Når bestyrelsen modtager en alvorlig henvendelse, skal den gøre tre ting, før den tager stilling til indholdet: sikre selve henvendelsen, beslutte hvem der håndterer den uafhængigt af dem, den handler om, og skrive ned, hvad der er modtaget og besluttet. Bestyrelsen skal ikke selv efterforske, ikke kontakte den, henvendelsen handler om, og ikke forsøge at finde ud af, hvem der har skrevet, hvis henvendelsen er anonym.
Henvendelsen kan komme som en mail til formanden, et brev, en besked på en privat telefon eller via selskabets whistleblowerordning. Den kan handle om økonomiske uregelmæssigheder, krænkelser, illoyal adfærd eller misbrug af adgange. Uanset form er de første skridt de samme.
Trin 1: Sikr henvendelsen
Henvendelsen er i sig selv et dokument, der kan blive vigtigt. Gem den, som den er modtaget.
- Mail: Lad den ligge i indbakken. Videresend den ikke, før det er aftalt, hvordan den skal deles. Videresendelse fjerner tekniske oplysninger, som kan blive vigtige.
- Brev: Gem brev og kuvert. Notér, hvornår og hvordan det blev modtaget.
- Besked på telefon: Tag skærmbilleder med dato og afsender, og slet ikke beskeden. Overvej at få beskeden sikret af en IT-sagkyndig, hvis den er vigtig.
- Whistleblowerordning: Følg ordningens procedure. Den har ofte regler for, hvem der må se indberetningen.
Skriv et kort notat: hvem modtog henvendelsen, hvornår, hvordan, og hvem der er orienteret.
Når henvendelsen går til et enkelt medlem
Henvendelsen kommer ofte til ét bestyrelsesmedlem, måske på en privat mail eller telefon. Det medlem skal ikke håndtere sagen alene, men heller ikke sende den videre til alle. Kontakt formanden, eller næstformanden, hvis henvendelsen handler om formanden, og aftal, hvordan den skal deles. Gem originalen på den enhed, hvor den blev modtaget, og slet den ikke, heller ikke når den er overført til et sikkert sted.
Trin 2: Hvem skal håndtere den?
Henvendelsen skal håndteres af nogen, der er uafhængig af dem, den handler om. Er det direktøren, kan direktionen ikke håndtere den. Er det et bestyrelsesmedlem, skal det medlem holdes uden for. Er det formanden, skal næstformanden eller et andet medlem tage over.
Udpeg én sagsejer i bestyrelsen. Aftal, hvem i bestyrelsen der orienteres, og hvornår. Hold kredsen lille, indtil der er overblik.
→ Mistanke mod direktøren: hvem undersøger, og hvordan?
Trin 3: Protokol og beslutningslog
Bestyrelsens håndtering kan senere blive vurderet af andre: af en advokat, en revisor, en domstol eller selskabets ejere. Skriv derfor ned, hvad der er modtaget, hvad der er besluttet, og hvorfor. Brug en enkel beslutningslog med dato og beslutning. Aftal med advokaten, hvordan sagen skal fremgå af bestyrelsens protokol, så den ikke deles bredere end nødvendigt.
Trin 4: Vurder henvendelsen
Vurder henvendelsen sagligt sammen med advokaten:
- Er den konkret? Nævner den tidspunkter, systemer, beløb eller dokumenter?
- Kan noget af det umiddelbart tjekkes uden at advare nogen?
- Er der data, der kan forsvinde, hvis der ventes?
- Er der et igangværende tab?
En anonym henvendelse kan være vag, unøjagtig eller motiveret af en konflikt. Det betyder ikke, at den skal afvises. Det betyder, at den skal vurderes med omtanke, og at bestyrelsen skal være varsom med at drage konklusioner.
→ Mistanke fra en kollega, en kunde eller en anonym afsender: sådan tager I imod den
Henvendelser fra eksterne
Henvendelsen kan også komme fra en kunde, en leverandør, revisor eller en tidligere medarbejder. Afsenderen er så kendt, og bestyrelsen kan stille opklarende spørgsmål. Gør det skriftligt og neutralt, og aftal formuleringen med advokaten. Lov ikke afsenderen en bestemt behandling eller et bestemt resultat. Sig, at henvendelsen er modtaget og vil blive behandlet.
Trin 5: Bevar data, før noget sker
Kan henvendelsen føre til en undersøgelse, skal data bevares, før nogen i organisationen får det at vide. Det kræver ofte, at bestyrelsen går uden om den daglige ledelse og direkte til IT-leverandøren eller en uvildig IT-sagkyndig. Aftal med advokaten, hvordan det gøres, og hvem der giver IT besked.
Hvad bestyrelsen ikke skal gøre
- Svare afsenderen på en måde, der afslører, hvad bestyrelsen vil gøre.
- Forsøge at finde ud af, hvem der står bag en anonym henvendelse.
- Kontakte den, henvendelsen handler om, for at “høre deres side”.
- Sende henvendelsen rundt i hele bestyrelsen på mail.
- Drøfte sagen i bestyrelsesportalen, hvis den, sagen handler om, har adgang.
- Bede en medarbejder om at undersøge sagen.
Whistleblowerordningen
Har selskabet en whistleblowerordning, og er henvendelsen kommet den vej, gælder der særlige regler om fortrolighed og beskyttelse af den, der har indberettet. Bestyrelsen skal sikre, at sagen håndteres efter ordningens procedurer, og at den, der har indberettet, ikke udsættes for repressalier.
→ Whistleblowerordningen og digitale beviser
Advokatsitet beskriver de juridiske spørgsmål i whistleblowersager, herunder beskyttelsen af indberetteren.
→ Whistleblowersager: digitale beviser og beskyttelse
Tempo
Bestyrelser er vant til at træffe beslutninger på møder. En alvorlig henvendelse kan ikke altid vente til næste møde. Logs udløber, konti slettes, og den, henvendelsen handler om, kan opdage, at der er noget i gære. Aftal derfor, at sagsejeren kan bestille bevaring og sikring med det samme, og at resten af bestyrelsen orienteres bagefter. Hastesager koster ekstra hos de fleste rådgivere, også hos Nielco IT, så tag det med i beslutningen og vej det op mod risikoen for at miste data, der ikke kan skaffes igen. → Pris og tilbud
Hvem gør hvad?
- Sagsejer i bestyrelsen · Ejer sagen, holder kredsen lille
- Advokat · Vurderer henvendelsen og de juridiske skridt
- IT-sagkyndig · Sikrer henvendelsen og relevante data
- IT-leverandør · Bevarer data efter skriftlig bestilling
Hvis henvendelsen viser sig at være grundløs
Ikke alle henvendelser holder. Nogle bygger på misforståelser, andre på en konflikt mellem kolleger. Viser det sig, at der ikke er grundlag for mere, skal det også dokumenteres: hvad der blev vurderet, af hvem, og hvorfor sagen blev lukket. Det beskytter den, henvendelsen handlede om, og det beskytter bestyrelsen, hvis spørgsmålet dukker op igen. Aftal med advokaten, hvad der skal ske med det materiale, der blev bevaret, og hvornår normal sletning må genoptages.
Næste skridt
Når henvendelsen er sikret, sagsejeren udpeget og data bevaret, kan bestyrelsen beslutte, om der skal en egentlig undersøgelse til. Det kan være en uvildig undersøgelse med et kommissorium, der beskriver formål, afgrænsning og rapportering. Det kan også være, at henvendelsen ikke giver grundlag for mere. Skriv beslutningen ned, uanset hvad den bliver. Giv også afsenderen en kort tilbagemelding, hvis det er muligt og aftalt med advokaten. En henvendelse, der aldrig bliver kvitteret for, kan få afsenderen til at gå andre veje, for eksempel til pressen eller til selskabets samarbejdspartnere.
→ Bestyrelsen vil have en uvildig undersøgelse: sådan bestilles den
Læs også: Mistanke mod direktøren: hvem undersøger, og hvordan? · Bestyrelsen vil have en uvildig undersøgelse: sådan bestilles den
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
