonen
Firmatelefonen tilhører virksomheden, og I kan som udgangspunkt kræve den tilbage ved fratrædelse. Men det er ikke det samme som adgang til indholdet. Hvis medarbejderen nægter at aflevere, eller afleverer en nulstillet telefon, skal I notere det og tale med advokaten. Der er juridiske veje, men de tager tid, og I skal ikke selv tage telefonen.
Hvis medarbejderen tilbyder at “slette det private først”, så sig nej tak. En sletning, også af private data, kan fjerne spor, der er vigtige for sagen. Bed i stedet om telefonen som den er, og forklar, at en uvildig sikring kun trækker de afgrænsede data ud.
Afgrænsning i praksis
En forensisk sikring tager typisk en kopi af hele telefonen eller af den del, der er teknisk tilgængelig. Gennemgangen bagefter kan afgrænses meget præcist: kun beskeder med bestemte kunder, kun en bestemt periode, kun arbejdsmails. Det er den afgrænsede gennemgang, der beskytter medarbejderen, ikke at I undlader at sikre. Aftal afgrænsningen skriftligt med advokaten, før gennemgangen starter.
Overvej også, om medarbejderen eller dennes repræsentant skal kunne se afgrænsningen, før gennemgangen går i gang. Det kan give tillid og mindske indsigelser senere. Det er en vurdering, advokaten bør tage med jer.
Arbejdsdata, der også findes andre steder
Meget af det, der ligger på firmatelefonen, findes også i jeres egne systemer. Arbejdsmails ligger i postkassen. Teams-beskeder ligger i Microsoft 365. Opkaldslister kan ofte hentes fra teleudbyderens erhvervsportal. Start derfor med at bevare kopierne i jeres egne systemer. Så er telefonen kun nødvendig for det, der kun findes på den, for eksempel sms og WhatsApp med kunder.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, så snart telefonen er central for sagen. Telefoner er sværere at sikre korrekt end computere, og fejl kan sjældent rettes. Er der risiko for, at data forsvinder i løbet af timer, for eksempel ved fjernsletning eller forsvindende beskeder, så sig det, når I ringer. Hastesager koster ekstra hos de fleste rådgivere, også hos Nielco IT.
Læs også: Må vi se medarbejderens browserhistorik? · Må vi læse Teams- og Slack-chats?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
