Når en medarbejder skal afgive forklaring i en sag, virksomheden er part i, er jeres opgave praktisk: frigiv tiden, sørg for, at medarbejderen ved, hvor og hvornår, og at vedkommende har adgang til egne notater og dokumenter efter aftale med advokaten. Selve forberedelsen af forklaringen er advokatens område. I må ikke fortælle medarbejderen, hvad der skal siges.
Artiklen er til HR, IT-ansvarlige og nærmeste ledere. Hvad advokaten skal tænke på, når en IT-medarbejder afgiver forklaring, er beskrevet på advokatsitet. → Vidneforklaring fra IT-medarbejdere
Hvem bliver indkaldt?
Det er advokaterne, der vurderer, hvem der skal afgive forklaring, og retten, der indkalder. I sager om digitale beviser er det ofte:
- den IT-ansvarlige eller IT-leverandøren, der bevarede eller lukkede konti,
- den leder eller kollega, der først så noget,
- HR, der holdt samtaler eller håndterede fratrædelsen,
- tidligere medarbejdere, der kender til forholdene.
Det samme kan gælde i en faglig voldgift eller et afskedigelsesnævn, hvor forklaringer også spiller en rolle. → Faglig voldgift og digitale beviser
Som udgangspunkt har den, der indkaldes som vidne, pligt til at møde og afgive forklaring.
Hvad I gør nu, i rækkefølge
- Få listen fra advokaten. Hvem skal afgive forklaring, hvornår og hvor? Er det fysisk fremmøde eller over video?
- Giv medarbejderen besked i god tid. Personligt, ikke kun en kalenderinvitation. Forklar, at det er en normal del af en sag.
- Frigiv tiden. Planlæg fravær, også til forberedelse og transport. Aftal med HR, hvordan løn og eventuel godtgørelse håndteres.
- Find egne dokumenter frem. Medarbejderens egne notater, mails og logs, som vedkommende selv har lavet, kan være relevante. Aftal med advokaten, hvad medarbejderen må se igen før forklaringen.
- Aftal kontakten. Hvem hos jer svarer på praktiske spørgsmål? Typisk HR. Spørgsmål om sagen går til advokaten.
- Notér, hvad der er aftalt. Hvem fik besked, hvornår, og hvilke dokumenter blev stillet til rådighed.
Den IT-ansvarlige som vidne
IT-medarbejderen, der lukkede kontoen, satte bevarelse op eller eksporterede en log, forklarer om det, vedkommende selv gjorde og så. Det er ikke det samme som at vurdere, hvad data betyder. Det er en sagkyndigs opgave.
Det praktiske, I kan hjælpe med, er adgang til medarbejderens egne arbejdsnotater og den logbog, I forhåbentlig førte undervejs. Har IT-medarbejderen skiftet job, så tjek, at I stadig kan finde de notater, vedkommende lavede. → Skabelon til intern log over beviser
Når medarbejderen selv har lavet en fejl
Måske slettede IT-medarbejderen en konto for tidligt, eller lederen kiggede i en mailboks uden en beslutning. Det kommer typisk frem under forklaringen, og det er bedre, at advokaten kender det på forhånd. Bed medarbejderen fortælle advokaten det direkte, og gør det klart, at ærlighed ikke får konsekvenser i forhold til sagen. Forsøg ikke at skrive fejlen ud af notaterne eller lave en ny version af en logbog. Det gør en lille fejl til et stort problem.
Forklaring over video
Skal medarbejderen forklare sig over video, så sørg for et uforstyrret lokale, en stabil forbindelse og en skærm, hvor der ikke ligger sagens dokumenter fremme. Retten eller advokaten oplyser, hvad der gælder for den konkrete sag. Test udstyret dagen før, og aftal, hvem medarbejderen ringer til, hvis forbindelsen svigter. Ingen andre fra virksomheden skal sidde i lokalet under forklaringen, medmindre det er aftalt med advokaten.
Mellemlederen og kollegerne
For mange medarbejdere er det første gang, de skal i retten. Nervøsitet er normal. Det, I kan gøre, er at fjerne de praktiske bekymringer: hvor er retten, hvor lang tid tager det, hvad sker der med arbejdet imens? Det, I ikke skal gøre, er at berolige ved at gennemgå sagen.
Den nærmeste leder skal sikre, at medarbejderens opgaver bliver dækket, og at ingen i teamet spørger ind til forklaringen før eller efter.
Fortrolighed i teamet
Når flere fra samme afdeling skal forklare sig, bliver sagen let et samtaleemne. Sig til hver enkelt, at de ikke skal tale med kolleger om sagen eller om deres forklaring, før sagen er slut, og at det gælder begge veje. Giv lederen et fast svar til kolleger, der spørger: “Det er en verserende sag, og vi taler ikke om den.” Skriv ikke om forklaringerne i Teams, i fælles kalendere eller i mails til flere. → Hvad siger I til kollegerne?
Tidligere medarbejdere
En tidligere medarbejder har ingen pligt over for jer til at forberede sig. Kontakt foregår gennem advokaten, og I skal være forsigtige med at love noget eller minde om gamle konflikter. Har vedkommende stadig virksomhedens udstyr eller adgange, er det et andet spørgsmål, som skal holdes adskilt fra forklaringen.
Hvem gør hvad
- Advokat · Vurderer, hvem der skal forklare sig, og forbereder det juridiske
- HR · Giver besked, planlægger fravær, er praktisk kontaktperson
- Nærmeste leder · Dækker opgaverne og holder ro i teamet
- IT · Finder egne notater og logs frem efter aftale
Det skal I lade være med
- Fortælle medarbejderen, hvad vedkommende skal sige, eller hvad virksomheden håber at høre. En forklaring skal være medarbejderens egen.
- Samle vidnerne og gennemgå sagen i fællesskab. Det kan få forklaringerne til at ligne hinanden på en måde, der svækker dem.
- Lade vidner læse hinandens notater eller hinandens forklaringer uden aftale med advokaten.
- Antyde konsekvenser, positive eller negative, for medarbejderens job.
- Spørge ind bagefter om, hvad der blev sagt. Det får I at vide gennem advokaten, hvis det er relevant.
- Lade medarbejderen bruge virksomhedens systemer til at lede efter nye beviser til forklaringen.
Når en medarbejder ikke vil
Nogle medarbejdere er utrygge ved at skulle forklare sig mod en tidligere kollega eller en kunde. Tag bekymringen alvorligt, men pres ikke. Henvis til advokaten, der kan forklare rammerne. Spørgsmålet om at møde er ikke et spørgsmål om loyalitet over for virksomheden.
Efter forklaringen
Tak medarbejderen for tiden, og sørg for, at vedkommende kan vende tilbage til arbejdet uden at blive spurgt ud. Er sagen ikke afsluttet, kan medarbejderen blive indkaldt igen eller få opfølgende spørgsmål. Bevar derfor de notater og dokumenter, der er stillet til rådighed, til sagen er helt slut. → Retssagen er anlagt: virksomhedens rolle
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når forklaringer handler om tekniske spørgsmål, som en medarbejder ikke bør vurdere, er det advokatens beslutning, om der skal en IT-sagkyndig ind. En IT-sagkyndig kan forklare, hvad data viser, så jeres medarbejdere kan holde sig til det, de selv har gjort og set. Det skåner også medarbejderne for spørgsmål, de ikke har forudsætningerne for at svare på.
Læs også: Retssagen er anlagt: det skal virksomheden selv bidrage med · I har fået et brev fra modpartens advokat
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
