Bestyrelsesmateriale hører til i virksomhedens systemer, ikke på private mailkonti. Når materialet ligger privat, kan virksomheden hverken finde det, bevare det eller dokumentere, hvem der har set hvad. Løsningen er en fast kanal til bestyrelsesarbejdet og en klar aftale om, hvad der sker med det materiale, der allerede ligger privat.
Artiklen er til bestyrelsesformanden og direktionen. Den beskriver, hvorfor det er et problem, hvordan I lægger om, og hvad I gør, hvis der opstår en sag, mens materialet stadig ligger på private konti.
Hvorfor det er så almindeligt
I mange mindre virksomheder er bestyrelsen sammensat af ejere, familie, eksterne medlemmer og måske en medarbejdervalgt. De fleste har en anden hovedbeskæftigelse og en mailadresse, de bruger til alt. Det er praktisk at sende dagsorden og bilag dertil. Ingen har tænkt over, at det kan blive et problem.
Det bliver et problem, når der opstår uenighed. For eksempel i en tvist mellem ejere, ved et salg af virksomheden, når en kurator spørger ind til ledelsens beslutninger, eller når et bestyrelsesmedlem forlader bestyrelsen i konflikt.
Hvad er problemet konkret?
- Virksomheden kan ikke finde materialet. Den har ingen adgang til private konti.
- Virksomheden kan ikke bevare det. Det private materiale kan slettes, når som helst, og det kan virksomheden ikke forhindre.
- Der er ingen log. Det kan ikke ses, hvem der har videresendt eller åbnet hvad.
- Fortroligheden er svag. Private konti er ofte dårligere beskyttet, og familiemedlemmer kan have adgang til den samme computer eller konto.
- Persondata ligger uden for kontrol. Bestyrelsesmateriale kan indeholde oplysninger om medarbejdere og kunder.
Når der opstår en tvist, kan spørgsmålet om, hvad bestyrelsen vidste, blive centralt. Så er det en svaghed, hvis svaret ligger spredt på private konti. → Ledelsesansvar: mails og bestyrelsesmateriale som bevis
Sådan lægger I om
- Beslut én kanal. Det kan være en bestyrelsesportal eller en sikker mappe i virksomhedens eget system. Det vigtigste er, at virksomheden ejer den.
- Giv alle medlemmer en konto. Enten en mailadresse i virksomhedens domæne eller en personlig adgang til portalen, med flerfaktorgodkendelse.
- Skriv det i forretningsordenen. Al bestyrelseskommunikation går gennem den aftalte kanal. Materiale sendes ikke til private adresser.
- Gør det nemt. Hjælp medlemmerne med at få adgang på deres telefon og computer. Hvis den nye kanal er besværlig, ender mails alligevel på private konti.
- Beskriv, hvad der sker ved udtræden. Kontoen lukkes, materialet bliver i virksomheden, og medlemmet bekræfter, at kopier er slettet.
Sæt en dato for skiftet, og hold fast i den. Fra den dag sendes intet bestyrelsesmateriale til private adresser, heller ikke som en hurtig kopi. Bed sekretæren eller den, der udsender materialet, om at afvise anmodninger om at få det sendt privat og henvise til den aftalte kanal.
Bloker eventuelt automatisk videresendelse fra virksomhedens konti til private adresser. → Blokér videresendelse til private adresser
Hvad med telefonen og beskedtjenester?
Privat mail er ikke den eneste udfordring. Mange bestyrelser drøfter sager i en fælles gruppe på en beskedtjeneste eller ringer sammen uden referat. Det er hurtigt og uformelt, men det skaber de samme problemer: virksomheden har ingen kopi, og beskederne kan forsvinde, når en telefon skiftes, eller når autosletning er slået til.
Aftal derfor også:
- at beslutninger kun træffes på møder eller skriftligt i den aftalte kanal,
- at uformelle drøftelser, der fører til en beslutning, bliver opsummeret i referatet,
- at autosletning ikke bruges i beskedgrupper om virksomhedens forhold,
- at gruppen lukkes, eller at udtrådte medlemmer fjernes, når sammensætningen ændres.
Det handler ikke om at forbyde uformel kontakt. Det handler om, at virksomheden kan dokumentere sine beslutninger, også om fem år.
Hvem gør hvad?
- Formand · Beslutter kanalen og følger op
- Direktion · Sørger for, at den bliver sat op
- IT · Opretter konti, adgange og logning
- Bestyrelsesmedlemmer · Bruger kanalen og flytter gammelt materiale
Det materiale, der allerede ligger privat
De fleste bestyrelser har år med materiale på private konti. Det forsvinder ikke, fordi I skifter kanal. Gør sådan:
- Bed medlemmerne om at sørge for, at virksomheden har en fuld kopi af alt bestyrelsesmateriale, de har modtaget.
- Lad virksomheden kontrollere, at arkivet er komplet: dagsordener, bilag, referater og protokoller.
- Aftal, hvornår medlemmerne må slette deres private kopier, og at det sker først, når virksomheden har en komplet kopi.
- Notér, hvad der er modtaget, og fra hvem.
Hvis der allerede er en tvist eller en sag på vej, skal I ikke bede nogen om at slette noget. Så skal materialet bevares, hvor det er. → I har modtaget et krav om at bevare data
Når der opstår en sag, mens materialet ligger privat
Virksomheden kan ikke selv sikre data på et bestyrelsesmedlems private konto. Det kræver medlemmets samarbejde eller juridiske skridt. Tal med advokaten om, hvordan I griber det an.
Er medlemmet villigt til at hjælpe, kan mails eksporteres eller sikres, så både indhold og tekniske oplysninger bevares. Et videresendt mail eller et skærmbillede mister typisk de oplysninger, der viser, hvornår og fra hvem mailen kom. → Sådan gemmer du en mail korrekt som bevis
Er medlemmet en del af tvisten, er situationen en anden. Her bør I ikke selv kontakte vedkommende om materialet uden at have talt med advokaten først. I tvister mellem ejere kan adgangen til bestyrelsesmateriale i sig selv blive et stridspunkt. → Aktionærtvister og bestyrelsesportaler
Det skal I lade være med
- At logge ind på et medlems private konto. Selv med en kendt adgangskode er det ikke virksomhedens konto.
- At bede om, at gammelt materiale slettes, når der er en sag i gang.
- At sende fortroligt materiale “bare denne ene gang” til en privat adresse.
- At lade udtrådte medlemmer beholde adgangen til portalen. Luk den, og notér datoen.
- At glemme suppleanter, observatører og rådgivere. De får ofte det samme materiale.
- At skifte kanal uden at fortælle hvorfor. Medlemmerne følger reglen bedre, når de forstår, at den beskytter både virksomheden og dem selv, hvis der senere bliver spurgt til bestyrelsens arbejde.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
At lægge kanalen om er en IT-opgave, som de fleste leverandører kan løse. Hjælp udefra bliver relevant, når der er en konkret sag, og materiale på private konti skal sikres, så det kan bruges. Her er det vigtigt, at sikringen sker korrekt og kan dokumenteres, og at der kun sikres det, der er aftalt.
Nielco IT er en uvildig IT-sagkyndig med retssagserfaring og hjælper med at sikre mail og cloud-data, så det senere kan efterprøves. Spørgsmålet om, hvad bestyrelsen generelt bør have styr på, er samlet i en spørgeliste. → Bestyrelsens spørgsmål om bevisberedskab
Læs også: Ledelsens IT-beslutninger: dokumentér dem, før de bliver et ansvarsspørgsmål · Ledelsesansvarsforsikringen: når ledelsen er under mistanke, eller kravet kommer
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
