Når en indkøber og en leverandør er for tætte, er det sjældent en enkelt faktura, der afslører det. Det er et mønster i ordrer, priser, godkendelser og kommunikation. Virksomheden har som regel selv de data, der skal til: ordrehistorik i ERP, godkendelser, mails og kontrakter. Undersøgelsen skal ske roligt, i en lille kreds og efter reglerne for kontrol med medarbejdere, så I både finder ud af, hvad der er sket, og beskytter en medarbejder, der måske ikke har gjort noget forkert.
Typiske tegn
- En leverandør får en stadig større andel af indkøbet uden en tydelig begrundelse.
- Priserne er højere end hos andre leverandører, eller de stiger uden forhandling.
- Ordrer bliver delt op, så de ligger under godkendelsesgrænsen.
- Udbud eller tilbudsindhentning bliver sprunget over, eller det er altid den samme, der vinder.
- Der er leveret mindre, end der er faktureret, eller kvaliteten er dårligere end aftalt.
- Indkøberen er den eneste, der har kontakt med leverandøren.
- Der er gaver, rejser eller arrangementer, som ikke er registreret.
- Indkøberen eller en nærtstående har en forbindelse til leverandørens ejere.
Ét tegn kan have en god forklaring. Leverandøren kan være den bedste på markedet, og prisstigninger kan skyldes råvarepriser. Det er kombinationen, der gør det værd at undersøge.
Hvor data ligger
ERP og indkøbssystem
Ordrehistorik, priser, mængder, godkendelser og ændringer i leverandørstamdata. Ændringsloggen kan vise, hvem der oprettede leverandøren, ændrede priser eller godkendte ordrer.
Bogføring og netbank
Fakturaer, betalinger og hvem der godkendte dem. Sammenhold fakturaer med ordrer og modtagelse.
Lager og modtagelse
Har I modtaget det, der er betalt for? → Lagerdifferencer: lagersystemet som dokumentation
Mail og kalender
Korrespondance med leverandøren, mødeinvitationer og eventuelle rejser. Mail må kun gennemgås inden for rammerne af jeres IT-politik og reglerne om kontrol og persondata. → Må vi læse en medarbejders mail?
Kontrakter og udbud
Rammeaftaler, tilbud fra andre leverandører og dokumentation for, hvordan leverandøren blev valgt.
Offentlige oplysninger
CVR-oplysninger om leverandørens ejere og ledelse kan vise forbindelser. Brug kun offentlige kilder, og notér, hvad I har slået op, og hvornår.
Hvad gør I nu?
1. Hold kredsen lille
Kun direktør, økonomichef og eventuelt HR og advokat skal vide det. Indkøberens nærmeste leder skal kun inddrages, hvis det er nødvendigt og der ikke er risiko for, at lederen selv er involveret. → Undgå at advare den, sagen handler om
2. Sikr ERP- og bogføringsdata
Eksportér ordrehistorik, priser, godkendelser og ændringslog for leverandøren og for sammenlignelige leverandører i samme periode. Gem fakturaer og betalinger. Notér, hvem der lavede eksporterne, og hvornår.
3. Sammenlign
Sammenlign leverandørens priser og vilkår med andre leverandører og med markedspriser. Se på udviklingen over tid. Opgør, hvor meget der er købt, og til hvilken pris.
4. Bevar mail og filer
Sørg for, at indkøberens mailkonto og filer bliver bevaret, så intet bliver slettet, mens undersøgelsen står på. Det kan IT gøre uden at gennemgå indholdet. Selve gennemgangen skal være begrundet og afgrænset.
5. Lav en tidslinje
Saml ordrer, prisændringer, godkendelser, møder og kommunikation i en tidslinje. Skriv fakta, ikke konklusioner.
6. Forbered samtalen
Tal med advokat og HR, før indkøberen konfronteres. Overvej, hvad der sker med adgange, computer og telefon under og efter samtalen. Medarbejderen skal have mulighed for at forklare sig, og forklaringen skal undersøges.
Afgræns undersøgelsen
En undersøgelse af indkøb kan hurtigt blive meget bred. Afgræns den fra start: hvilken leverandør, hvilken periode, hvilke medarbejdere og hvilke systemer. Skriv afgrænsningen ned, og udvid den kun, hvis der er en konkret grund. Det gør undersøgelsen hurtigere, og det gør det lettere at vise, at gennemgangen af medarbejdernes data var nødvendig og proportional. Notér også, hvilke spørgsmål undersøgelsen skal svare på, fx om der er betalt for varer, der ikke er leveret, om priserne afviger fra markedet, og om reglerne for godkendelse er fulgt.
Interessekonflikter, der ikke er misbrug
Det er ikke ulovligt at kende en leverandør. I mindre brancher og lokalsamfund kender mange hinanden, og en indkøber kan have købt fra den samme leverandør i mange år af gode grunde. Det afgørende er, om forbindelsen er oplyst, og om virksomheden har fået de vilkår, den burde. En undersøgelse kan derfor ende med, at reglerne for oplysning af interessekonflikter skal skærpes, uden at nogen har gjort noget forkert. Det er et lige så vigtigt resultat.
Hvem gør hvad?
- Direktør · Ejer sagen og beslutter næste skridt
- Økonomichef · Eksporterer data, sammenligner priser og laver tidslinje
- HR · Forbereder samtalen og de ansættelsesretlige skridt
- Advokat · Rådgiver om kontrol, samtale og krav mod medarbejder eller leverandør
- IT-sagkyndig · Bevarer og gennemgår mail, computer og logs, hvis sagen skal kunne bære
Ved større sager skal I tage stilling til, hvem der skal lede undersøgelsen. → Revisor, advokat eller IT-sagkyndig?
Det må I ikke gøre
- Ringe til leverandøren og spørge. Leverandøren kan advare indkøberen.
- Lade indkøberens leder undersøge selv, hvis lederen har godkendt ordrerne.
- Gennemgå indkøberens private konti eller telefon. Det er ikke virksomhedens data.
- Opsige aftalen med leverandøren i stilhed, før data er sikret. Det kan advare og skabe en ny tvist.
- Udbrede mistanken. Det kan skade en medarbejder, der ikke har gjort noget forkert.
Når tippet kommer fra en whistleblowerordning
Mange sager om indkøb starter med et tip. Kommer det gennem en whistleblowerordning, gælder der særlige regler om fortrolighed og beskyttelse af den, der har indberettet. → Whistleblowerordningen og digitale beviser
Leverandørens side
Sagen kan også give anledning til et krav mod leverandøren, fx tilbagebetaling af overpriser eller erstatning for mangelfulde leverancer. Det er en vurdering, advokaten skal foretage, og den kræver, at aftaler, ordrer og fakturaer er sikret og dokumenteret. Tag ikke kontakt til leverandøren om sagen, før advokaten har vurderet den.
Forebyg næste gang
- Adskil bestilling, modtagelse og godkendelse af betaling.
- Indhent tilbud fra flere leverandører over en vis grænse, og gem dem.
- Indfør en politik om gaver og interessekonflikter, som medarbejderne skriver under på.
- Gennemgå leverandørfordelingen og priserne med jævne mellemrum.
- Rotér ansvaret for de største leverandører, hvor det er muligt.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis beløbene er store, hvis flere medarbejdere kan være involveret, eller hvis sagen skal kunne bruges i en tvist mod medarbejderen eller leverandøren. En uvildig IT-sagkyndig kan bevare og gennemgå mail, filer og logs på en måde, der kan dokumenteres. Har I også set ukendte leverandører i kreditorlisten, så læs: → Ukendte leverandører i kreditorlisten
Denne artikel handler om virksomhedens undersøgelse af forhold i egen virksomhed og om civile krav. Overvejer I andre skridt, skal I tale med jeres advokat.
Læs også: Lagerdifferencer: lagersystemet som dokumentation · Erhvervsnetbanken: hvem oprettede og godkendte betalingen?
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
