Der kommer et brev eller en mail fra en fagforening eller en advokat: “Vi repræsenterer medarbejderen og beder om at få tilsendt al dokumentation i sagen.” Det kan være i forbindelse med en opsigelse, en advarsel, en klage eller en uenighed om løn. HR’s opgave er at svare sagligt og inden for en rimelig tid, at vurdere, hvad der skal og kan udleveres, og at sørge for, at virksomhedens eget materiale er bevaret, før noget sendes ud. Udleveringen og bevaringen hænger sammen.
En anmodning fra en fagforening eller advokat er ikke det samme som en indsigtsanmodning efter databeskyttelsesreglerne. Den kan indeholde en, men den kan også være en almindelig forespørgsel i en forhandling. Det har betydning for frister og for, hvad I er forpligtet til.
→ Indsigtsanmodning midt i konflikten
Første skridt
- Registrér henvendelsen. Dato, afsender, hvem der repræsenteres, og hvad der bedes om. Gem den oprindelige henvendelse.
- Tjek fuldmagten. Repræsenterer afsenderen faktisk medarbejderen? Fagforeninger har typisk fuldmagt via medlemskabet, men en advokat bør kunne vise den.
- Find ud af, hvad henvendelsen er. Er det en indsigtsanmodning med frister, en forespørgsel i en forhandling, eller en varsling af en sag?
- Bevar materialet. Sæt hold på de relevante postkasser og filer, og stop automatisk sletning, før I begynder at samle.
- Inddrag jeres egen rådgiver. Særligt hvis henvendelsen kommer fra en advokat, eller hvis der er tale om en mulig tvist.
- Bekræft modtagelsen. Kort og sagligt, med en oplysning om, hvornår I forventer at svare.
Hvad skal udleveres?
Det afhænger af, hvad der bedes om, og på hvilket grundlag. Som udgangspunkt kan man skelne mellem:
- Medarbejderens egne dokumenter (kontrakt, lønsedler) · Udleveres normalt uden problemer
- Advarsler, referater, afgørelser · Udleveres ofte, de er en del af sagen
- Interne mails mellem ledere og HR · Kræver vurdering, kan være omfattet af indsigtsret
- Oplysninger om kolleger · Kræver særlig vurdering, ofte overstregninger
- Logdata og systemdata · Kræver vurdering af formål og omfang
Forholdet mellem virksomheden og fagforeningen kan også være reguleret af en overenskomst, der indeholder regler om forhandling og udveksling af oplysninger. Tjek, om det er tilfældet.
Udlever ikke mere, end der er grundlag for, og heller ikke mindre. Et for snævert svar kan føre til en klage eller en editionsbegæring senere. Et for bredt svar kan krænke andre medarbejdere eller afsløre forretningshemmeligheder.
→ Ansættelsesret og digitale beviser
I hvilket format?
Formatet betyder mere, end man skulle tro. En mail, der er printet til pdf, mister sine tekniske oplysninger. En Excel-fil, der er konverteret, kan miste formler og historik. Overvej derfor:
- Dokumenter: pdf er ofte fint til læsning. Gem originalen hos jer.
- Mails: pdf giver et læsbart format. Beder modparten om de tekniske oplysninger, kan det være nødvendigt at udlevere i et mailformat.
- Chats: eksport fra Teams eller Slack med dato, tid og afsender. Skærmbilleder viser for lidt.
- Logdata: en udtræksfil med forklaring af felterne.
Notér for hver fil, hvordan den er lavet, og hvem der har lavet den. Gem en kopi af præcis det, der er sendt.
→ Bilagsekstrakt med mails, chats og logdata
Hvad skal I selv bevare?
Det vigtigste er at bevare jeres eget materiale i original form, uanset hvad der udleveres. Hvis sagen ender i en retssag, kan det blive nødvendigt at vise originalen, ikke kun den kopi, der blev sendt.
- ☐ Hold på postkasser, OneDrive og Teams for de involverede.
- ☐ Originale filer med metadata gemt et sikkert sted.
- ☐ En log over, hvad der er udleveret, hvornår og til hvem.
- ☐ En kopi af alle udleverede filer, som de blev sendt.
- ☐ Notat om, hvad der er undtaget, og hvorfor.
→ Skabelon til intern log over beviser
Tidsfrister og tempo
En henvendelse fra en fagforening kommer ofte med en frist: “Vi beder om at modtage materialet inden for otte dage.” Den frist er ikke nødvendigvis bindende, men det er god praksis at svare inden for den eller at give besked om, hvornår svaret kommer. Er henvendelsen samtidig en indsigtsanmodning, gælder databeskyttelsesreglernes frist. Er der et forhandlingsmøde på vej, kan overenskomsten have regler for, hvornår materialet skal foreligge.
Lad ikke en kort frist presse jer til at springe bevaringen over. Det tager typisk kort tid for IT at sætte et hold, og det skal ske først. Derefter kan I samle i det tempo, sagen kræver.
Ét svar, én afsender
Lad al kommunikation om sagen gå gennem én person, typisk HR eller jeres advokat. Hvis flere ledere svarer på hver deres del, opstår der let modstridende oplysninger, eller nogen kommer til at sende noget, der ikke burde være sendt. Bed lederne om at sende deres materiale til HR i stedet for direkte til fagforeningen, og notér, hvad hver leder har bidraget med.
Gem også al korrespondance med fagforeningen eller advokaten samlet. Den kan blive en del af sagen, og den viser, at I har svaret sagligt og til tiden.
Hvem gør hvad
- HR: ejer henvendelsen, samler og vurderer materialet og svarer.
- IT: sætter hold, laver eksporter og notérer, hvordan det er gjort.
- Leder: leverer oplysninger, men svarer ikke selv fagforeningen eller advokaten.
- Advokat: vurderer omfang, undtagelser og sammenhængen med en mulig tvist.
- DPO: vurderer, hvis der er tale om en indsigtsanmodning, eller hvis oplysninger om andre indgår.
Det skal I lade være med
- Sende alt uden at kigge. Oplysninger om kolleger og fortrolige forhold kan ikke udleveres uden vurdering.
- Rydde op, før I samler. Det, der slettes nu, kan I mangle senere.
- Lade lederen, sagen handler om, svare. Kommunikationen skal gå gennem HR eller rådgiver.
- Sende materialet som ukrypteret vedhæftning. Brug en sikker forsendelse.
- Ændre i dokumenter før udlevering. Overstregninger laves i kopier og noteres.
Når I bliver bedt om mere senere
Det sker, at modparten vender tilbage og beder om flere dokumenter eller om de originale filer. Det er lettere at svare, hvis I har en god log over, hvad der allerede er sendt, og hvis originalerne er bevaret. Ender sagen i retten, kan det blive aktuelt med en editionsbegæring, hvor retten tager stilling til, hvad der skal fremlægges.
→ Når modparten begærer edition mod din klient
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis henvendelsen kommer fra en advokat, hvis materialet er stort, eller hvis der er bedt om data fra systemer, I ikke selv kan eksportere sikkert. En IT-sagkyndig kan lave eksporter, så det er dokumenteret, hvordan de er lavet, og at intet er ændret undervejs. Det giver jer et sikkert grundlag, hvis udleveringen senere bliver bestridt.
Læs også: Medarbejderen sender en indsigtsanmodning midt i konflikten · Hvad siger I til kollegerne, når en medarbejder er fritstillet?
→ IT-sagkyndig i en afskedigelsessag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
