Når noget ikke stemmer i lønnen, er det første spørgsmål: hvem ændrede hvad, og hvornår? Lønsystemer, tidsregistrering og lønbureauer gemmer som regel en ændringslog, der kan svare på netop det. Sikr den, før nogen retter fejlen, for rettelsen kan overskrive sporene. Hold samtidig kredsen lille, fordi lønoplysninger er fortrolige, og fordi den, der har ændret noget, kan sidde tæt på.
Typiske situationer
- En medarbejders kontonummer er ændret, og lønnen er gået til en anden konto.
- Timer, overarbejde eller tillæg er højere end forventet for en eller flere medarbejdere.
- En tidligere medarbejder får stadig løn.
- Feriepenge, bonus eller kørselsgodtgørelse er udbetalt to gange.
- En medarbejder siger, at lønnen er forkert, og at nogen har ændret i timerne.
Der kan være mange forklaringer: en tastefejl, en fejl i en integration, en misforståelse af en overenskomst eller en ændring, som en leder har godkendt uden at sige det til økonomi. Men nogle gange er der tale om bevidst misbrug, enten fra en medarbejder eller udefra, fx når en svindler har fået en medarbejder til at ændre kontonummeret via en falsk mail.
Hvor data ligger
Lønsystemet
De fleste lønsystemer gemmer, hvem der har ændret stamdata som kontonummer, adresse og skatteoplysninger, og hvem der har indberettet timer og tillæg. Nogle systemer gemmer historikken i mange år, andre kun i en kort periode. Tjek det med det samme.
Tidsregistrering
Tidsregistreringssystemet viser, hvem der har registreret timer, og om de er rettet bagefter. Mange systemer viser også, hvilken enhed og hvilken bruger der blev brugt. → Mistanke om snyd med arbejdstid og hjemmearbejde
Lønbureauet
Har I et eksternt lønbureau, ligger en del af historikken hos dem. Bed skriftligt om at få ændringshistorik og kommunikation om de relevante medarbejdere, og bed dem om at bevare data. Tjek jeres aftale med lønbureauet for, hvad de er forpligtet til at udlevere.
Mail og HR-system
Ændringer af kontonumre bliver ofte bestilt via mail eller via HR-systemet. Gem den mail eller den sag, der lå til grund for ændringen. → HR-systemet og personalesagen: hvem ændrede hvad?
Netbanken
Lønudbetalingen går typisk gennem netbanken eller en lønfil. Netbanken kan vise, hvem der godkendte betalingen. → Erhvervsnetbanken: hvem oprettede og godkendte betalingen?
Hvad gør I nu?
1. Ret ikke noget endnu
Det er naturligt at ville rette fejlen med det samme, især hvis en medarbejder mangler sin løn. Men først skal I gemme, hvordan det ser ud. Tag en eksport eller skærmbilleder af stamdata, ændringslog og de relevante lønkørsler. Notér dato, klokkeslæt og hvem der tog dem. Ret derefter fejlen, og notér rettelsen.
2. Sikr ændringsloggen
Eksportér ændringsloggen for de relevante medarbejdere og perioder. Er det ikke muligt at eksportere selv, så bed systemleverandøren eller lønbureauet om det skriftligt. Spørg, hvor længe historikken gemmes, så I ved, hvor meget tid I har.
3. Find ud af, hvem der har adgang
Lav en liste over, hvem der kan ændre stamdata, indberette timer og godkende lønkørsler. Delte logins i lønsystemet er et problem, fordi ingen kan se, hvem der faktisk gjorde det. → Delte logins og fælleskonti
4. Afklar, om det er et angreb udefra
Er et kontonummer ændret efter en mail fra “medarbejderen”, kan det være et forsøg på svindel udefra. Tjek mailens afsender, og om medarbejderens egen mailkonto kan være overtaget. I så fald er det en anden type sag, hvor mailkontoen skal sikres hurtigt.
5. Saml oversigten
Lav en tidslinje over ændringer, kørsler og udbetalinger med henvisning til de eksporter, hvor de findes. Opgør det beløb, der er udbetalt forkert.
Når medarbejderen siger, at lønnen er forkert
Nogle sager starter omvendt: en medarbejder klager over, at timer er fjernet, eller at et tillæg mangler, og mener, at nogen har ændret i registreringerne. Her gælder det samme princip. Sikr ændringsloggen, før nogen retter, og lad en person, der ikke er part i uenigheden, stå for det. Klagen kan ende i en sag med fagforeningen, og så er det afgørende, at I kan vise, hvad der blev registreret, af hvem og hvornår. Giv medarbejderen et skriftligt svar, når I har undersøgt sagen, og vedlæg den dokumentation, der er relevant for vedkommende.
Kommunikation med de berørte
Er en medarbejders løn gået til en forkert konto, har vedkommende brug for at få at vide, hvad der sker, og hvornår lønnen kommer. Fortæl det, der er nødvendigt, uden at gætte på årsagen. Undgå at nævne mistanker mod kolleger. Aftal med HR, hvem der tager kontakten, og hvad der bliver sagt. Hvis der er tale om svindel udefra, skal medarbejderen også vide, at vedkommendes mailkonto eller oplysninger kan være misbrugt, så de selv kan være opmærksomme.
Hvem gør hvad?
- Økonomi eller løn · Eksporterer data, laver tidslinje, retter fejl efter sikring
- HR · Håndterer kontakten med de berørte medarbejdere
- Direktør · Ejer sagen, hvis der er mistanke mod en medarbejder
- Lønbureau og systemleverandør · Udleverer ændringshistorik og bevarer data
- Advokat · Rådgiver om tilbagebetaling, ansættelsesretlige skridt og krav
Økonomifunktionen er ofte den, der opdager problemet, og den, der kender systemerne bedst. Er det netop en medarbejder i løn eller økonomi, mistanken angår, skal en anden stå for sikringen.
Det må I ikke gøre
- Rette fejlen, før data er gemt. Rettelsen kan overskrive den oprindelige værdi.
- Spørge medarbejderen i løn om ændringen, hvis vedkommende selv kan være involveret.
- Dele lønoplysninger bredt. Løn er fortrolige personoplysninger.
- Modregne i lønnen uden juridisk afklaring. Der er regler for, hvad en arbejdsgiver må modregne.
- Gennemgå medarbejderens private bankoplysninger ud over det, der er nødvendigt for lønudbetalingen.
Persondata og orientering
Lønoplysninger, CPR-numre og fravær er personoplysninger, og nogle af dem er særligt beskyttede. Undersøgelsen skal holde sig til det nødvendige, og den skal dokumenteres. Tjek jeres egne politikker og eventuel kontrolaftale eller overenskomst, før I går i gang med en bredere gennemgang. Advokatsitet beskriver logdata fra fagsystemer i ansættelsessager: → Logdata fra fagsystemer i ansættelsessager
Forebyg næste gang
- Kræv, at ændring af kontonummer bekræftes af medarbejderen via en anden kanal end mail.
- Lad to personer godkende lønkørsler.
- Brug personlige logins i lønsystemet, aldrig fælles brugere.
- Tjek, hvor længe ændringsloggen gemmes, og om den kan forlænges.
- Gennemgå listen over aktive lønmodtagere hver måned.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis ændringsloggen ikke er tilstrækkelig, hvis flere systemer skal sammenholdes, eller hvis medarbejderen afviser at have foretaget ændringen. En IT-sagkyndig kan sammenholde logs fra lønsystem, tidsregistrering, mail og computere og vise, hvilken bruger og hvilken enhed der foretog ændringen. Det gælder interne undersøgelser og civile krav; tal med advokaten, hvis I overvejer andre skridt.
Læs også: Ukendte leverandører i kreditorlisten · Kassedifferencer: hvad kassesystemet kan vise
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
