Når I under en intern undersøgelse finder noget, der ligger uden for det, I ledte efter, skal I stoppe op. Fundet skal hverken ignoreres eller bare lægges til sagen. Den, der har fundet det, noterer kort, hvad det er, og hvor det ligger, uden at undersøge det nærmere. Derefter beslutter sagsejeren, eventuelt sammen med advokaten, om fundet skal have en ny undersøgelse, en anden behandling eller ingen opfølgning.
Artiklen er til ledelse og HR, der står med et fund, de ikke havde forventet. Den beskriver, hvad der typisk dukker op, hvorfor I ikke bare kan bruge det, og hvordan I træffer en forsvarlig beslutning.
Hvad er et tilfældigt fund?
Et tilfældigt fund er materiale, der ikke svarer på de spørgsmål, undersøgelsen skulle besvare, men som alligevel kan have betydning. Typiske eksempler:
- Andre forhold hos samme medarbejder. I leder efter kundelister sendt til en konkurrent og finder i stedet tegn på, at medarbejderen har haft et bijob i arbejdstiden.
- Forhold hos andre medarbejdere. En kollega optræder i mails på en måde, der rejser nye spørgsmål.
- Ledelsesforhold. Materialet viser noget om en leder eller ejer.
- Private oplysninger. Helbred, familie, økonomi eller seksualitet, som ikke har noget med sagen at gøre.
- Sikkerhedsproblemer. Delte adgangskoder, åbne delinger eller en konto, som ingen vidste eksisterede.
- Forhold hos kunder eller leverandører. Oplysninger om tredjeparter, som I ikke burde have set.
Hvorfor I ikke bare kan bruge det
Undersøgelsen havde et formål og en afgrænsning. Det var på det grundlag, I gik ind i medarbejderens data. Et fund uden for opdraget er ikke automatisk dækket af det grundlag. Hvis I bruger det uden en ny vurdering, risikerer I:
- at behandle persondata til et andet formål end det, I havde,
- at krænke medarbejderens eller andres privatliv,
- at svække jeres position, hvis sagen ender i en tvist.
Om et fund kan bruges, og til hvad, er en juridisk vurdering, som afhænger af fundets karakter og jeres grundlag.
Hvad gør I, når fundet dukker op?
- Stop. Den, der gennemgår materialet, undersøger ikke fundet nærmere.
- Notér kort. Hvor ligger det, hvornår blev det fundet, og hvad drejer det sig om i en neutral sætning. Ingen vurderinger, ingen kopier rundt.
- Bevar. Fundet slettes ikke. Det ligger allerede i det sikrede materiale og bliver liggende der.
- Informér sagsejeren. Kun sagsejeren, ikke ledelsen bredt, og slet ikke kolleger.
- Beslut. Sagsejeren beslutter, eventuelt efter rådgivning, hvad der skal ske.
- Skriv beslutningen ned. I beslutningsloggen, med begrundelse.
De fire mulige beslutninger
- Ingen opfølgning · Fundet er privat eller uden betydning for virksomheden
- Udvid opdraget · Fundet hænger tæt sammen med det, der undersøges
- Ny, selvstændig undersøgelse · Fundet er et nyt forhold, måske hos en anden person
- Henvis til anden behandling · Fundet er et sikkerhedsproblem eller et ledelsesforhold
Udvider I opdraget, skal det ske med samme omhu som den oprindelige afgrænsning: nye spørgsmål, personer, datakilder og periode, skrevet ned og godkendt.
→ Afgrænsning: personer, data og perioder
Starter I en ny undersøgelse, er det en ny sag med egen sagsejer, eget mandat og egen afgrænsning. Den nye sag kan bruge materiale, der allerede er sikret, men kun inden for sin egen afgrænsning.
Forbered jer på fund, før gennemgangen starter
Den bedste håndtering af tilfældige fund er aftalt, før nogen begynder at læse. Skriv i afgrænsningen, hvad der skal ske, hvis der dukker noget op uden for opdraget: hvem der skal have besked, og at gennemgangen stopper for netop det element, indtil der er truffet en beslutning. Så skal ingen improvisere, når situationen opstår, og den, der gennemgår, ved præcis, hvad der forventes.
Private oplysninger
Støder I på private oplysninger, som ikke har noget med sagen at gøre, skal de ikke læses videre, ikke kopieres og ikke nævnes for andre. Notér kun, at der er private oplysninger i en bestemt mappe eller mail, så de kan holdes ude af den videre gennemgang.
Det gælder også, når private oplysninger dukker op hos kolleger eller kunder. Den, der har set dem, skal være opmærksom på sin tavshed.
→ Medarbejderens private data på arbejdsudstyr
Når fundet handler om ledelsen
Viser fundet noget om en leder, ejer eller den, der har bestilt undersøgelsen, er det en særlig situation. Sagsejeren kan være inhabil, og fundet bør gå til et niveau over, typisk bestyrelsen eller en ejer, der ikke er involveret. Tal med advokaten om, hvordan det håndteres.
Når fundet ligger uden for det civile
Nogle fund kan rejse spørgsmål, der ligger uden for civile sager og interne undersøgelser. Er I i tvivl om fundets karakter, så rør det ikke, del det ikke, og tal med jeres advokat om den videre håndtering, før I gør noget. Nielco IT arbejder kun med civile sager, interne undersøgelser og udenretlige tvister.
Hvem gør hvad
- Den, der gennemgår · Stopper, noterer kort og orienterer sagsejeren
- Sagsejer · Beslutter og skriver beslutningen i loggen
- Advokat · Vurderer, om og hvordan fundet kan bruges
- IT-sagkyndig · Dokumenterer, hvor fundet ligger, uden at gå videre
- Ledelse · Godkender udvidelse eller ny undersøgelse
Det skal I lade være med
- Grave videre “nu hvor vi er i gang”. Det er præcis det, afgrænsningen skal forhindre.
- Tage skærmbilleder og sende dem rundt. Fundet ligger i det sikrede materiale; der er ingen grund til flere kopier.
- Slette fundet. Sletning kan ligne et forsøg på at skjule noget og kan være i strid med en pligt til at bevare.
- Konfrontere medarbejderen med fundet uden en beslutning om, at det skal indgå.
- Fortælle kolleger om private oplysninger.
Fund hos kolleger og kunder
Mange tilfældige fund handler om andre end den undersøgte. En kollegas mail til den undersøgte kan afsløre et nyt forhold, eller en kundes oplysninger kan dukke op i et dokument. Det er vigtigt at huske, at kollegaen og kunden ikke er en del af undersøgelsen og ikke har fået mulighed for at forklare sig. Håndtér deres oplysninger med samme omhu som den undersøgtes, og beslut bevidst, om der skal ske noget.
→ Kollegers og kunders data i medarbejderens mailboks
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Tal med advokaten, så snart et fund kan få betydning for andre end den undersøgte, eller hvis I overvejer at bruge det. Er gennemgangen lavet af en IT-sagkyndig, kan vedkommende dokumentere præcist, hvor fundet ligger, og hvad der er set, uden at gå videre. Det er en god idé at aftale på forhånd med den sagkyndige, hvordan fund uden for opdraget skal meddeles, og til hvem. Nielco IT sikrer og gennemgår data uvildigt i civile sager og interne undersøgelser. Haster det, koster hastesager ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Tillidsrepræsentanten i en intern undersøgelse · Anonym indberetning: må I finde ud af, hvem der står bag?
→ Intern IT-undersøgelse · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
