Loggen fra jeres adgangskontrol kan vise, hvilket kort eller hvilken brik der blev brugt ved hvilken dør, og hvornår. Den kan ofte bruges i en intern sag, hvis medarbejderne er orienteret om registreringen, og brugen ligger inden for formålet. Loggen viser dog kun kortet, ikke personen. Og den slettes ofte automatisk efter en periode, så den skal sikres hurtigt. Reglerne skal tjekkes i jeres konkrete situation.
Typiske spørgsmål er: Var nogen på kontoret om aftenen, da filerne blev kopieret? Hvem gik ind på lageret i weekenden? Passer medarbejderens timeregistrering med, hvornår vedkommende faktisk var på arbejde?
Hvem har loggen?
Det er ofte det første problem. Adgangskontrollen er sjældent noget, IT ejer. Den kan ligge hos:
- en sikkerheds- eller alarmleverandør,
- udlejeren eller bygningens administrator, hvis I deler bygning med andre,
- jeres egen driftsansvarlige eller pedel,
- en cloudtjeneste, som leverandøren har sat op.
Find ud af, hvem der har adgang til loggen, og hvem der kan eksportere den. Skriv det ned i jeres kontaktliste over systemejere, så I ikke skal lede næste gang.
Hvor længe gemmes loggen?
Det varierer meget. Nogle systemer gemmer i måneder, andre kun i få uger, og nogle gemmer kun et bestemt antal hændelser, så de ældste forsvinder, når der kommer nye. Tjek det med det samme, når I får brug for loggen. Det er ofte her, sager går tabt.
→ Hvor længe skal virksomheden gemme logs?
Hvad I gør nu, i rækkefølge
- Find systemejeren. Hvem kan eksportere loggen?
- Bed om at få den relevante periode gemt. Skriftligt, med dato og tidsrum.
- Få loggen eksporteret i sin originale form. Helst som datafil, ikke kun som PDF eller skærmbillede.
- Få en liste over kort og brikker. Hvem har hvilket kortnummer, og siden hvornår?
- Notér systemets tid. Går uret forkert, skal afvigelsen skrives ned.
- Tjek orienteringen. Hvad har medarbejderne fået at vide om registreringen?
- Begræns gennemgangen til de personer og perioder, sagen handler om.
Kortet er ikke personen
Loggen siger, at kort nummer 1047 blev brugt ved hoveddøren kl. 21.12. Den siger ikke, hvem der holdt kortet. Kort bliver lånt ud, glemt og delt. Døre bliver holdt åbne for kolleger. Derfor skal adgangsloggen næsten altid holdes op mod andre spor:
- login på computeren eller netværket på samme tidspunkt,
- videoovervågning ved indgangen, hvis den findes og må bruges,
- alarmsystemets til- og frakobling, → Alarmsystemets log
- telefonens forbindelse til firmaets trådløse netværk.
Når flere uafhængige spor peger samme vej, står I stærkere. Når de peger i hver sin retning, er det vigtigt at vide det, før I konfronterer nogen.
→ “Det var ikke mig”: når medarbejderen afviser handlingen
Andre spor om tilstedeværelse
Adgangskort er ikke de eneste spor om, hvem der var hvor. Mange virksomheder har også:
- trådløst netværk, der registrerer, hvornår en enhed koblede på,
- printere og kopimaskiner, der logger udskrifter med brugernavn og tid,
- kasseapparater og håndscannere, der kræver login,
- parkeringssystemer med nummerpladegenkendelse,
- mødebooking, der viser, hvem der havde reserveret et lokale.
Hvert spor er svagt alene. Sammen kan de give et billede, der er langt stærkere end adgangsloggen. De har typisk også hver sin ejer og hver sin opbevaringstid, så lav en liste over dem tidligt i sagen, og bed om, at de relevante perioder gemmes. Det kræver ofte bare en mail til den rigtige person.
Husk, at de samme forbehold gælder for alle disse spor: Medarbejderne skal være orienteret, formålet skal være sagligt, og gennemgangen skal afgrænses til det, sagen handler om.
Hvem gør hvad
- Leder · Beslutter formål og periode
- Driftsansvarlig · Finder systemejer og bestiller eksport
- HR · Tjekker orientering og kortudlevering
- Leverandør · Gemmer og eksporterer loggen
- IT-sagkyndig · Sammenholder loggen med andre spor
- Advokat · Vurderer brugen i sagen
Det skal I lade være med
- At bede leverandøren “kigge på, hvem der var der”. Bed om en eksport. Ellers får I en mundtlig vurdering, der ikke kan efterprøves.
- At gennemgå alle medarbejderes færden for at finde mønstre. Det er sjældent rimeligt.
- At spærre eller udskifte kort, før loggen er sikret. Nogle systemer fjerner historikken, når et kort slettes.
- At bruge loggen som eneste bevis for, at en bestemt person var til stede.
- At bruge loggen til at kontrollere arbejdstid, hvis det ikke er det formål, registreringen er varslet til, uden at have vurderet det.
Formålet bestemmer brugen
Mange adgangssystemer er sat op af sikkerhedshensyn: at holde uvedkommende ude. Det er ikke det samme som at kontrollere medarbejdernes arbejdstid. Hvis I vil bruge loggen til noget andet end det, den er varslet til, skal I vurdere, om det er rimeligt, og om medarbejderne skulle have været orienteret. Ved en konkret mistanke om misbrug af adgang er brugen ofte tættere på det oprindelige formål end ved løbende kontrol af arbejdstid.
Den juridiske vinkel på adgangslogs som bevis er beskrevet for advokater på digital-bevissikring.dk.
→ Adgangskontrol og nøglebrikker som bevis
Delte bygninger
Deler I bygning med andre virksomheder, ejer udlejeren ofte systemet. Så kan loggen indeholde de andre virksomheders medarbejdere. Bed om en eksport, der kun omfatter jeres egne kort og de relevante døre. Udlejeren er ikke nødvendigvis forpligtet til at hjælpe, men de fleste vil gemme data, hvis I spørger hurtigt og skriftligt.
Forebyggelse
Når sagen er overstået, så se på jeres opsætning. Ved I, hvem der har hvilket kort? Bliver kort spærret, når en medarbejder stopper? Hvor længe gemmes loggen, og er det nok? Er registreringen varslet korrekt? Det er spørgsmål, der er lette at svare på i ro, og svære at svare på midt i en sag. Overvej også, om loggen bør gemmes lidt længere, end den gør i dag, så den er der, når en sag først opdages efter nogle uger. Opbevaringstiden skal dog kunne begrundes og stå i jeres politik.
Notatet
Skriv et kort notat, når loggen er eksporteret: hvem eksporterede, hvornår, fra hvilket system, hvilken periode og hvilke døre. Gem også listen over kortnumre og deres indehavere på det tidspunkt, sagen handler om. Kortlisten ændrer sig over tid, og en ny liste kan give et forkert billede af, hvem der havde hvilket kort. Notér afvigelsen på systemets ur, hvis der er en. Læg notatet sammen med eksporten i en sikker sagsmappe med begrænset adgang.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, når adgangsloggen skal sammenholdes med andre spor, eller når der er tvivl om, hvad den viser. Få juridisk råd, før loggen bruges i en samtale med medarbejderen, og hvis den skal bruges til et andet formål, end den er varslet til.
Læs også: Videoovervågning på arbejdspladsen i en personalesag · Overvågningsprogrammer på arbejdscomputere: hvad må I?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
