Til det første opkald skal I kunne svare på fem ting: hvad der er sket, hvem det handler om, hvilket udstyr og hvilke konti der er relevante, hvad I allerede har gjort, og hvor travlt det er. I behøver ikke have alle svarene, men jo mere I har klar, jo hurtigere kan den IT-sagkyndige vurdere, hvad der skal sikres først, og om det haster.
Det første opkald er sjældent langt. Det handler om at få overblik, ikke om at gennemgå hele sagen. Men det er her, prioriteringen lægges, og her bliver det afgjort, om noget skal ske i dag. Brug listen nedenfor som forberedelse. Den tager typisk en halv time at udfylde for den, der kender sagen.
Før I ringer: fem minutters forberedelse
Find et sted, hvor I kan tale uforstyrret. Ring ikke fra et kontor med åben dør, og ikke fra en telefon, som den, sagen handler om, har adgang til. Hav papir og blyant eller en sikker fil klar, så I kan notere, hvad der bliver aftalt.
1. Hvad er der sket?
- Hvornår opstod mistanken, og hvad udløste den?
- Hvad har I konkret set eller fået at vide, og af hvem?
- Hvilken periode kan det handle om?
- Er der et igangværende tab eller en igangværende adgang?
Beskriv det, I har observeret, ikke det, I tror. “En kunde har fået et tilbud med vores priser fra en konkurrent” er mere brugbart end “medarbejderen har stjålet kundelisten”. Den IT-sagkyndige har brug for de faktiske tegn for at vide, hvor sporene kan ligge.
2. Hvem handler det om?
- Rolle og afdeling, ikke nødvendigvis navn i første omgang.
- Er personen stadig ansat, fritstillet, sygemeldt eller stoppet?
- Hvornår stoppede eller stopper personen?
- Har personen haft særlige adgange, for eksempel som administrator?
Er der flere personer involveret, så tag dem med. Er der en ekstern part, for eksempel en leverandør eller en tidligere medarbejder, der nu arbejder hos en konkurrent, så nævn det.
3. Hvilket udstyr og hvilke konti?
Lav en kort liste:
- Computer · Type, hvor den er, og om den er i brug
- Telefon · Firmatelefon eller privat, tændt eller slukket
- Mail og filer · Microsoft 365, Google Workspace eller andet
- Andre systemer · CRM, økonomi, fildeling, chat
Notér også, hvem der administrerer systemerne: egen IT, en IT-leverandør eller en enkelt person. Den IT-sagkyndige skal vide, hvem der kan give adgang, og hvem der kan stoppe sletning.
4. Hvad har I allerede gjort?
Det vigtigste punkt, og det, mange springer over. Fortæl ærligt:
- Er kontoen spærret, slettet eller konverteret?
- Har nogen logget ind på computeren eller kigget i telefonen?
- Har nogen videresendt mails eller taget skærmbilleder?
- Er udstyret nulstillet, geninstalleret eller givet videre?
- Er der sat bevarelse på postkasse og filer?
- Har I talt med den, sagen handler om?
Det er sjældent et stort problem, at noget er gjort, hvis det er dokumenteret. Det bliver et problem, hvis det kommer frem senere. Den IT-sagkyndige skal vide det for at kunne tage højde for de ændringer, der er sket.
5. Hvor travlt er det?
Nævn alt, der kan få data til at forsvinde snart:
- konti, der slettes automatisk efter en periode,
- udstyr, der skal leveres tilbage eller geninstalleres,
- logs, der kun gemmes kort tid,
- en medarbejder, der stadig har adgang,
- en frist fra en advokat, myndighed eller retten.
Haster det, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT, så det er rimeligt at få det at vide, før I beslutter jer. I akutte sager kan John Nielsen være på stedet inden for få timer.
Hvem i virksomheden skal ringe?
Lad den, der ejer sagen, ringe. Det er typisk direktøren, ejeren eller den HR-ansvarlige, der har fået ansvaret. Det er ikke en god idé at lade IT-medarbejderen ringe alene, selvom samtalen bliver teknisk. IT kan deltage, men beslutninger om, hvad der skal sikres, hvornår og til hvilken pris, skal træffes af en, der har mandat til det.
Er sagen rettet mod en i ledelsen, ringer bestyrelsesformanden eller en anden ejer. Sørg for, at den, der ringer, kan træffe beslutninger samme dag, hvis det viser sig at haste.
Hvis I ikke kan svare på det hele
Det er normalt ikke at have alle svar ved det første opkald. Sig det, og sig, hvem der kan finde svaret. Ofte kan den IT-sagkyndige hjælpe med at stille de rigtige spørgsmål til jeres IT eller leverandør. Det vigtige er, at I ikke gætter. Et forkert svar om, hvorvidt en konto er slettet, eller hvor en telefon er, kan føre til en forkert prioritering.
Det har advokaten brug for, hvis I har en
Har I allerede en advokat, så fortæl det, og oplys, hvem det er. Aftal, om advokaten eller I er kontaktperson, og hvem der bestiller opgaven. Hubben har en tjekliste over, hvad advokaten typisk skal have fra IT, og den passer også godt som forberedelse til den IT-sagkyndige.
→ Tjekliste: Hvad skal advokaten have fra IT?
Det skal I ikke gøre før opkaldet
- Lad være med at “lige tjekke” udstyret, så I har mere at fortælle.
- Lad være med at bede IT om at finde frem til noget i postkassen.
- Lad være med at sende materiale til den IT-sagkyndige, før I har aftalt hvordan.
- Lad være med at fortælle flere kolleger, at I ringer.
Hvad I får ud af opkaldet
Efter det første opkald bør I vide:
- hvad der skal bevares eller sikres først, og af hvem,
- hvad IT skal gøre nu, og hvad IT ikke skal gøre,
- om den IT-sagkyndige skal ud, og hvornår,
- hvad I skal forberede til sikringen,
- om der skal en advokat ind, hvis I ikke allerede har en.
Bed om, at aftalen bliver bekræftet på mail, og hold styr på, hvem der har fået hvilke opgaver. Gem bekræftelsen i jeres sagsmappe sammen med notatet fra opkaldet.
Gør det lettere næste gang
Brug skabelonerne til at samle oplysningerne. En kort tidslinje over hændelsen og en brief til den IT-sagkyndige gør det første opkald kortere og mere præcist, og de kan genbruges af advokaten.
→ Skabelon: tidslinje over hændelsen
→ Skabelon: brief til den IT-sagkyndige
Når opkaldet er overstået, og sikringen er aftalt, er næste skridt at forberede det praktiske: adgange, kontaktperson og et sted at arbejde. Det er beskrevet i en separat artikel om, hvad virksomheden skal stille til rådighed under en sikring, så den kan gennemføres uden forsinkelse og uden at forstyrre driften mere end nødvendigt.
→ Det skal virksomheden stille til rådighed under en sikring
Læs også: Sådan vælger virksomheden en uvildig IT-ekspert til sagen · Skal advokaten eller virksomheden bestille den IT-sagkyndige?
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
