Har virksomheden fået et brev, der beder jer bevare data, skal I tage det alvorligt og handle hurtigt: find ud af, hvilke personer, systemer og perioder kravet omfatter, stop automatisk sletning, og dokumentér, hvad I har gjort og hvornår. I skal ikke udlevere noget på grund af brevet alene. Men I skal sørge for, at det, der findes, ikke forsvinder.
Brevet kaldes nogle gange en “litigation hold notice” eller et “preservation letter”, især hvis det kommer fra en udenlandsk modpart. Den juridiske baggrund for bevarelsespligt er beskrevet på advokatsitet. Her handler det om modtagerens praktiske handleplan. → Bevarelsespligt og litigation hold
Hvad betyder kravet?
Et krav om bevarelse er typisk en meddelelse om, at modparten forventer en tvist, og at I forventes at bevare relevant materiale. Hvor langt pligten rækker, afhænger af sagen, og hvad der med rimelighed kan forventes af jer. Men hvis materiale forsvinder, efter I har fået brevet, kan det blive brugt imod jer i en senere sag.
Handleplanen
1. Send brevet til jeres advokat
Lad jeres advokat vurdere kravet: Er det rimeligt afgrænset? Er der noget, I bør gøre indsigelse imod? Skal I svare? Start alligevel bevarelsen med det samme. Det er bedre at bevare for meget i en periode end at miste noget.
2. Afgræns: personer, systemer og perioder
Lav en liste over:
- personer, hvis data kan være relevante, også tidligere ansatte,
- systemer, fx mail, Teams, OneDrive, SharePoint, CRM, ERP, telefoner og fællesdrev,
- perioder, som kravet nævner, eller som sagen handler om,
- eksterne kilder, fx IT-leverandører, hostingfirmaer og cloudtjenester.
Listen er grundlaget for alt det, IT skal gøre.
3. Stop automatisk sletning
Bed IT gennemgå og stoppe de rutiner, der kan slette relevant materiale:
- opbevaringspolitikker i Microsoft 365 eller Google Workspace,
- sletning af postkasser og konti for fratrådte medarbejdere,
- rotation af backup,
- automatisk sletning af logs,
- forsvindende beskeder i chatværktøjer,
- geninstallation og genbrug af computere og telefoner.
I Microsoft 365 kan postkasser og OneDrive sættes på hold, så indholdet bevares, selv om brugeren sletter. → Litigation hold i Microsoft 365
4. Send en intern bevarelsesinstruks
Send en kort, skriftlig besked til de personer, kravet omfatter: at de ikke må slette materiale om sagen, hvad det omfatter, og hvem de kan spørge. Bed dem bekræfte, at de har læst den. Gem beskeden og bekræftelserne. → Skabelon: intern instruks om at bevare data
5. Kontakt eksterne leverandører
Ligger data hos en IT-leverandør eller en cloudtjeneste, så bed dem skriftligt om at bevare data og stoppe sletning for de relevante konti og perioder. Gem anmodningen og svaret.
6. Dokumentér alt
Lav en log over, hvad der er gjort: hvilke systemer, hvilke indstillinger, hvem der gjorde det, og hvornår. Loggen er jeres dokumentation for, at I har taget kravet alvorligt. Gem også skærmbilleder af de indstillinger, der er ændret, fx hold på postkasser eller ændrede opbevaringspolitikker, med dato. Skriv loggen løbende, ikke bagefter efter hukommelsen, og lad den ligge sammen med brevet og instruksen i en mappe med begrænset adgang.
Telefoner og private enheder
Mange sager handler i dag om beskeder på sms, WhatsApp eller andre apps. Er det sandsynligt, at relevante beskeder ligger på firmatelefoner, så bed de pågældende medarbejdere om ikke at slette samtaler, slå forsvindende beskeder fra og ikke nulstille eller udskifte telefonen uden at tale med IT først. Har medarbejdere brugt egne telefoner til arbejdet, er det mere kompliceret, fordi virksomheden ikke uden videre har adgang. Tal med advokaten om, hvordan det håndteres, og notér, hvad I har bedt om.
Hvis noget allerede er slettet
Opdager I under gennemgangen, at relevant materiale allerede er slettet, før eller efter brevet kom, så skjul det ikke. Notér, hvad der er slettet, hvornår, hvordan og hvorfor, og fortæl det til jeres advokat. Stop yderligere sletning med det samme. Meget kan ofte findes andre steder, fx i backup, i revisionslogs, hos modtagere eller hos leverandører. Det er langt bedre at have dokumenteret en rutinemæssig sletning, end at det kommer frem senere uden forklaring. → Kan slettede filer gendannes?
Hvem gør hvad?
- Ledelse · Ejer sagen og godkender afgrænsningen
- Advokat · Vurderer kravet og afgrænsningen
- IT · Stopper sletning, sætter hold, fører log
- HR · Sender instruks til medarbejdere og følger op
- Eksterne leverandører · Bevarer data efter skriftlig anmodning
Det må I ikke gøre
- Ignorere brevet, fordi I mener, kravet er urimeligt. Tal med advokaten, men bevar imens.
- Lade medarbejderne selv bestemme, hvad der er relevant. Afgrænsningen skal være central og dokumenteret.
- Fortsætte med at geninstallere computere og slette konti efter rutinen. Stop det for de relevante personer.
- Udlevere materiale uden en afgørelse eller aftale. Bevarelse er ikke det samme som udlevering.
- Glemme det, når hverdagen vender tilbage. Bevarelsen gælder, til den aktivt ophæves.
Bevarelse og persondata
Bevarelse betyder, at I opbevarer data længere end jeres normale slettefrister, og det kan omfatte persondata om medarbejdere, kunder og andre. Bevar kun det, der er relevant, notér begrundelsen, og begræns adgangen til det bevarede. Det er en afvejning, som jeres advokat og eventuelt databeskyttelsesrådgiver skal være med til.
Når medarbejdere stopper undervejs
Stopper en af de personer, kravet omfatter, mens bevarelsen er i gang, skal postkasse, OneDrive og udstyr bevares og ikke slettes efter den normale rutine. Sørg for, at HR og IT har en fast procedure, der tjekker listen over bevarede personer ved hver fratrædelse. Det er en af de mest almindelige måder, materiale forsvinder på.
Hold bevarelsen ved lige
En bevarelse er ikke noget, der gøres én gang. Sæt et fast tidspunkt, fx hver tredje måned, hvor IT og den, der ejer sagen, gennemgår listen: Er der nye personer eller systemer? Er der skiftet licenser, leverandører eller udstyr? Er nogen stoppet? Notér gennemgangen i loggen. Det viser, at bevarelsen er fulgt op, og ikke kun sat i gang.
Når sagen er slut
Bevarelsen skal ophæves aktivt, når sagen er afgjort eller opgivet, og jeres advokat har bekræftet det. Ophæv hold, genstart normale slettefrister, og dokumentér hvornår. → Ophæv bevarelsen igen
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis kravet omfatter mange personer eller systemer, hvis data ligger hos flere leverandører, hvis I ikke er sikre på, at jeres systemer kan bevare det, kravet omfatter, eller hvis der er risiko for, at noget allerede er slettet. En IT-sagkyndig kan hjælpe med at afgrænse, sikre og dokumentere bevarelsen. Hvordan bevarelse spiller sammen med jeres almindelige slettepolitik, er beskrevet her. → Slettepolitik og bevarelse
Denne artikel handler om civile tvister.
Læs også: I har fået et brev fra modpartens advokat · Fogeden står i døren: bevissikring hos virksomheden
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
