Alarmsystemet registrerer typisk, hvornår alarmen blev slået til og fra, og med hvilken kode eller brik. Loggen ligger ofte både i selve centralen og hos alarmselskabet. Den kan vise, at nogen var i bygningen en søndag aften, eller at alarmen blev slået fra lige før en kassedifference opstod. Men loggen siger kun noget om personer, hvis koderne er personlige. Og den gemmes ikke for evigt.
Artiklen er til ejere og ledere i virksomheder med alarmanlæg. Den handler om, hvad loggen kan vise, hvordan den sikres, og hvorfor fælles koder gør den næsten værdiløs i en sag.
Hvad alarmloggen typisk viser
Det afhænger af anlæg og abonnement, men en alarmlog kan ofte vise:
- tidspunkt for til- og frakobling,
- hvilken kode, brik eller app-bruger der blev brugt,
- hvilket betjeningspanel eller hvilken indgang der blev brugt,
- alarmer, fejl og sabotagemeldinger,
- ændringer i koder og brugere,
- fjernbetjening via app, med bruger og tidspunkt.
Loggen i selve centralen kan have begrænset plads og overskrives, når den er fuld. Alarmselskabet har typisk sin egen log over hændelser, der er sendt til vagtcentralen, men ikke nødvendigvis alle til- og frakoblinger. Spørg begge steder.
→ Smart home og IoT: dørklokker, alarmer og stemmeassistenter
Hvornår loggen bliver vigtig
Typiske situationer i virksomheder:
- Der er forsvundet varer, penge eller udstyr, og I vil vide, hvem der var i bygningen.
- En tidligere medarbejder har måske været i lokalerne efter fratrædelsen, fordi koden ikke blev slettet.
- Der er uenighed om arbejdstid, for eksempel om en medarbejder faktisk åbnede butikken, som oplyst.
- Der er sket skade på lokalerne, og forsikringen spørger, om alarmen var slået til.
- Der er mistanke om, at nogen har brugt lokalerne privat uden for åbningstid.
I alle tilfælde er alarmloggen sjældent nok alene. Den bliver stærk sammen med adgangskort, videoovervågning, kassesystem og netværkslog. → Adgangskort og nøglebrik: hvem var på kontoret?
Fælles koder er problemet
I mange små virksomheder har alle medarbejdere den samme kode. Det er nemt, men det betyder, at loggen kun kan vise, at koden blev brugt, ikke af hvem. I en sag er det et svagt spor.
Har I fælles koder, og opstår der en sag, kan I stadig bruge loggen til at vise, hvornår alarmen blev slået fra. Men I skal finde andre spor for at vise, hvem der var der. → Delte logins og fælleskonti
Personlige koder eller brikker er den vigtigste forbedring, I kan lave. Det koster typisk lidt administration, men det gør loggen brugbar, og det gør det let at lukke adgangen, når en medarbejder stopper.
En typisk situation
En butik opdager over nogle uger, at kassen ikke stemmer om mandagen. Alarmloggen viser, at alarmen er slået fra flere søndage sidst på eftermiddagen, hvor butikken er lukket. Koden er den samme for alle syv medarbejdere. Kassesystemet viser, at der er lavet returneringer i samme tidsrum, men med en fælles bruger.
Her kan loggen vise, at nogen var i butikken, og hvornår. Den kan ikke vise hvem. Det kan måske videoovervågningen, men den sletter automatisk efter en periode, og den periode er ved at løbe ud. Det, der afgør sagen, er derfor, hvor hurtigt de forskellige spor bliver sikret, og om de kan lægges sammen. → Kassedifferencer: hvad kassesystemet kan vise
Situationen er typisk, og den viser to ting: Fælles koder og fælles brugere gør sporene svage, og frister for sletning er korte.
Alarm-apps og fjernbetjening
Mange nyere anlæg kan betjenes fra en app. Det er praktisk, men det betyder, at alarmen kan slås fra af en person, der ikke er i bygningen, eller af en, der har fået adgang til en kollegas app. App-betjening registreres ofte med brugernavn, men brugeren kan være delt.
Tjek derfor, hvem der har adgang til appen, om adgangen er personlig, og om tidligere medarbejdere stadig har en bruger. Fjern brugere, der ikke længere skal have adgang, men først når loggen er hentet.
Hvad gør I nu?
- Hent loggen fra centralen. Mange anlæg kan vise eller eksportere loggen fra betjeningspanelet, en app eller en webportal. Tag skærmbilleder, hvis den ikke kan eksporteres, og få dato og tid med.
- Kontakt alarmselskabet skriftligt. Bed om deres log for den relevante periode, og bed dem bevare den. Spørg, hvor længe de gemmer data.
- Notér anlæggets klokke. Går centralens ur forkert, skal tidspunkterne kunne korrigeres. Tag et billede af panelet med et ur eller en telefon ved siden af.
- Find listen over koder og brugere. Hvem havde hvilken kode, og hvornår blev den udleveret eller slettet? Er listen ikke opdateret, så skriv ned, hvad I ved.
- Sikr de andre kilder. Videoovervågning, adgangskort og kassesystem sletter ofte automatisk. Bed om, at de bliver sikret samtidig.
- Ændr ikke koderne endnu, hvis I er bange for, at det advarer nogen. Men vent ikke længe, hvis en tidligere medarbejder stadig har adgang. Notér, hvornår koden blev ændret.
Det skal I lade være med
- Lade alarmselskabets tekniker nulstille centralen ved næste service, før loggen er hentet.
- Konfrontere en medarbejder med loggen, før I har sammenholdt den med andre spor og talt med en advokat eller HR.
- Konkludere ud fra én kode, hvis flere har kendt den.
- Bruge alarmloggen til at kontrollere arbejdstid generelt. Den er sat op til sikring af lokalerne. Skal den bruges i en personalesag, skal formålet være sagligt, og medarbejderne bør vide, at loggen findes.
Tjek også jeres overenskomst og eventuel kontrolaftale. → Videoovervågning på arbejdspladsen i en personalesag
Hvem gør hvad?
- Ejer eller leder · Ejer sagen og kontakter alarmselskabet
- Den, der administrerer alarmen · Henter loggen og listen over koder
- Alarmselskab · Udleverer og bevarer deres log
- HR · Inddrages, hvis sagen angår en medarbejder
- IT-sagkyndig · Sammenholder loggen med andre spor i en tidslinje
Forebyg: gør alarmloggen brugbar
- ☐ Giv hver medarbejder en personlig kode eller brik.
- ☐ Før en liste over koder, brugere og datoer for udlevering og sletning.
- ☐ Slet koden samme dag, som en medarbejder stopper.
- ☐ Find ud af, hvor længe centralen og alarmselskabet gemmer loggen.
- ☐ Tjek, at centralens ur går rigtigt.
- ☐ Orientér medarbejderne om, at til- og frakobling registreres med personlig kode.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når alarmloggen skal bruges i en personalesag eller en tvist, og især når den skal ses sammen med video, adgangskort og systemlogs. En IT-sagkyndig kan sikre loggen og lægge sporene i en tidslinje, hvor forskelle i klokkeslæt er forklaret. Nielco IT arbejder uvildigt i civile sager og interne undersøgelser.
Læs også: Kundeservicesystemet: sager, svar og slettede henvendelser · BYOD: arbejdsdata på medarbejderens egen enhed
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
