Når en medarbejder kommer tilbage efter en fritstilling eller en intern undersøgelse, afgør de første dage, om det lykkes. Forbered adgange, udstyr og opgaver, så alt virker fra første time. Hold en samtale før første arbejdsdag, giv teamet en kort og neutral besked, og aftal opfølgning. Og lad være med at holde ekstra øje, medmindre der er et konkret og sagligt grundlag.
Artiklen er til HR og den nærmeste leder. Hvordan selve sagen lukkes, når mistanken ikke holdt, står for sig. → Mistanken holdt ikke: sådan lukker I sagen
To slags tilbagevenden
Medarbejderen kan komme tilbage, fordi mistanken ikke holdt. Men medarbejderen kan også komme tilbage efter en sag, der endte med en påtale eller en advarsel, eller fordi sagen er afsluttet uden en klar konklusion. Udgangspunktet er det samme: Medarbejderen er ansat og skal kunne arbejde. Forskellen er, hvad der er aftalt om opgaver, adgange og opfølgning, og det skal stå på skrift.
Før første arbejdsdag
- Aftal datoen og skriv den i bekræftelsen til medarbejderen.
- Tjek adgange. IT åbner konti, VPN, telefon og de systemer, medarbejderen brugte før. Har adgange været spærret, så test dem, før medarbejderen møder ind.
- Lever udstyret tilbage eller find nyt. Er computeren eller telefonen stadig sikret, skal det afklares, om den må frigives, eller om medarbejderen skal have en anden. → Udstyr tilbage i drift
- Ryd op i det, der er ændret. Er adgangskoder nulstillet, mails omdirigeret eller kunder flyttet til en kollega, så beslut, hvad der skal tilbage, og hvad der ikke skal.
- Hold en samtale før første dag. HR og nærmeste leder. Gennemgå praktik, opgaver og en plan for de første uger.
- Giv teamet besked kort før medarbejderen møder ind.
Samtalen før tilbagevenden
Samtalen er ikke en fortsættelse af sagen. Den handler om fremtiden: hvilke opgaver medarbejderen vender tilbage til, hvem der har overtaget hvad i mellemtiden, og hvad der sker de første uger. Spørg medarbejderen, hvad vedkommende har brug for. Nogle vil gerne hurtigt tilbage til det normale. Andre har brug for en gradvis start eller en snak om, hvad kollegerne ved.
Sig, hvem medarbejderen kan gå til, hvis noget føles forkert, og at det ikke er den nærmeste leder alene. Har en tillidsrepræsentant været med i sagen, kan vedkommende også deltage her. → Tillidsrepræsentanten i en intern undersøgelse
Teamet
Kollegerne har bemærket fraværet og har måske overtaget opgaver. De skal ikke have en forklaring, men en praktisk besked: “[Navn] er tilbage fra mandag og overtager igen kunderne i [område]. [Navn] hjælper med overleveringen.” Er der sagt noget neutralt, da medarbejderen blev fritstillet, kan I følge det op på samme måde. → Hvad siger I til kollegerne?
Den nærmeste leder skal være opmærksom på rygter og stoppe dem roligt. Kolleger, der spørger, får samme svar som før: Det er en personalesag, og den taler vi ikke om.
Når den, der rejste mistanken, er i samme team
Det er en af de sværeste situationer. Medarbejderen har måske en idé om, hvor mistanken kom fra, eller har fået det at vide gennem en indsigtsanmodning. Lederen skal sikre, at ingen af de to bliver behandlet dårligt på grund af sagen. Det betyder ikke, at de skal skilles ad, men at lederen holder øje med samarbejdet og griber ind tidligt, hvis der opstår konflikter. Den, der har sagt noget i god tro, må ikke opleve, at det får følger.
Kunderne
Har kunder fået at vide, at en anden overtog, så giv dem en kort praktisk besked om, at medarbejderen igen er deres kontakt. Ingen forklaring. Har en kunde stillet spørgsmål undervejs, så aftal med medarbejderen, hvordan I svarer. → Hvad må I sige til kunderne?
Kontrol: ikke mere end før
Det er fristende at holde lidt ekstra øje i den første tid. Gør det ikke uden et konkret og sagligt grundlag. Ekstra kontrol med én medarbejder er en kontrolforanstaltning, der kan kræve, at reglerne om kontrol, persondata og en eventuel kontrolaftale bliver overholdt. Har I aftalt bestemte begrænsninger, fx at medarbejderen ikke har adgang til et bestemt system i en periode, så skal det stå i den skriftlige aftale.
Det samme gælder logning. Har IT slået ekstra logning til under undersøgelsen, så beslut, om den skal slås fra igen, og notér beslutningen.
Den første tid
- Uge 1: Kort daglig kontakt med lederen om praktiske ting. Er alle adgange i orden?
- Uge 2-4: Et opfølgende møde med HR og leder. Hvordan går det med opgaverne og med kollegerne?
- Efter 3 måneder: Et kort møde, hvor I runder af. Er der noget, der stadig ikke fungerer?
Skriv kort ned, hvad der bliver talt om. Det er ikke for at bygge en ny sag, men så I kan se, at I fulgte op.
Hvem gør hvad
- HR · Planlægger, holder samtalen, følger op
- Nærmeste leder · Sørger for opgaver, holder ro i teamet
- IT · Genetablerer adgange og udstyr, slår ekstra logning fra efter beslutning
- Ledelse · Står ved beslutningen og bakker lederen op
Det skal I lade være med
- Lade medarbejderen møde ind til en død computer eller lukkede konti. Det sender det forkerte signal fra første time.
- Give medarbejderen færre eller dårligere opgaver uden aftale. Det opleves som en sanktion, selv om sagen er lukket.
- Tale om sagen i teamet eller lade kolleger vide mere end den praktiske besked.
- Holde ekstra øje i det stille. Er der et nyt, konkret grundlag, så træf en ny beslutning og gå den rigtige vej.
- Forvente, at alt er som før fra dag ét. Tillid tager tid at genopbygge, også fra medarbejderens side.
Hvis det ikke lykkes
Nogle gange går det ikke. Samarbejdet med lederen er brudt, eller medarbejderen ønsker selv at stoppe. Tag det op i en samtale, og inddrag advokaten, før I træffer beslutninger om ansættelsen. En afskedigelse kort efter en afsluttet undersøgelse vil blive set i lyset af sagen.
Sørg for, at materialet fra undersøgelsen ikke bliver blandet ind i nye spørgsmål om samarbejde eller præstation. Det hører til en afsluttet sag. Opstår der nye problemer, skal de vurderes for sig og dokumenteres på deres egne præmisser, ikke som en fortsættelse af den gamle mistanke.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tal med en advokat, hvis tilbagevenden sker efter en advarsel eller med ændrede vilkår, eller hvis medarbejderen har en advokat eller fagforening med. Er der tvivl om, hvilke data fra undersøgelsen der stadig skal bevares, og hvornår udstyret kan frigives, kan den IT-sagkyndige, der sikrede det, svare på det, før IT tager det i brug igen.
Læs også: Mistanken holdt ikke: sådan lukker I sagen ordentligt · Afslut sagen over for kolleger, kunder og samarbejdspartnere
→ Sådan foregår et forløb for en virksomhed · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
