Har virksomheden mobilabonnementer i eget navn, har I typisk adgang til en erhvervsportal hos teleudbyderen. Her kan økonomi eller IT ofte se forbrug, regninger og en specifikation af opkald, sms og data for hvert nummer. Det kan være nyttigt i en sag. Men oplysningerne handler om, hvem medarbejderen har kontaktet, og derfor er der grænser for, hvad I må bruge dem til. Det er især dér, I skal være forsigtige.
Artiklen er til økonomi og IT, der administrerer firmaabonnementer. Den handler om, hvad portalen kan vise, hvornår det kan være relevant, og hvad I skal tjekke, før I bruger oplysningerne.
Hvad portalen typisk viser
Det varierer mellem udbydere og abonnementstyper. Mange erhvervsportaler viser:
- en oversigt over numre, abonnementer og brugere,
- forbrug pr. nummer og periode,
- specificerede regninger med udgående opkald og sms, tidspunkt og varighed,
- dataforbrug og forbrug i udlandet,
- ændringer på abonnementet, for eksempel nyt SIM-kort eller viderestilling.
Nogle udbydere viser hele de numre, der er ringet til. Andre viser kun en del af nummeret. Indgående opkald er sjældent med på regningen. Hvor langt tilbage I kan se, afhænger af udbyderen, og ældre specifikationer kan være slettet.
Tjek også, hvem i virksomheden der har adgang til portalen. Ofte er det kun én person i økonomi, og det er vedkommende, der skal hente oplysningerne, hvis der opstår en sag. Er det en person, der selv er en del af sagen, skal en anden have adgang.
Portalen viser ikke indholdet af samtaler eller beskeder. Og beskeder sendt via apps som iMessage og WhatsApp kommer ikke med på regningen, fordi de går over internettet.
Hvornår det kan være relevant
Specifikationen er ikke et værktøj til at følge med i medarbejdernes telefonvaner. Men i konkrete sager kan den give vigtige oplysninger:
- En sælger er stoppet, og der er mistanke om kontakt til kunder fra firmanummeret i opsigelsesperioden. Specifikationen kan vise, om der er ringet til bestemte numre.
- Der er uregelmæssigheder på regningen. Store forbrug i udlandet, betalingstjenester eller opkald til særlige numre kan kræve en forklaring.
- Et SIM-kort er flyttet eller nummeret overdraget, uden at virksomheden har godkendt det.
- Der er en tvist med en kunde om, hvorvidt en samtale fandt sted. → Bevis for telefonopkald: opkaldslister og teledata
Har I også en omstilling eller Teams Phone, ligger en del af opkaldene dér og ikke på mobilregningen. → Telefonanlægget: opkaldslister og optagelser
Grænserne for brugen
Opkaldsoplysninger siger noget om, hvem en person har kontakt med. Det kan være kunder og kolleger, men også læge, fagforening, familie og andre private kontakter, hvis telefonen bruges privat. Derfor skal I tænke over følgende, før I kigger:
- Formålet skal være sagligt og konkret. At der er en specifik mistanke eller en tvist er noget andet end at gennemgå alles regninger for en sikkerheds skyld.
- Medarbejderne skal vide, at oplysningerne findes, og at de kan blive brugt. Det bør stå i IT-politikken eller i aftalen om firmatelefon.
- Kun det nødvendige. Afgræns til de numre og den periode, sagen handler om.
- Private opkald. Har medarbejderen lov til at bruge telefonen privat, skal private opkald behandles varsomt.
- Overenskomst og kontrolaftale. Tjek, om der er særlige regler hos jer.
→ Hvad må arbejdsgiveren kontrollere?
Hvad gør I nu, hvis der er en sag?
- Afklar formålet. Skriv ned, hvad sagen handler om, og hvorfor opkaldsoplysningerne er relevante.
- Tal med advokaten, før I gennemgår oplysningerne, hvis sagen handler om en medarbejder.
- Hent specifikationen for den afgrænsede periode. Gem den som den fil, portalen giver, og notér, hvem der hentede den, og hvornår.
- Begræns adgangen. Kun dem, der har en opgave i sagen, skal se specifikationen.
- Bed udbyderen bevare oplysningerne, hvis I er bange for, at de slettes, før sagen er afklaret.
- Ændr ikke på abonnementet under sagen. Flyt ikke nummeret, og opsig ikke abonnementet, før oplysningerne er hentet.
Det skal I lade være med
- Gennemgå regninger for alle medarbejdere for at se, om der er noget.
- Ringe til ukendte numre på listen for at finde ud af, hvem de tilhører.
- Dele specifikationen bredt internt, for eksempel med nærmeste leder, som ikke har en rolle i sagen.
- Bruge oplysningerne til et andet formål end det, I har skrevet ned.
- Konkludere for meget. Et opkald til en konkurrents nummer kan have mange forklaringer.
Hvem gør hvad?
- Økonomi · Har adgang til portalen og henter specifikationen
- IT · Kender numre, SIM-kort og ændringer
- Leder eller HR · Ejer sagen og afgrænser formålet
- Advokat · Vurderer, om og hvordan oplysningerne må bruges
Uregelmæssigheder på regningen
Nogle gange starter sagen i økonomi, ikke hos HR. En regning er pludselig meget højere end normalt, eller der er betalinger til tjenester, ingen kender. Det kan skyldes en fejl hos udbyderen, et mistet SIM-kort, at telefonen er misbrugt udefra, eller at medarbejderen har brugt abonnementet til noget, der ikke var aftalt.
Gør det i rækkefølge:
- ☐ Spær ikke nummeret med det samme, hvis medarbejderen stadig bruger telefonen til arbejdet. Kontakt først udbyderen og bed om en forklaring på posterne.
- ☐ Hent regningen og specifikationen for perioden, og gem dem uændret.
- ☐ Spørg udbyderen, om SIM-kortet er skiftet, eller om nummeret er viderestillet.
- ☐ Tal med medarbejderen, når I ved, hvad posterne er. Mange uregelmæssigheder har en almindelig forklaring.
Viser det sig, at nummeret er overtaget af en anden, for eksempel ved at nogen har fået udstedt et nyt SIM-kort, er det en sikkerhedshændelse. Så skal adgangen til konti, der bruger nummeret til tofaktor, også tjekkes.
Forebyg: klare regler om firmaabonnementer
- ☐ Skriv i aftalen om firmatelefon, om privat brug er tilladt, og at specifikationer kan blive brugt i konkrete sager.
- ☐ Begræns, hvem der har adgang til erhvervsportalen.
- ☐ Notér ændringer på abonnementer, for eksempel nyt SIM-kort eller overdragelse.
- ☐ Beslut, hvad der sker med nummeret, når en medarbejder stopper.
Når medarbejderen vil overtage nummeret
Mange medarbejdere vil gerne beholde deres mobilnummer, når de stopper. Det kan være fint, men tænk over to ting først. Nummeret kan være et kundeaktiv, som kunderne kender. Og når nummeret er overdraget, kan I ikke længere hente specifikationer for det. Hent derfor det, I kan få brug for, før overdragelsen. → Medarbejderen vil købe firmatelefonen eller beholde nummeret
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når opkaldsoplysninger skal bruges i en tvist og sammenholdes med andre spor, for eksempel mails, CRM og telefonens eget indhold. En IT-sagkyndig kan sikre oplysningerne fra portalen og fra telefonen og beskrive, hvad de viser, og hvad de ikke viser. Nielco IT arbejder uvildigt og har ingen bindinger til teleudbydere.
Læs også: Telefonanlægget: opkaldslister og optagelser hos jeres udbyder · Optagelse af kundeopkald: jeres praksis, før der bliver brug for dem
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
