En sikring går hurtigst og forstyrrer mindst, når virksomheden har fire ting klar: én kontaktperson med beslutningsret, de nødvendige administratoradgange, et roligt lokale med strøm og netværk, og udstyret samlet ét sted med en liste over, hvem der har haft det. Resten kan den IT-sagkyndige typisk selv medbringe.
Artiklen er til IT-ansvarlige og ledere, der har bestilt en sikring og vil være forberedt. Hubben beskriver selve forløbet ved en digital bevissikring. Her handler det om jeres side af opgaven: hvad I skal sørge for, og hvad I ikke skal gøre, mens sikringen står på.
→ Sådan foregår en digital bevissikring
1. En kontaktperson med beslutningsret
Udpeg én person, der er til stede eller kan nås hele tiden, mens sikringen foregår. Personen skal kunne:
- åbne døre og skaffe adgang til lokaler og skabe,
- træffe beslutninger, hvis der dukker noget uventet op,
- kontakte IT, IT-leverandøren og ledelsen,
- holde andre medarbejdere væk fra arbejdet.
Det er typisk sagsejeren eller en, sagsejeren har udpeget. Det bør ikke være en kollega, der er tæt på den, sagen handler om.
2. Administratoradgange
Den IT-sagkyndige skal ofte bruge en administratoradgang til cloudtjenester som Microsoft 365 eller Google Workspace for at sikre postkasser, filer og logs. Forbered det sammen med jeres IT:
- Opret en midlertidig administratorkonto til sikringen, eller aftal, hvem der logger ind.
- Sørg for, at to-faktor-godkendelse kan gennemføres, uden at den, sagen handler om, får besked.
- Tjek, at licensen giver adgang til de nødvendige funktioner, for eksempel bevarelse og eksport.
- Notér, hvornår adgangen blev oprettet, og luk den igen bagefter.
Lad IT forberede adgangen, men lad den IT-sagkyndige foretage selve sikringen. Skriv ned, hvem der har oprettet hvad.
3. Adgang til udstyr
Saml de computere, telefoner, tablets og eksterne drev, der skal sikres. For hver enhed skal I kunne oplyse:
- Hvem der har brugt enheden · Den skal knyttes til en person
- Hvor den har været siden · Kæden af ansvar
- Adgangskode eller PIN, hvis I har den · Uden den kan sikringen blive begrænset
- Om den er tændt eller slukket · Det afgør fremgangsmåden
Lad enhederne ligge, som de er. Tænd ikke en slukket computer, og sluk ikke en tændt telefon. Har I spørgsmål, så ring til den IT-sagkyndige, før I gør noget.
4. Et roligt lokale
Sikring af en computer eller telefon kan tage flere timer. Den IT-sagkyndige skal bruge:
- et lokale, der kan låses, eller hvor andre ikke kommer forbi,
- et bord med plads til udstyr,
- stikkontakter, gerne flere,
- netværk, hvis cloudtjenester skal sikres på stedet.
Lokalet bør ikke ligge i den afdeling, hvor den, sagen handler om, har arbejdet. Brug et mødelokale i en anden ende af huset, eller aftal, at sikringen sker uden for normal arbejdstid.
Udstyr, der ikke er på kontoret
Ofte er en del af udstyret ikke samlet. En bærbar kan være hjemme hos en medarbejder, en telefon kan være på farten, og en ekstern harddisk kan være i et skab, ingen har nøglen til. Lav en liste over det, I ved findes, og hvor det er. Lad være med at sende bud efter udstyret på en måde, der afslører sagen, og lad være med at bede medarbejderen om selv at bringe det, før det er aftalt med HR og advokat.
Er udstyret en fratrådt medarbejders, og er det ikke afleveret, er det en sag for advokaten. Den IT-sagkyndige kan fortælle, hvad der kan sikres i jeres egne systemer imens.
5. En liste over systemer og ansvarlige
Lav en kort liste over de systemer, der kan være relevante, og hvem der kan give adgang til dem. Det sparer tid, når den IT-sagkyndige skal vurdere, hvad der skal med.
- mail og filer i skyen,
- CRM, økonomi og fagsystemer,
- chat og samarbejdsværktøjer,
- telefoni og mobilabonnementer,
- fysisk adgangskontrol og alarmer, hvis det er relevant.
→ Skabelon: kontaktliste til systemejere og leverandører
6. Jeres IT-leverandør skal være klar
Ligger driften hos en ekstern leverandør, så giv leverandøren besked i god tid. Aftal, at en kontaktperson er tilgængelig på telefon under sikringen, og at leverandøren ikke ændrer noget på de relevante konti eller enheder imens. Bed om bekræftelse på skrift.
→ Når IT-driften ligger hos en ekstern leverandør
Hvad I ikke skal gøre, mens sikringen står på
- Lad være med at fortælle andre medarbejdere, hvad der foregår, ud over det nødvendige.
- Lad være med at ændre adgangskoder, slette konti eller køre opdateringer på de relevante systemer.
- Lad være med at bede den IT-sagkyndige om “lige at kigge” på noget, der ikke er en del af opdraget.
- Lad være med at kigge med på skærmen, hvis den viser private data.
Private data og andres data
Udstyr og postkasser indeholder næsten altid private data og oplysninger om kolleger og kunder. Den IT-sagkyndige sikrer typisk hele enheden eller kontoen, fordi en udvælgelse på stedet kan gå glip af spor. Det betyder ikke, at alt bliver gennemgået. Hvad der må gennemgås, afgøres af opdraget og af reglerne om kontrol med medarbejdere og persondata. Aftal det på forhånd, og sørg for, at materialet opbevares sikkert og kun er tilgængeligt for dem, der har brug for det.
Hvad I får, når sikringen er færdig
Når sikringen er gennemført, får I typisk en oversigt over, hvad der er sikret, med kontrolværdier og tidspunkter. Gem den i jeres sagsmappe. Udstyret kan ofte gives tilbage til jer, men aftal, hvornår det må tages i brug igen. Bliver det brugt for tidligt, og viser det sig, at der skal sikres mere, kan det være for sent.
Tid og forstyrrelse
En sikring kan ofte laves uden at forstyrre den daglige drift ret meget. Cloudsikringer kører i baggrunden, og computere og telefoner sikres i lokalet. Planlæg dog med, at kontaktpersonen er optaget det meste af dagen. Haster det, og skal den IT-sagkyndige være på stedet hurtigt, så sig det fra start. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Hvis den, sagen handler om, er til stede
Det kan ske, at medarbejderen stadig er ansat og på kontoret. Aftal på forhånd med advokat og HR, hvordan det håndteres. Den IT-sagkyndige skal ikke tale med medarbejderen om sagen, og sikringen skal planlægges, så den ikke afslører noget unødigt.
Huskeliste
- ☐ Kontaktperson udpeget og orienteret
- ☐ Administratoradgang forberedt og noteret
- ☐ Udstyr samlet med oplysninger om brugere og opbevaring
- ☐ Lokale reserveret
- ☐ Liste over systemer og ansvarlige klar
- ☐ IT-leverandør orienteret og tilgængelig
- ☐ Aftale om, hvem der modtager oversigten over det sikrede
Har I ikke nået det hele, så sig det. Den IT-sagkyndige kan hjælpe med at prioritere, så det vigtigste bliver sikret først.
→ Det første opkald til en IT-sagkyndig
Læs også: Skal advokaten eller virksomheden bestille den IT-sagkyndige? · Advokat, IT-sagkyndig og intern IT i samme sag: arbejdsgangen
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Haster det? Akut hjælp · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
