Har en medarbejder slået patienter op i journalsystemet uden at have dem i behandling, er det første skridt at sikre adgangsloggen, før den ændres eller udløber. Derefter skal I vurdere, om det er et brud på persondatasikkerheden, som skal anmeldes, og hvem der skal informeres. Undersøg sagen roligt og sagligt, og konfrontér ikke medarbejderen, før sporene er sikret.
Artiklen er til ejere og ledere af private klinikker: tandlæger, fysioterapeuter, kiropraktorer, psykologer, praktiserende læger og andre behandlere med et elektronisk journalsystem. Hvordan journalens logliste og ændringer bruges i en tvist, er beskrevet fra advokatens side. → Patientjournalens logliste og ændringer
Typiske situationer
Mistanken kan opstå på flere måder:
- En patient klager over, at en medarbejder kendte til oplysninger, som vedkommende ikke burde kende.
- En kollega ser, at en medarbejder har slået en nabo, et familiemedlem eller en kendt person op.
- En rutinekontrol af loggen viser opslag i patienter, som medarbejderen ikke har haft i behandling.
- En medarbejder, der er i konflikt med en anden, har slået den andens journal op.
Uanset hvordan mistanken opstår, er rækkefølgen den samme: sikr, vurder, beslut.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Sikr adgangsloggen. Journalsystemet logger normalt, hvem der har åbnet hvilken journal og hvornår. Bed systemleverandøren om at udtrække loggen for den relevante periode og om at bevare den. Gem udtrækket uændret, og notér, hvem der har hentet det og hvornår.
- Bed om loggen for en længere periode. Et enkelt opslag kan have en forklaring. Et mønster over tid siger mere. Bed derfor om loggen for medarbejderens opslag i en længere periode, ikke kun den dag, mistanken handler om.
- Skriv et sagligt notat. Hvem opdagede hvad og hvornår? Hvilke patienter drejer det sig om? Hvad har patienten eller kollegaen sagt?
- Vurder, om der er tale om et brud på persondatasikkerheden. Uberettigede opslag i helbredsoplysninger vil ofte være det. Der kan være en frist på 72 timer fra, at I bliver bekendt med bruddet, til anmeldelse til Datatilsynet. → Persondatabrud: de første 72 timer
- Overvej, om patienterne skal underrettes. Ved brud med høj risiko for de berørte kan der være pligt til at underrette dem.
- Kontakt jeres advokat før samtalen med medarbejderen.
Forklaringer, der skal undersøges
Ikke alle opslag uden synlig behandling er uberettigede. Der kan være forklaringer, som skal afdækkes, før I drager konklusioner:
- Medarbejderen har hjulpet en kollega med en opgave.
- Opslaget skete ved en fejl, for eksempel en patient med samme navn.
- Medarbejderen har håndteret booking, regninger eller administration.
- En anden har brugt medarbejderens login, fordi en computer stod ulåst.
Det sidste er vigtigt. Bruger flere den samme computer, eller deles logins i en travl hverdag, kan loggen pege på den forkerte. Skriv ned, hvordan login foregår på klinikken, og om computere låses, når man går fra dem. → Opslag uden grund i virksomhedens systemer
Sådan læser I loggen
Et loguddrag fra et journalsystem er sjældent let at læse. Det består ofte af lange lister med brugernavne, patientnumre, tidspunkter og koder for, hvilken handling der er foretaget. Gå roligt frem:
- Find ud af, hvad hver kolonne betyder. Bed leverandøren om en forklaring på koderne, skriftligt.
- Skel mellem at åbne og at ændre. Et opslag er noget andet end en rettelse i journalen.
- Sammenhold med kalenderen. Havde medarbejderen patienten i behandling, en aftale eller en administrativ opgave samme dag?
- Se på tidspunkterne. Opslag uden for arbejdstid eller fra en anden lokation kan være et tegn, men også have en forklaring.
Lav et kort skema med opslag, dato, tidspunkt og den forklaring, I har fundet eller ikke fundet. Lad loguddraget selv være uændret, og arbejd i en kopi. Det gør det let for advokaten og eventuelt en sagkyndig at efterprøve jeres gennemgang.
Hvem gør hvad
- Klinikejer · Beslutter forløbet og kontakter advokat
- Systemansvarlig · Bestiller loguddrag hos leverandøren
- Databeskyttelsesansvarlig · Vurderer brud og anmeldelse
- Advokat · Rådgiver om ansættelsesretlige skridt og pligter
På mange mindre klinikker er ejeren alle tre første roller. Så er det endnu vigtigere at skrive ned, hvad der er besluttet og hvorfor.
Pligter over for myndigheder
Sundhedspersoner har særlige pligter, og der kan være regler om underretning af tilsynsmyndigheder, når der sker uberettigede opslag. Det afhænger af, hvem medarbejderen er, og hvad der er sket. Det er advokatens område, og det skal afklares tidligt, fordi det kan påvirke rækkefølgen af jeres skridt.
Patienter kan desuden have ret til at få oplyst, hvem der har haft adgang til deres journal. Er det tilfældet, er det endnu en grund til at have styr på loggen og på, hvordan den læses.
Det skal I lade være med
- Slå ikke selv i patientens journal for at se, hvad medarbejderen har set. Jeres opslag bliver også logget, og I skal også have en saglig grund.
- Konfrontér ikke medarbejderen, før loggen er sikret. Medarbejderen kan ikke slette loggen, men samtalen bør bygge på et sikkert grundlag.
- Fortæl ikke andre medarbejdere om sagen. Hold kredsen lille, også for medarbejderens skyld, indtil sagen er afklaret.
- Drag ikke konklusionen på baggrund af ét opslag. Undersøg forklaringerne først.
- Lad ikke loggen udløbe. Nogle systemer gemmer kun loggen i en begrænset periode, eller det kræver en særlig bestilling at få den udleveret.
Samtalen med medarbejderen
Når loggen er sikret, og I har talt med advokaten, skal medarbejderen have mulighed for at forklare sig. Forbered samtalen med konkrete opslag, datoer og tidspunkter. Spørg åbent, og skriv et referat. Medarbejderen kan have ret til en bisidder, afhængigt af overenskomst eller personalepolitik.
Vær opmærksom på, at sagen kan få betydning for ansættelsen. Det er en ansættelsesretlig vurdering, som advokaten skal hjælpe med.
Forebyg næste gang
Faste stikprøver af adgangsloggen er en af de mest effektive måder at forebygge uberettigede opslag på. Når medarbejderne ved, at loggen bliver gennemgået, falder fristelsen. Fortæl om kontrollen i jeres personalepolitik, og overvej, om den skal varsles. Brug personlige logins, og lås computeren, når man går fra den. Gennemgå også, hvem der har adgang til hvilke dele af systemet. En medarbejder i receptionen har sjældent brug for at kunne læse hele journalen, og en begrænset adgang gør både risikoen og en senere undersøgelse mindre.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
De fleste sager kan klares med et loguddrag fra leverandøren, en advokat og en grundig dokumentation. Få hjælp fra en IT-sagkyndig, hvis loggen er svær at læse, hvis medarbejderen bestrider at have foretaget opslagene, eller hvis der er tvivl om, hvorvidt loggen er komplet. Haster det, fordi loggen er ved at udløbe, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Transport og logistik: disponenten tager kunder og ruter med · Klinik, frisør og behandler: kundekartoteket er fulgt med
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
