En leverandør i kreditorlisten, som ingen kan forklare, er et af de mønstre, der bør få økonomifunktionen til at stoppe op. Ofte er der en helt almindelig forklaring: en ny underleverandør, et navneskift eller et selskab, der fakturerer på vegne af et andet. Men det kan også være tegn på fiktive fakturaer. Undersøg det roligt og i den rigtige rækkefølge, så I hverken mister data eller beskylder nogen uden grund.
Hvordan mønstret typisk ser ud
En fiktiv leverandør ligner som regel en rigtig. Det er detaljerne, der afslører den:
- leverandøren er oprettet for nylig og af én bestemt bruger,
- fakturaerne har runde beløb eller beløb lige under godkendelsesgrænsen,
- der er ingen ordrer, kontrakter eller leverancer, der passer til fakturaerne,
- bankkontoen er en privatkonto eller en konto, der også bruges af en anden leverandør,
- adressen er en privatadresse, en postboks eller et kontorhotel,
- CVR-nummeret mangler, er nyt eller hører til en anden branche,
- fakturaerne ligner hinanden meget, også i layout og formuleringer,
- kun én medarbejder har kontakt med leverandøren.
Ét enkelt tegn er sjældent nok. Det er kombinationen, der gør det værd at undersøge nærmere.
Hvad gør I nu?
1. Hold det i en lille kreds
Fortæl kun det til dem, der skal bruge det: typisk økonomichef og direktør, og eventuelt revisor. Spørg ikke den medarbejder, der har oprettet leverandøren, før data er sikret. → Undgå at advare den, sagen handler om
2. Sikr data fra bogføringssystemet
Eksportér følgende, før nogen ændrer noget:
- stamdata på leverandøren: navn, CVR, adresse, bankkonto og kontaktpersoner,
- ændringsloggen for leverandøren: hvem oprettede den, hvornår, og hvem har ændret bankkontoen,
- alle fakturaer fra leverandøren med bilag,
- posteringer og betalinger,
- godkendelsesflowet: hvem godkendte hver faktura, og hvornår.
Ændringsloggen er afgørende. Den viser, hvem der har gjort hvad, og den kan forsvinde, hvis leverandøren bliver slettet eller flettet sammen med en anden. Advokatsitet beskriver, hvordan ERP-systemets ændringslog bruges som bevis: → ERP-systemets ændringslog som bevis
3. Sikr betalingssporet
Hent oplysninger fra netbanken om betalingerne: hvem oprettede dem, hvem godkendte dem, og til hvilken konto pengene gik. → Erhvervsnetbanken: hvem oprettede og godkendte betalingen?
4. Tjek leverandøren udefra
Brug offentlige oplysninger til at tjekke leverandøren: CVR-registret, leverandørens hjemmeside, og om adresse og telefonnummer passer. Notér, hvad I har slået op, hvornår og hvad I fandt. Kontakt ikke leverandøren direkte på dette tidspunkt, hvis der er risiko for, at medarbejderen bliver advaret.
5. Find modstykket
En rigtig leverance efterlader spor andre steder: en ordre, en mail, en følgeseddel, et timeregnskab, et produkt på lageret eller en ydelse, som nogen kan bekræfte. Søg efter leverandørens navn i mail og dokumenter i det omfang, jeres politikker og reglerne tillader det.
6. Lav en tidslinje
Saml det hele i en tidslinje: oprettelse, ændringer, fakturaer, godkendelser og betalinger. Det gør det lettere at se mønstret og at forklare det for advokat eller revisor.
Tjekliste
- ☐ Kredsen er lille, og den involverede er ikke advaret.
- ☐ Stamdata og ændringslog for leverandøren er eksporteret.
- ☐ Alle fakturaer med bilag er gemt.
- ☐ Godkendelsesflow og betalinger er dokumenteret.
- ☐ Netbankens oplysninger om oprettelse og godkendelse er hentet.
- ☐ Offentlige oplysninger om leverandøren er tjekket og noteret.
- ☐ Der er søgt efter modstykker: ordrer, mails, leverancer.
- ☐ Tidslinjen er lavet.
- ☐ Advokat er kontaktet, inden nogen konfronteres.
Hvem gør hvad?
- Økonomichef · Eksporterer data og laver tidslinje
- Direktør · Ejer sagen og beslutter de næste skridt
- Revisor · Kan hjælpe med at vurdere mønstret i bogføringen
- Advokat · Rådgiver om samtale, ansættelsesretlige skridt og krav
- IT-sagkyndig · Sikrer logs, mails og computere, hvis sagen skal kunne bære i en tvist
Hvem der skal stå for undersøgelsen, afhænger af sagens størrelse. → Revisor, advokat eller IT-sagkyndig?
Hvis det er indkøberen
Ukendte leverandører hænger ofte sammen med indkøb. Er der mistanke om, at en indkøber har en særlig forbindelse til en leverandør, er der flere ting at se på. → Indkøberen og leverandøren er for tætte
Det må I ikke gøre
- Slette eller spærre leverandøren i systemet, før ændringsloggen er gemt.
- Ringe til leverandøren for at “høre, hvem de er”, hvis medarbejderen kan få det at vide.
- Lade den involverede medarbejder hjælpe med undersøgelsen.
- Ændre godkendelsesrettigheder i stilhed. Det kan advare og skabe nye spor, der er svære at forklare.
- Konkludere for tidligt. En ukendt leverandør er ikke et bevis. Der kan være en almindelig forklaring.
Når forklaringen er almindelig
Mange undersøgelser ender med, at leverandøren er reel. Måske har en projektleder hyret en freelancer uden at sige det til økonomi, eller et kendt firma har skiftet navn efter et opkøb. Det er et godt resultat, og det skal også dokumenteres. Skriv et kort notat om, hvad der blev undersøgt, hvad der blev fundet, og hvorfor sagen er lukket. Gem eksporterne sammen med notatet i en periode, der er aftalt med revisor eller advokat. Fortæl ikke bredt i organisationen, at der har været en undersøgelse. Det kan skade den medarbejder, der har oprettet leverandøren, selvom der ikke var noget galt.
Samtalen med medarbejderen
Peger undersøgelsen på en bestemt medarbejder, skal samtalen forberedes med HR og advokat. Overvej på forhånd:
- hvem der deltager, og om medarbejderen skal tilbydes en bisidder,
- hvad I fremlægger, og i hvilken rækkefølge,
- hvad der sker med medarbejderens adgange under og efter samtalen,
- hvordan computer og telefon håndteres, hvis medarbejderen bliver fritstillet.
Skriv referat samme dag. Medarbejderens forklaring skal undersøges lige så grundigt som mistanken.
Bagefter: stram op
Uanset hvad undersøgelsen viser, er det en anledning til at se på jeres procedure for oprettelse af leverandører. Typiske forbedringer er:
- oprettelse og godkendelse af nye leverandører kræver to personer,
- ændringer af bankkonti kontrolleres separat, fx ved at ringe til leverandøren på et kendt nummer,
- kreditorlisten gennemgås med jævne mellemrum, og inaktive leverandører spærres,
- ændringsloggen i bogføringssystemet er slået til og gemmes længe nok,
- den, der opretter leverandører, er ikke den samme, der godkender betalinger.
Skriv procedurerne ned, og fortæl medarbejderne i økonomi, hvorfor de findes. Det gør det lettere at opdage afvigelser, og det beskytter også de medarbejdere, der følger reglerne.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis beløbene er betydelige, hvis flere medarbejdere kan være involveret, eller hvis jeres eget IT-personale har adgang til de systemer, der skal undersøges. En uvildig IT-sagkyndig kan sikre data fra bogføring, mail og computere, så de kan bruges i en tvist. Har I tidligere set uregelmæssigheder i bogføringen, så start her: → Uregelmæssigheder i bogføringen
Denne artikel handler om interne undersøgelser og civile krav. Overvejer I andre skridt, skal I tale med jeres advokat.
Læs også: Firmakort og udlæg: når tallene ikke passer · Lønsystemet: kontonumre, timer og tillæg, der ikke stemmer
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
