En voldgiftsklausul i en IT-kontrakt betyder, at en fremtidig tvist som udgangspunkt skal afgøres af en voldgiftsret i stedet for af domstolene. Klausulen bestemmer dermed, hvor hurtigt sagen kører, hvem der afgør den, og at afgørelsen som hovedregel er endelig. Derfor skal ledelsen kende klausulen, før der er en tvist, og sørge for, at dokumentationen af samarbejdet er i orden fra start.
Artiklen er til ledelsen, indkøb og IT-chefen, der skal underskrive eller allerede har underskrevet en IT-kontrakt. Den erstatter ikke advokatens rådgivning om formuleringen. Hvad det betyder, når tvisten faktisk er i gang, er beskrevet for sig. → IT-tvisten skal i voldgift
Hvorfor klausulen fortjener opmærksomhed
Afsnittet om tvister står ofte sidst i kontrakten, og det bliver sjældent drøftet. Men når et IT-projekt går galt, eller et angreb rammer en driftsaftale, er det netop det afsnit, der afgør, hvordan sagen forløber. Klausulen kan ikke uden videre ændres, når tvisten først er opstået, medmindre begge parter er enige.
Har parterne aftalt voldgift, skal en domstol efter voldgiftslovens § 8 afvise en retssag om tvisten, hvis den anden part kræver det, medmindre aftalen er ugyldig eller ikke kan gennemføres.
Det skal I tjekke i klausulen
- Hvilket institut eller hvilke regler? · Bestemmer procesreglerne og udpegningen
- Hvor mange voldgiftsdommere? · Påvirker udgifter og sammensætning
- Er der et trin før voldgift? · Forhandling eller mediation kan være et krav
- Hvilke tvister er omfattet? · Alle tvister eller kun visse typer
- Hvilket sprog og hvilket sted? · Vigtigt ved udenlandske leverandører
- Er der en hasteprocedure? · Kan blive aktuel, hvis data er ved at forsvinde
Voldgiftsinstituttet anbefaler en klausul, hvor alle tvister i forbindelse med kontrakten, også om dens eksistens og gyldighed, afgøres ved voldgift efter instituttets regler. Efter instituttets regler består voldgiftsretten af én voldgiftsdommer, hvis intet andet er aftalt, men instituttets formandskab kan bestemme, at der skal være tre. Ønsker parterne et bestemt antal, kan det skrives ind. Instituttet har også anbefalede klausuler om mediation alene og om mediation efterfulgt af voldgift.
Klausuler, der kan give problemer
Nogle klausuler skaber tvivl, når de skal bruges:
- Uklare henvisninger, fx til et institut eller regelsæt, der ikke kan identificeres.
- Forskellige klausuler i forskellige dokumenter, fx voldgift i hovedaftalen og domstole i en databehandleraftale eller i leverandørens standardvilkår.
- Krav om forhandling i en bestemt periode, før voldgift kan indledes, uden at det står klart, hvornår perioden starter.
- Udenlandsk voldgift og udenlandsk ret, som kan gøre sagen dyrere og tungere for en mindre virksomhed.
Find alle aftaledokumenter frem, også bilag og tillæg, og læs tvistafsnittene ved siden af hinanden. Er de uens, så bed advokaten om at vurdere det, mens samarbejdet stadig fungerer.
Hvad betyder det for jeres dokumentation?
Voldgift kører efter en fast tidsplan, og afgørelsen kan som udgangspunkt ikke ankes. Der er altså ikke tid til at lede efter dokumentation, når sagen er i gang, og ingen ny chance bagefter. Det, der ikke er gemt under samarbejdet, er svært at skaffe senere.
Derfor bør I allerede under kontraktperioden:
- Gemme den underskrevne kontrakt og alle tillæg samlet, med dato og version.
- Føre referater af styregruppemøder og sende dem til leverandøren til bemærkninger.
- Melde fejl skriftligt, i det system eller den kanal, aftalen foreskriver.
- Eksportere sager og historik fra projektværktøjer, I ikke selv ejer, med jævne mellemrum.
- Sikre, at logning er slået til og gemmes længe nok. → IT-kontrakt: krav om logning og bistand ved bevissikring
Fortrolighed: tjek, hvad der faktisk er aftalt
Mange vælger voldgift, fordi sagen ikke bliver offentlig. Voldgiftsinstituttets regler pålægger voldgiftsretten og instituttet at holde alle forhold vedrørende sagen fortrolige. Reglerne siger ikke på samme måde, at parterne selv er bundet. Er fortrolighed vigtig for jer, så tal med advokaten om, hvorvidt den skal stå direkte i kontrakten.
Hasteprocedurer og bevissikring
Selv med en voldgiftsklausul kan der opstå situationer, hvor data er ved at forsvinde, før en voldgiftsret er nedsat. Voldgiftsinstituttets regler har bestemmelser om en midlertidig voldgiftsdommer og en hastevoldgiftsdommer til bevisoptagelse og foreløbige retsmidler, der ikke kan vente. Voldgiftsloven giver også domstolene en rolle. Hvilken vej der passer, er et spørgsmål for advokaten. → Domstolenes hjælp til bevisoptagelse i voldgift
For virksomheden er pointen enkel: Klausulen fritager jer ikke for at sikre data hurtigt. Den ændrer kun, hvem der skal tage stilling til dem bagefter.
En vejledende udtalelse som alternativ
Til IT-sager har Voldgiftsinstituttet regler for en hurtig juridisk eller teknisk udtalelse, som parterne kan aftale at bruge, enten i kontrakten eller når tvisten er opstået. Udtalelsen er ikke bindende, medmindre parterne aftaler det. Det kan være en måde at få en uvildig vurdering på et tidligt tidspunkt. → IT-tvister ved Voldgiftsinstituttet
Når I selv er IT-leverandøren
Klausulen virker begge veje. Er det jer, der leverer software, drift eller rådgivning, er det jeres egne kontrakter og standardvilkår, der bestemmer, hvordan en tvist med en kunde skal løses. Overvej med advokaten, om voldgift passer til jeres typiske kunder og sagsstørrelser, og om klausulen er den samme i alle jeres skabeloner.
Som leverandør skal I også kunne dokumentere jeres egen del: hvad kunden bestilte, hvilke ændringer kunden ønskede, hvad I leverede, og hvornår kunden godkendte. Den dokumentation skal være samlet, før en kunde rejser et krav, og ikke først når voldgiftsretten har fastlagt fristerne. → Kunden giver jer (IT-leverandøren) skylden
Gennemgå de kontrakter, I allerede har
De fleste virksomheder har flere IT-aftaler kørende samtidig: drift, licenser, skytjenester, udvikling og support. Lav en enkel liste over de vigtigste aftaler med tre oplysninger for hver: hvordan tvister løses, hvilken ret der gælder, og hvor den underskrevne version ligger. Listen tager kort tid at lave og sparer meget tid, den dag en af aftalerne bliver til en sag.
Hvem gør hvad
- Ledelsen · Beslutter, hvilken tvistløsning I vil acceptere
- Indkøb · Samler alle aftaledokumenter og tjekker klausulerne
- IT-chef · Sikrer logning, eksport og referater i kontraktperioden
- Advokat · Vurderer og formulerer klausulen
Det skal I lade være med
- Underskrive leverandørens standardvilkår uden at læse tvistafsnittet.
- Gå ud fra, at voldgift altid er hurtigere og billigere. Det afhænger af sagen og af klausulen.
- Stole på, at leverandøren gemmer historikken. Når samarbejdet slutter, kan adgangen forsvinde.
- Vente med at kende klausulen, til I har brug for den.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Advokaten skal vurdere klausulen, før kontrakten underskrives, og igen, når en uenighed tegner sig. En uvildig IT-sagkyndig kan hjælpe, når data skal sikres, eller når de tekniske spørgsmål skal vurderes. Nielco IT har haft opgaver via Voldgiftsinstituttet og arbejder uvildigt uden leverandørpartnerskaber.
Læs også: IT-tvisten skal i voldgift: det betyder det for virksomheden · Sagkyndig i en voldgiftssag: sådan forbereder virksomheden data og medarbejdere
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
