Ansættelseskontrakten bør sige klart, at virksomhedens data tilhører virksomheden, at udstyr skal afleveres ved fratræden, at arbejdet skal foregå på virksomhedens konti, og at medarbejderen er bekendt med IT-politikken og de kontrolforanstaltninger, der gælder. De punkter er ikke til for at mistænkeliggøre nogen. De er til for, at både medarbejder og virksomhed ved, hvad der gælder, hvis samarbejdet en dag slutter i uenighed.
Artiklen er ikke en juridisk skabelon. Den peger på de punkter, der har betydning for digitale beviser, så I kan tage dem med til jeres advokat eller arbejdsgiverorganisation.
Hvorfor kontrakten betyder noget i en sag
Når en medarbejder stopper, og der er mistanke om, at data er taget med, er kontrakten et af de første dokumenter, advokaten beder om. Står der intet om data og udstyr, er det sværere at kræve noget tilbage og sværere at vurdere, om der er sket et brud. Står der noget klart, er udgangspunktet tydeligere for begge parter.
Kontrakten spiller sammen med IT-politikken. Kontrakten kan henvise til politikken, så politikken kan opdateres uden at ændre alle kontrakter. → IT-politik og orientering af medarbejdere
De punkter, kontrakten bør dække
Fortrolighed
Medarbejderen skal behandle virksomhedens oplysninger fortroligt, både under og efter ansættelsen. Skriv gerne eksempler på, hvad der er fortroligt: kundedata, priser, tilbud, kode, interne dokumenter. Fortrolighed følger i et vist omfang også af loven, men en klar formulering i kontrakten gør det lettere at henvise til.
Data og arbejdsresultater
Skriv, at data, filer og arbejdsresultater, der skabes i ansættelsen, tilhører virksomheden. Skriv også, at virksomhedens data kun må opbevares på virksomhedens systemer og konti, ikke på private enheder, private mailadresser eller private cloudlagre, medmindre det er aftalt.
Konti
Skriv, at konti til arbejdet oprettes i virksomhedens navn med firmamail, og at de tilhører virksomheden. Det gælder også sociale medier, annoncekonti og værktøjer, som medarbejderen opretter for virksomheden.
Udstyr
Skriv, at udstyr tilhører virksomheden og skal afleveres ved fratræden eller på opfordring, i den stand det er, og uden at data slettes eller nulstilles. Det sidste er vigtigt. En computer, der afleveres nulstillet, kan have mistet de spor, I skal bruge. → Aflevering af computer og firmatelefon
Private data på arbejdsudstyr
Skriv, hvad der gælder, hvis medarbejderen har private data på arbejdsudstyret, fx at private data skal holdes i en bestemt mappe, og at virksomheden ikke har ansvar for dem efter fratræden. Det gør det lettere at håndtere, hvis udstyret senere skal gennemgås. → Medarbejderens private data på arbejdsudstyr
Kontrol og logning
Skriv, at medarbejderen er orienteret om IT-politikken, og at brugen af virksomhedens systemer kan logges og i konkrete tilfælde gennemgås efter politikken. Kontrol med medarbejdere kræver et sagligt formål, og der kan være krav om varsling i en overenskomst eller kontrolaftale. Kontrakten erstatter ikke de krav. Er I omfattet af en kontrolaftale, skal nye kontrolforanstaltninger varsles efter den, uanset hvad der står i den enkelte kontrakt.
Kunde- og konkurrenceklausuler
Klausuler, der begrænser medarbejderen efter fratrædelsen, er reguleret af særlige regler og kræver bl.a. skriftlighed og kompensation. De skal udformes af en advokat. Fra et bevisperspektiv er pointen, at en klausul kun er så stærk som jeres mulighed for at dokumentere et brud.
Særlige roller
Nogle medarbejdere har adgang til mere end andre, og det bør afspejles i kontrakten. Det gælder især:
- IT-ansvarlige og administratorer, der kan se andres data og ændre logs. Skriv, at administratoradgang kun må bruges til arbejdsopgaver, og at adgangskoder og nøgler skal overdrages ved fratræden.
- Udviklere, der arbejder med kode og har adgang til kodelagre. Skriv, hvem der ejer koden, og at den ikke må ligge på private konti.
- Sælgere og kundeansvarlige, der har kundekontakt på telefon og i beskeder. Skriv, at kundekontakt skal ske via virksomhedens kanaler, og hvad der gælder for kundekontakter på private telefoner.
- Økonomimedarbejdere med adgang til netbank og betalinger.
For disse roller er det også en god idé at gennemgå adgangene jævnligt, så de passer til det, medarbejderen faktisk skal bruge.
Når sagen opstår med en gammel kontrakt
Mange sager handler om medarbejdere, der blev ansat for mange år siden på en kontrakt, der intet siger om data. Det betyder ikke, at virksomheden står uden rettigheder. Loven giver en vis beskyttelse af fortrolige oplysninger og forretningshemmeligheder uanset kontrakten, og IT-politikken kan være udleveret senere. Men det gør vurderingen mere usikker, og det er en sag for jeres advokat.
Det, I selv kan gøre, er det samme som i alle sager: sikre sporene i jeres systemer, før de forsvinder. → Digitale beviser ved konkurrenceklausuler
Oplysningspligten
Arbejdsgiveren har pligt til at oplyse medarbejderen om de væsentlige vilkår for ansættelsen. Reglerne findes i ansættelsesbevisloven. Det er ikke dem, der kræver klausuler om data og udstyr, men det er en god anledning til at få dem med, når kontrakten alligevel skal skrives.
Hvad gør I nu, trin for trin
- Find jeres skabelon til ansættelseskontrakter.
- Tjek de punkter, der er nævnt ovenfor. Hvilke mangler?
- Tag listen med til jeres advokat eller arbejdsgiverorganisation, og få formuleringerne på plads.
- Sørg for, at kontrakten henviser til IT-politikken, og at politikken findes og er opdateret.
- Brug den nye skabelon fremover, og overvej, hvordan nuværende medarbejdere kan få de samme vilkår, fx via en opdateret politik med kvittering.
- Gem den underskrevne kontrakt sammen med kvitteringer for politik og udstyr. → Onboarding: det, der skal være på plads
Hvem gør hvad
- HR · Ejer skabelonen og sikrer underskrift
- Leder · Godkender, især for nøglemedarbejdere
- Advokat · Udformer klausuler og vurderer gyldighed
- IT · Sikrer, at det, kontrakten lover, kan lade sig gøre
Det skal I lade være med
- Lad være med at kopiere klausuler fra internettet. De kan være forældede, i strid med reglerne eller passe dårligt til jeres virksomhed.
- Lad være med at skrive kontrol ind, I ikke har. Står der, at alt logges, og det ikke er tilfældet, svækker det jeres troværdighed.
- Lad være med at love privatliv, I ikke kan holde. En formulering som “virksomheden ser aldrig i din mail” kan binde jer.
- Lad være med at glemme fratrædelsen. Det, der står i kontrakten, skal også følges op, når medarbejderen stopper. → Fratrædelsesaftalen: klausuler om data, udstyr og sletning
Hvornår skal I have hjælp?
Klausulerne skal formuleres af en advokat eller jeres arbejdsgiverorganisation. Er I i tvivl om, hvad der teknisk kan lade sig gøre, fx hvad der logges, og om data kan holdes adskilt fra private data, kan en uvildig IT-sagkyndig hjælpe med at få kontrakt og virkelighed til at passe sammen.
Læs også: Onboarding: det, der skal være på plads fra første dag · IT-leverandørkontrakten: krav om logs og bistand ved bevissikring · Ordbog for ledere
→ Bevissikring ved fratræden af nøglemedarbejdere · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
