Står der i jeres IT-kontrakt, at tvister afgøres ved voldgift, så er det som udgangspunkt en voldgiftsret og ikke en domstol, der afgør sagen. For virksomheden betyder det tre ting i praksis: afgørelsen er som hovedregel endelig, sagen kører hurtigere og mere fortroligt, og I skal selv bidrage med data, folk og tid efter en tidsplan, der bliver fastlagt tidligt. Ledelsen bør derfor forberede sig på voldgiften, allerede når tvisten tegner sig.
Artiklen er til ejeren, direktøren og IT-chefen i en virksomhed, der står over for en voldgiftssag med en IT-leverandør eller en kunde. Den juridiske proces er beskrevet for advokater. → Digitale beviser i voldgiftssager
Hvad voldgift er, kort fortalt
Voldgift er en privat domstol, som parterne har aftalt at bruge. Voldgiftsloven sætter rammen. Hvis den ene part alligevel anlægger sag ved domstolene, skal domstolen efter voldgiftslovens § 8 afvise sagen, hvis den anden part kræver det, medmindre voldgiftsaftalen er ugyldig eller ikke kan gennemføres.
Mange IT-kontrakter henviser til Voldgiftsinstituttet. Instituttets regler for behandling af voldgiftssager er gældende fra 13. april 2021. Efter reglerne består voldgiftsretten af én voldgiftsdommer, medmindre parterne har aftalt andet, eller instituttets formandskab beslutter, at sagen skal afgøres af tre. Formanden for voldgiftsretten skal være jurist.
Det ændrer sig for jer
- Endelighed · Afgørelsen kan som udgangspunkt ikke ankes
- Tempo · Tidsplanen fastlægges tidligt og følges tæt
- Fortrolighed · Sagen foregår ikke i et offentligt retslokale
- Udgifter · Parterne betaler selv voldgiftsretten
- Sagkyndige · Begge parter har ofte hver sin IT-sagkyndige
At afgørelsen er endelig, er måske det vigtigste. Der er ingen ny runde, hvor I kan rette op på et svagt bevis. Det, I ikke får frem i voldgiften, kommer typisk ikke frem. En voldgiftskendelse kan kun i snævre tilfælde underkendes af domstolene.
Fortroligheden er ofte en fordel, fordi forretningshemmeligheder og interne mails ikke bliver offentlige. Instituttets regler pålægger voldgiftsretten og instituttet fortrolighed. Om parterne selv er bundet, afhænger af aftalen.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Find voldgiftsklausulen. Læs den præcist: hvilket institut, hvor mange voldgiftsdommere, krav om mediation eller forhandling først. → Voldgiftsklausulen i IT-kontrakten
- Udpeg én sagsejer. Én person samler materialet og har kontakten til advokaten.
- Send en bevarelsesinstruks. Mails, chats, sager i projektværktøjer, logs og testmiljøer må ikke slettes. → Skabelon: intern instruks om at bevare data
- Lav en tidslinje med kilder. Hvert punkt skal pege på et dokument. → Skabelon: tidslinje over hændelsen
- Kortlæg hvor data ligger. Hos jer, hos modparten, hos en tredje leverandør eller i en skytjeneste.
- Afklar sagkyndig bistand tidligt. I voldgift er det almindeligt, at parterne selv fører sagkyndige. Den sagkyndige skal have tid til at gennemgå data, før fristerne er fastlagt.
- Sæt tid af i kalenderen. Medarbejdere, der kender systemerne, skal kunne bruges i perioder, der ligger fast.
Tidsplanen kommer hurtigt
Efter instituttets regler indkalder voldgiftsretten hurtigst muligt til et forberedende møde. Her drøftes blandt andet, hvilke forhold der skal bevises, hvordan beviser optages, parternes egne ekspertvidner og tidsplanen for resten af sagen. Instituttets regler lægger op til, at udkastet til kendelsen så vidt muligt foreligger senest seks måneder efter, at sagen er sendt til voldgiftsretten.
For virksomheden betyder det, at det tekniske arbejde ikke kan vente. Sikring, udtræk og gennemgang skal være planlagt, før mødet holdes. Ellers bliver jeres egne data flaskehalsen. Spørg den sagkyndige, hvor lang tid arbejdet tager, før advokaten foreslår frister.
Voldgiftsretten skal forstå teknikken
Voldgiftsdommeren er ofte jurist og ikke nødvendigvis IT-kyndig. Det betyder, at jeres tekniske forklaring skal kunne læses af en, der ikke kender jeres systemer. Fejlrapporter, logs og testresultater skal oversættes til et forløb: hvad var aftalt, hvad skete der, og hvad viser data. Den oversættelse er en vigtig del af arbejdet, og den skal bygge på materiale, som modparten også kan efterprøve.
Voldgiftsretten kan selv udpege en sagkyndig til bestemte spørgsmål. Så skal I kunne give den sagkyndige adgang til data og systemer efter voldgiftsrettens anvisning. Det kræver, at I ved præcis, hvad der er sikret, og hvornår. → Sagkyndig i en voldgiftssag: forbered data og medarbejdere
Fremlæggelse af dokumenter
Efter instituttets regler kan voldgiftsretten opfordre en part til at fremlægge dokumenter eller andre beviser, som parten råder over. Undlader parten det uden rimelig grund, kan voldgiftsretten lægge vægt på det til fordel for modparten. Beviser, der kommer efter fristen, kan blive afvist.
I praksis skal I altså kunne finde og udlevere materiale hurtigt og præcist. Det kræver, at I ved, hvor data ligger, og at intet er slettet efter tvisten opstod. Fortæl advokaten tidligt, hvis noget mangler. Det er bedre at forklare et hul end at blive overrasket af det.
Hvem gør hvad
- Direktør eller ejer · Beslutter, godkender tidsplan og udgifter
- Sagsejer · Samler materiale og koordinerer med advokaten
- IT-chef · Bevarer data, laver udtræk, forklarer systemerne
- Økonomi · Opgør krav, udgifter og interne timer
- Advokat · Fører sagen og forhandler procesreglerne
- IT-sagkyndig · Sikrer og gennemgår data, skriver erklæring
Det skal I lade være med
- Ignorere sagen, fordi den ikke er ved domstolene. En voldgiftsret kan afgøre sagen, selv om en part ikke medvirker.
- Rydde op i systemerne. Ændringer efter tvisten opstod, kan svække jeres beviser.
- Lade leverandøren alene forklare de tekniske forhold. Har I ikke selv en sagkyndig, er det modpartens forklaring, der står alene.
- Undervurdere den interne tid. Medarbejdere skal finde data, forklare forløb og måske afgive forklaring.
- Skrive vurderinger i interne kanaler. Det, der skrives nu, kan ende som bilag.
Udgifterne
I voldgift betaler parterne voldgiftsretten og instituttets administration, og der skal typisk stilles sikkerhed undervejs. Voldgiftsretten træffer afgørelse om, hvordan omkostningerne fordeles. Spørg advokaten om et realistisk overslag, før I beslutter jer for strategien, og husk jeres egen sagkyndige i budgettet. Undersøg også, om jeres retshjælpsforsikring kan dække noget af sagen. → Retshjælpsdækning i erhvervsforsikringen
Andre veje end en fuld voldgift
En voldgiftsklausul udelukker ikke, at parterne forhandler eller aftaler mediation. Voldgiftsinstituttet har også regler for en vejledende juridisk eller teknisk udtalelse i IT-sager, som parterne kan aftale at bruge. Den er ikke bindende, medmindre parterne aftaler det. → IT-tvister ved Voldgiftsinstituttet
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når voldgift er på bordet, skal advokaten ind med det samme. En uvildig IT-sagkyndig bør ind, før tidsplanen fastlægges, så sikring og gennemgang kan nås. Nielco IT har haft opgaver via Voldgiftsinstituttet, er IT-sagkyndig med retssagserfaring og arbejder uvildigt, uden leverandørpartnerskaber. Alt IT-sagkyndigt arbejde er omfattet af tavshedspligt, og Nielco IT underskriver en fortrolighedsaftale på forespørgsel.
Læs også: Agilt projekt i tvist: det tæller som dokumentation · Voldgiftsklausulen i IT-kontrakten: det skal I vide, før der opstår en tvist
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
