Arbejdstidsregistreringen er ikke kun en pligt. Den er også jeres bedste dokumentation, hvis en medarbejder senere mener at have arbejdet mere end betalt, eller hvis I selv har en mistanke om forkerte registreringer. Men den holder kun, hvis systemet viser, hvem der har registreret hvad, hvornår der er rettet, og af hvem. Det skal sættes op, før sagen opstår.
Arbejdsgivere har fra 2024 skullet registrere medarbejdernes daglige arbejdstid i et system, der er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Der er undtagelser, og en overenskomst kan have egne regler. Tjek, hvad der gælder for jer.
Hvornår bliver registreringen til bevis?
- En tidligere medarbejder kræver overarbejde betalt for de sidste år.
- En medarbejder bestrider en advarsel for at komme for sent.
- Der er uenighed om hviletid eller fridøgn efter en travl periode.
- I har en mistanke om, at nogen registrerer timer, de ikke har arbejdet.
- En kunde bestrider en faktura, der bygger på timer.
I alle tilfælde er spørgsmålet det samme: kan I vise, at tallene i systemet er rigtige, og at de ikke er ændret bagefter uden spor?
Fem krav til et system, der kan bruges
- Personlig registrering. Hver medarbejder har sit eget login. Ingen fælles konti, og ingen leder, der registrerer for andre uden spor.
- Ændringslog. Systemet gemmer den oprindelige registrering, ændringen, hvem der rettede, og hvornår. Uden den kan ingen se forskel på en rettelse og en registrering.
- Godkendelse. Det fremgår, hvem der har godkendt timerne, og hvornår.
- Tidsstempler fra systemet. Tidspunktet for selve registreringen skal komme fra systemet, ikke fra medarbejderens egen indtastning alene.
- Eksport. I kan trække data ud med ændringslog for en bestemt periode og medarbejder, i et format, andre kan læse.
Spørg leverandøren om alle fem, før I vælger system, eller når kontrakten skal forlænges.
Rettelser er normale, men skal kunne forklares
Medarbejdere glemmer at stemple ud, og ledere retter fejl. Det er ikke et problem i sig selv. Problemet opstår, når rettelser ikke kan forklares. Indfør derfor en enkel regel: hver rettelse får en kort begrundelse, og medarbejderen kan se den. Rettelser, som en leder laver i en medarbejders tid, bør medarbejderen få besked om.
Mange rettelser kort tid før en løn- eller fakturakørsel er et mønster, der ofte bliver spurgt ind til i en tvist. Det er bedre at have en forklaring liggende end at skulle finde den år senere. Ændringer i lønsystemet har deres egne spor. → Lønsystemet: kontonumre, timer og tillæg, der ikke stemmer
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Find ud af, hvad der gælder for jer. Loven, eventuel overenskomst, og hvilke medarbejdere der er undtaget.
- Kortlæg kilderne. Tidsregistrering, adgangskort, vagtplan, kørebog og login i fagsystemer. Hvem ejer data, og hvor længe gemmes de?
- Tjek ændringsloggen. Bed leverandøren vise, hvad den gemmer, og hvor længe.
- Skriv en kort procedure for rettelser og godkendelse.
- Orientér medarbejderne om, hvordan registreringen foregår, og hvad den bruges til.
- Fastsæt en opbevaringsperiode, og sørg for, at den kan sættes på pause, hvis der kommer en sag. → Opbevaringsfrister samlet
Når I skifter system
Et skift af tidsregistrering er det tidspunkt, hvor dokumentation oftest går tabt. Det gamle system lukkes, licensen opsiges, og den nye leverandør overtager kun saldi og ikke historikken. Så kan I pludselig ikke vise, hvordan en registrering fra sidste år blev til.
Før I lukker det gamle system, bør I gøre tre ting:
- Træk en fuld eksport af registreringer og ændringslog for hele opbevaringsperioden.
- Notér, hvem der trak eksporten, hvornår, og hvilket format den har.
- Gem eksporten et sted, hvor den ikke ændres, og hvor den kan findes igen, når HR-medarbejderen, der lavede den, er stoppet.
Spørg også den gamle leverandør, om de gemmer data efter opsigelsen, og hvor længe. Får I svaret skriftligt, er det let at vise senere, hvorfor data ser ud, som de gør.
Hjemmearbejde og fleksibel tid
Registreringen bliver sværere, når medarbejdere arbejder hjemme eller har fleksibel arbejdstid. Det er her, uenighederne ofte opstår, fordi der ikke er et adgangskort eller en vagtplan at sammenligne med. Gør det derfor tydeligt, hvordan hjemmearbejde registreres, og om en arbejdsdag kan deles op. Undgå at erstatte registreringen med aktivitetsmålinger på computeren. Det er en anden og mere indgribende form for kontrol, som kræver sit eget grundlag.
Hvem gør hvad?
- HR · Ejer proceduren og orienteringen af medarbejderne
- Økonomi · Kobler registreringen til løn og fakturering
- Nærmeste leder · Godkender og retter med begrundelse
- IT · Sikrer adgange, ændringslog og eksport
- Leverandør · Bekræfter, hvad systemet gemmer og hvor længe
Det må I ikke gøre
- Rette i gamle registreringer, når en tvist er opstået. Bevar dem, som de er, og skriv jeres bemærkninger ved siden af.
- Slette en fratrådt medarbejders data efter fast rutine, hvis I har fået et krav eller kan forvente et.
- Bruge adgangskort eller GPS til at kontrollere arbejdstid uden at have orienteret om det og tjekket reglerne. Kontrol med medarbejdere har grænser. → Kontrol og overvågning af medarbejdere: hvad må arbejdsgiveren?
- Lave en eksport i Excel og rette i den. En eksport skal være uberørt. Kommentarer hører hjemme i et separat notat.
Når kravet kommer
Får I et krav om overarbejde eller en klage over arbejdstiden, så sæt registreringerne for perioden i bevarelse med det samme. Træk en eksport med ændringslog, og notér hvem der trak den, hvornår og hvordan. Find også de andre kilder frem, der kan bekræfte eller modsige tallene, fx login i fagsystemer eller vagtplaner. Det er ikke for at fange medarbejderen, men for at kunne vise et samlet billede.
Svar ikke på kravet med jeres egne udregninger, før data er sikret. Et hurtigt svar bygget på en forkert eksport er svært at trække tilbage, og det kan svække tilliden til resten af jeres dokumentation. Lad økonomi og HR regne på en kopi, og lad originalen ligge urørt.
Er der forskel mellem registreringen og andre kilder, skal I ikke forklare den væk. Notér den, og lad advokaten vurdere den. Advokatsitet beskriver, hvordan logdata typisk bruges, når sagen kommer i retten. → Arbejdstid og overarbejde: logdata som bevis
Når I har en mistanke
Er det jer, der mistænker forkerte registreringer, er det en anden sag med egne regler for, hvad I må se på. → Snyd med arbejdstid og hjemmearbejde
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis kravet dækker en lang periode, hvis systemet er skiftet undervejs, eller hvis der er tvivl om, hvorvidt ændringsloggen er komplet. En uvildig IT-sagkyndig kan trække og dokumentere data fra systemet, så resultatet kan efterprøves. Haster det, koster hastesager ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Datatilsynet varsler tilsyn: hvad skal kunne fremvises? · Må vi læse en medarbejders mail?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
