En bevarelse, ofte kaldet litigation hold, må ophæves, når der ikke længere er et sagligt behov for at gemme data ud over det normale. Det er typisk, når sagen er endeligt afsluttet, og der ikke kan komme nye krav, eller når en intern undersøgelse er lukket uden videre skridt. Ophævelsen skal besluttes af ledelsen efter råd fra advokaten, ske skriftligt, og den skal dokumenteres, så det senere kan ses, hvornår og hvorfor normal sletning blev genoptaget.
Det lyder enkelt, men det er en af de opgaver, der oftest bliver glemt. Bevarelsen blev sat i gang i en hektisk uge, og ingen har ansvaret for at stoppe den igen. Resultatet er postkasser, drev og backups, der bliver liggende i årevis, med persondata uden formål, ekstra licensomkostninger og et system, der ikke længere følger jeres egen slettepolitik. → Slettepolitik og bevarelse: sådan spiller de to sammen
Hvornår kan bevarelsen ophæves?
Typiske tidspunkter:
- Sagen er afsluttet ved endelig dom, og ankefristen er udløbet.
- Sagen er forligt, og forliget er opfyldt.
- En intern undersøgelse er afsluttet, og ledelsen har besluttet ikke at gå videre.
- Kravet er frafaldet skriftligt af modparten.
- Advokaten vurderer, at der ikke længere er en rimelig risiko for et krav.
Ophæv ikke bare, fordi der er gået lang tid. Stille sager kan blive genoptaget. Og ophæv ikke, mens en sag er anket, eller mens der forhandles. → Data, forbud og sletning mens sagen er anket
Hvem beslutter?
Det er sagsejeren, der beslutter, efter råd fra advokaten. IT må ikke selv ophæve en bevarelse, fordi den har varet længe, eller fordi licensen koster penge. Det skal stå tydeligt i den oprindelige instruks. → Skabelon: intern instruks om at bevare data
- Sagsejer · Beslutter ophævelsen
- Advokat · Bekræfter, at der ikke er et retligt behov
- IT · Gennemfører ophævelsen teknisk og dokumenterer
- HR · Informerer medarbejdere, der fik instruksen
- DPO, hvis I har en · Tjekker, at sletning følger reglerne
Processen trin for trin
1. Gennemgå, hvad der er bevaret
Find den oprindelige instruks og jeres log. Er bevarelsen sat i gang af IT-leverandøren, så bed leverandøren om en liste over, hvad der faktisk er sat op, og sammenlign den med instruksen. Der er ofte forskel. Hvilke konti, postkasser, drev, chats, systemer, backups og udstyr er omfattet? Er der kommet noget til undervejs? Det sker ofte, at bevarelsen er blevet udvidet, uden at det er skrevet ned samlet.
2. Afklar, hvad der skal gemmes alligevel
Nogle data skal gemmes af andre grunde: bogføring, personalesager, aftaler. Andre skal gemmes, fordi der kan komme et krav i en anden sag. Lav en liste over det, der skal fortsætte, og hvorfor. → Hvor længe må virksomheden gemme bevismaterialet?
3. Beslut skriftligt
Skriv en kort beslutning: sag, dato, hvad der ophæves, hvad der fortsætter, begrundelse og hvem der har rådgivet. Læg den i beslutningsloggen.
4. Gennemfør teknisk
IT ophæver bevarelsen i hvert system. Det kan betyde:
- at hold eller tilsvarende bevarelse fjernes fra postkasser og drev,
- at opbevaringsregler sættes tilbage til normalen,
- at konti for fratrådte medarbejdere slettes efter den normale procedure,
- at backup igen indgår i normal rotation,
- at udstyr i karantæne frigives.
I Microsoft 365 og Google Workspace kan der ligge flere slags bevarelse oven i hinanden, fx en sag i eDiscovery og en opbevaringspolitik. Fjernes kun den ene, er data stadig bevaret. Tjek hvert lag. → Microsoft Purview eDiscovery
5. Dokumentér
IT skriver ned:
- hvad der er ophævet, i hvilket system, hvornår og af hvem,
- hvad der fortsat er bevaret, og hvorfor,
- hvornår data forventes slettet efter de normale regler.
6. Informér
Send en kort besked til de medarbejdere, der fik instruksen: “Instruksen om bevaring af data i sag [kodenavn] er ophævet fra [dato]. Almindelige regler for oprydning og sletning gælder igen.” Gør det skriftligt.
7. Bed rådgivere slette
Materiale, der ligger hos advokaten eller den IT-sagkyndige, slettes eller tilbageleveres efter aftale. Bed om en skriftlig bekræftelse.
Det skal I være opmærksomme på
Andre sager
Er de samme data omfattet af en anden sag eller en anden bevarelse, må de ikke slettes. Har I flere sager, så hold dem adskilt, og kontrollér, at ophævelsen kun rammer den rigtige.
Delvis ophævelse
Det er ofte fornuftigt at ophæve delvist: fx frigive udstyr og normalisere postkasser, men beholde den forensiske kopi og rapporten i en periode. Skriv det ned.
Ophævelse kan ikke gøres om
Når normal sletning er genoptaget, forsvinder data efter de almindelige regler. Det kan ikke fortrydes. Derfor skal beslutningen være bevidst og dokumenteret, ikke en oprydning, som IT laver en fredag eftermiddag.
Hvis der dukker noget nyt op bagefter
Det kan ske, at der kommer et nyt krav eller en ny oplysning, efter bevarelsen er ophævet. Så skal I hurtigt sætte en ny bevarelse i gang for det, der stadig findes, og skrive ned, hvornår den oprindelige blev ophævet og hvorfor. Når beslutningen om ophævelse er truffet på et ordentligt grundlag og dokumenteret, står virksomheden langt bedre, end hvis data blot er forsvundet uden forklaring. Det er hele pointen med at gøre det skriftligt.
Typiske fejl
- Ingen ophæver bevarelsen · Data ligger uden formål i årevis
- IT ophæver på eget initiativ · Data kan forsvinde, mens der stadig er behov
- Kun ét lag af bevarelse fjernes · Data er stadig bevaret uden at nogen ved det
- Medarbejderne får ikke besked · De fortsætter med at gemme alt
- Kopier hos rådgivere glemmes · Data ligger stadig uden for virksomheden
Fratrådte medarbejderes konti
Et særligt punkt er konti for medarbejdere, der er stoppet. Under bevarelsen er de typisk blokeret, men ikke slettet, og de kan optage licenser. Når bevarelsen ophæves, skal de følge jeres normale procedure for fratrådte. Det kan betyde, at postkassen konverteres, at filer overdrages til en leder, eller at kontoen slettes efter en fast periode. Skriv i notatet, hvad der skete med hver konto. Er der tvivl om, hvorvidt en konto også indgår i en anden sag, så lad den være, til det er afklaret.
Sæt det i kalenderen
Den bedste måde at undgå en glemt bevarelse på er at sætte en vurderingsdato, når bevarelsen begynder. Sagsejeren og IT får en påmindelse, fx hvert halve år: Er bevarelsen stadig nødvendig? Svaret skrives i beslutningsloggen.
Kort sagt
Ophæv bevarelsen, når sagen er endeligt afsluttet, og advokaten bekræfter, at der ikke er behov. Beslut skriftligt, gennemfør i hvert system og hvert lag, dokumentér, og giv besked til medarbejdere og rådgivere. Lad aldrig IT ophæve på eget initiativ.
Læs også: Hvor længe må virksomheden gemme bevismaterialet? · Udstyr tilbage i drift: hvornår og hvordan?
→ Sådan foregår et forløb for en virksomhed · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
