Optagelser fra lovlig videoovervågning kan ofte bruges i en personalesag, hvis overvågningen er skiltet, medarbejderne er orienteret, og brugen ligger inden for det formål, overvågningen er sat op til. Skjult overvågning af medarbejdere er sjældent i orden. Det mest presserende er tit noget helt andet: Optagelser overskrives automatisk efter kort tid, så de relevante klip skal sikres hurtigt. Reglerne skal altid tjekkes i den konkrete sag.
Typiske situationer er svind på lageret, en hændelse i butikken, en arbejdsulykke eller en konflikt mellem kolleger, hvor kameraet har optaget det, der skete.
Reglerne i overblik
Flere regelsæt spiller ind:
- Tv-overvågningsloven stiller blandt andet krav om skiltning, når der overvåges på arbejdspladser og steder, hvor offentligheden færdes.
- Databeskyttelsesreglerne, fordi optagelser af personer er personoplysninger. Der skal være et sagligt formål, og optagelser må ikke gemmes længere end nødvendigt.
- Aftalen om kontrolforanstaltninger, hvis I er omfattet, med krav om varsling.
- Jeres egen politik for videoovervågning, hvis I har en.
Der gælder også særlige regler for, hvor længe optagelser må gemmes, og hvornår de må videregives.
→ Hvad må arbejdsgiveren kontrollere?
Hvad I gør nu, i rækkefølge
- Find ud af, hvor længe optagelserne gemmes. Mange systemer overskriver efter få dage eller uger. Tjek det med det samme.
- Sikr de relevante klip. Tidsrum og kameraer, ikke hele arkivet.
- Notér systemets tid. Kameraets ur går ofte forkert. Skriv ned, hvor meget det afviger fra den rigtige tid.
- Lad leverandøren eller en IT-sagkyndig eksportere, så eksporten sker i det originale format med metadata.
- Tjek skiltning og orientering. Tag billeder af skiltene, og find politik og varsling frem.
- Begræns, hvem der ser optagelserne. Notér, hvem der har set hvad, og hvornår.
- Inddrag advokaten, før optagelserne bruges i en samtale med medarbejderen.
Eksporten er det svære
Mange videosystemer kan eksportere til et almindeligt videoformat. Det er praktisk, men det kan fjerne vigtige oplysninger om tid og kamera, og det kan ændre kvaliteten. En god sikring tager klippet i systemets eget format, hvis det er muligt, og laver også en almindelig kopi til visning. Den tekniske side af video som bevis er beskrevet på hubben.
→ Videoovervågning som bevis i civile sager
Gem også systemets log, hvis den findes. Den kan vise, hvem der har set eller eksporteret optagelser, og om noget er slettet. Det kan blive vigtigt, hvis medarbejderen senere påstår, at klippet er udvalgt eller redigeret.
Hvem må se optagelserne?
Begræns kredsen fra starten. Typisk er det den leder, der ejer sagen, HR og den, der eksporterer. Advokaten ser dem, når de skal vurderes. Det er sjældent nødvendigt, at nærmeste leder eller kolleger ser dem, og det kan skade sagen, hvis rygterne begynder, før medarbejderen er hørt.
Før en simpel liste: hvem har set hvilke klip, hvornår og hvorfor. Listen hjælper jer, hvis medarbejderen senere spørger, hvem der har set optagelserne, og den viser, at I har behandlet dem fortroligt.
Lyd på optagelserne
Nogle kameraer optager også lyd. Lydoptagelse af samtaler er et særligt følsomt område, og reglerne kan være strengere end for billeder. Hvis jeres kameraer optager lyd, så tal med advokaten, før lyden bruges til noget. Overvej i øvrigt, om lydoptagelse overhovedet er nødvendig for det formål, overvågningen har.
Kameraer, der ikke ejes af virksomheden
Medarbejdere har somme tider egne kameraer, for eksempel et dashcam i firmabilen eller en ringeklokke med kamera ved hjemmekontoret. Det er ikke jeres data, og I kan ikke uden videre kræve dem. Er de relevante, så spørg, og få hjælp til en korrekt sikring, hvis medarbejderen vil medvirke.
Hvem gør hvad
- Leder · Beslutter, at klip skal sikres, og hvilke
- Sikkerheds- eller driftsansvarlig · Finder tidsrum og kameraer
- Leverandør eller IT-sagkyndig · Eksporterer i originalformat med metadata
- HR · Tjekker politik, skiltning og varsling
- Advokat · Vurderer brugen i sagen
Det skal I lade være med
- At filme skærmen med en telefon. Det er hurtigt, men det giver dårlig kvalitet og ingen metadata.
- At vise optagelserne til kolleger for at få hjælp til at genkende personer. Det spreder personoplysninger og kan skabe rygter.
- At slå overskrivning fra for hele systemet uden at tænke over det. Sikr de relevante klip i stedet.
- At sætte et skjult kamera op for at fange en bestemt medarbejder. Det er sjældent lovligt og kan gøre hele sagen sværere.
- At bruge optagelser til et andet formål end det, overvågningen er varslet til, uden juridisk vurdering.
- At slette optagelser, når de er brugt, uden at have aftalt det med advokaten. Er der en tvist, kan det være bevisforspildelse.
Når overvågningen ikke var skiltet
Det sker, at et kamera har hængt i årevis uden skilt, eller at det filmer et område, det ikke var meningen. Slet ikke optagelserne, fordi I er bange for, at de ikke var lovlige. Sikr dem, og få juridisk råd om, hvad der må ske med dem. Det er ikke givet, at de ikke kan bruges, men I skal være åbne om det. Ret skiltningen fremadrettet.
Når optagelserne ligger hos andre
Kameraet hænger ikke altid hos jer. I et butikscenter, en kontorbygning eller hos en kunde ejer en anden virksomhed systemet. Så skal I bede dem om at gemme optagelserne med det samme, skriftligt, og med præcis tid og sted. De er ikke forpligtet til at udlevere dem til jer, men de kan gemme dem, mens advokaten finder den rette vej. → Videoovervågning hos tredjemand
Medarbejderens ret til at se optagelserne
Medarbejderen kan have ret til indsigt i optagelser af sig selv. Det kan blive aktuelt midt i sagen, for eksempel som en indsigtsanmodning. Andre personer på optagelserne kan så skulle sløres. Tænk det ind fra starten, og lad være med at love medarbejderen noget, før advokaten har vurderet det.
Notat ved sikringen
Skriv et kort notat, når klippene er sikret: hvilke kameraer, hvilket tidsrum, hvem der eksporterede, hvordan, og hvor kopien ligger. Notér også afvigelsen på kameraets ur. Notatet gør det muligt for en anden at efterprøve sikringen, og det svarer på de spørgsmål, modparten typisk stiller.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få hjælp med det samme, hvis optagelserne er ved at blive overskrevet. Det er en af de situationer, hvor timer betyder noget. Sig det, når I ringer. Hastesager koster ekstra hos de fleste rådgivere, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Få juridisk råd, før optagelserne bruges over for medarbejderen, og før de udleveres til nogen uden for virksomheden.
Læs også: Mappen hedder “Privat”: når I støder på private data · Adgangskort og nøglebrik: hvem var på kontoret?
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
