Når retssagen er anlagt, fører advokaten den, men virksomheden skal stadig levere en del: en fast kontaktperson, data og dokumenter, fortsat bevarelse, medarbejdere, der kan forklare sig, og tid til at svare på spørgsmål. En sag om digitale beviser kan løbe over lang tid, og det meste af arbejdet ligger i perioder, hvor I ikke selv kan styre tempoet.
Artiklen er til ejere, ledere og IT-ansvarlige i den periode, hvor sagen kører. Om I overhovedet skal gå rettens vej, er en anden beslutning. → Beslutningstræ: forhandle, gå rettens vej eller lukke sagen?
Det, advokaten ikke kan gøre for jer
Advokaten kender processen, men kender ikke jeres systemer, jeres folk eller jeres historik. Advokaten kan ikke selv finde en mail i jeres postkasser, forklare, hvorfor et system er sat op, som det er, eller garantere, at en log stadig findes om et halvt år. Det er jeres opgave. Jo bedre I er organiseret, jo mindre tid bruger advokaten på at jage oplysninger, og jo færre overraskelser møder I undervejs.
Hvad I gør nu, i rækkefølge
- Udpeg én kontaktperson. En person, der har mandat til at svare advokaten og kan trække på IT, HR og økonomi. Gerne en stedfortræder.
- Bekræft bevarelsen. Gennemgå med IT, at alt, der blev sat på pause eller sikret, stadig er bevaret. Tjek især backups, fratrådtes konti og udstyr, der står og venter.
- Lav en samlet tidslinje. Hvad skete hvornår, og hvor ligger dokumentationen? Den bliver brugt igen og igen. → Skabelon: tidslinje
- Afsæt intern tid. Sæt navne og timer på de personer, der skal levere. Det er ikke gratis, og det skal ledelsen vide fra start.
- Aftal, hvordan I kommunikerer. Hvem må skrive til advokaten, og hvor ligger sagens dokumenter?
- Før beslutningsloggen videre. Den hjælper, når nogen senere spørger, hvorfor I valgte, som I gjorde.
Fasernes typiske krav til virksomheden
- Stævning og svar · Fakta, tidslinje, dokumenter, kommentarer til modpartens påstande
- Forberedelse · Svar på opfordringer, data til fremlæggelse, oplysninger om systemer
- Syn og skøn · Adgang for skønsmanden, en IT-person, der kan vise systemerne
- Hovedforhandling · Vidner, en repræsentant for virksomheden, tid i retten
Rækkefølgen og indholdet afhænger af sagen og af retten.
Opfordringer og ønsker om dokumenter
Undervejs kan modparten bede jer fremlægge bestemte dokumenter eller data, eller retten kan pålægge det. For IT betyder det at finde præcis det, der er bedt om, og dokumentere, hvordan det blev fundet. Søg ikke bredere end opfordringen uden aftale med advokaten, og lav ikke selv udvalg, der kan se ud som om, noget er holdt tilbage. → Editionsbegæring: hvad skal IT finde frem?
Skønsmanden kommer
Bliver der udmeldt en skønsmand, kan skønsmanden få brug for at se jeres systemer eller få kopier af data. Det er et praktisk spørgsmål for IT: hvem følger med, hvad må skønsmanden se, og hvordan beskytter I fortrolige oplysninger, der ikke vedrører sagen? Aftal det med advokaten på forhånd, så I ikke skal improvisere på dagen. → Skønsmandens adgang til systemer og data
Drift og forandringer under sagen
Livet i virksomheden går videre. Men planlagte ændringer kan ramme sagen: et skift af mailsystem, udfasning af en server, en ny IT-leverandør, en oprydning i SharePoint. Fortæl advokaten om større ændringer, før de sker, og sørg for, at det, der er bevaret, overlever skiftet. Det gælder også, når en IT-medarbejder med viden om sagen stopper. Få vedkommendes viden skrevet ned inden fratrædelsen.
Medarbejdere, der skal forklare sig
Medarbejdere og tidligere medarbejdere kan blive indkaldt som vidner. Det kræver planlægning af fravær og en klar besked om, hvad virksomheden må og ikke må sige til dem før forklaringen. Det er beskrevet for sig. → Medarbejdere skal afgive forklaring
Hovedforhandlingen: hvem møder for virksomheden?
Ved hovedforhandlingen er virksomheden part og bliver typisk repræsenteret af en person fra ledelsen ud over advokaten. Den person kan også blive bedt om at afgive forklaring om, hvad virksomheden vidste og gjorde. Vælg en, der kender sagen, og som kan sige “det ved jeg ikke” i stedet for at gætte.
Forberedelsen handler om at kende egne dokumenter: tidslinjen, beslutningsloggen og de mails, man selv har skrevet. Sæt tid af til at læse dem igen sammen med advokaten. Det, der stod klart for to år siden, kan være glemt i dag.
Den interne tid er en reel udgift
En retssag om digitale beviser trækker på de samme få personer igen og igen: den IT-ansvarlige, HR og den leder, der kender sagen. Notér løbende, hvem der bruger tid på sagen, og til hvad. Det giver ledelsen et realistisk billede, når der skal tages stilling til et forlig, og det kan få betydning, hvis spørgsmålet om omkostninger senere skal opgøres.
Overvej også, hvem der overtager driftsopgaver, når nøglepersoner er optaget af sagen i perioder.
Hvem gør hvad
- Ledelse · Træffer beslutninger om forlig, budget og ressourcer
- Kontaktperson · Samler svar og dokumenter til advokaten
- IT · Bevarer, finder data, viser systemer, varsler ændringer
- HR · Koordinerer vidner og fravær, holder styr på personalesager
- Økonomi · Følger udgifter og intern tid, taler med forsikringen
Det skal I lade være med
- Ophæve bevarelsen, fordi sagen trækker ud. Den skal stå, til advokaten siger andet.
- Tale med modparten eller modpartens folk om sagen uden om advokaten.
- Skrive om sagen i interne kanaler. Det, I skriver nu, kan blive en del af materialet.
- Rette i dokumenter, der allerede er fremlagt, eller lave nye versioner uden at holde styr på, hvilken der er hvilken.
- Glemme forsikringen. Har I en retshjælpsdækning eller anden dækning, kan der være krav om, hvornår selskabet skal have besked.
Forlig undervejs
Mange sager forliges, før de når til dom. Et forlig kan kræve, at data slettes eller returneres, og at det dokumenteres. Tænk det ind tidligt, så I ved, hvad I kan tilbyde og kræve. Et forlig kan også indeholde aftaler om fortrolighed, der begrænser, hvad I må sige til medarbejdere og kunder bagefter. Spørg IT, om sletning hos modparten overhovedet kan kontrolleres, før I lægger vægt på den i forhandlingen. → Forlig: få dokumenteret, at data er slettet
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når modparten bestrider jeres data, når en skønsmand skal ind, eller når IT ikke kan nå sagen ved siden af driften. En IT-sagkyndig kan forberede data til fremlæggelse, forklare tekniske spørgsmål for advokaten og være med, når skønsmanden besøger jer. Nielco IT har været IT-sagkyndig i danske retskredse og ved Den Fælles Europæiske Patentdomstol (UPC) og arbejder for parter, advokater og domstole.
Læs også: Virksomheden beskyldes for at have taget data fra en anden · Medarbejdere skal afgive forklaring: praktisk forberedelse for virksomheden
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
