Når en ejerforening eller andelsboligforening skifter administrator, skal regnskab, beboerdata, dokumenter og historik følge med til den nye. Kommer data ikke med, eller kommer de i en form, der ikke kan bruges, er det første skridt at få et skriftligt overblik over, hvad foreningen har krav på, og hvad der mangler. Sikr samtidig det, I selv har adgang til, før adgangen lukkes.
Artiklen er til bestyrelser og til den nye administrator, der skal overtage. Tvister i ejer- og andelsboligforeninger set fra advokatens side er beskrevet her. → Ejerforeninger, andelsboliger og digitale beviser
Hvad der skal følge med
En administrator har ofte samlet mange års data om foreningen i sine egne systemer:
- Regnskab og bogføring med bilag, posteringer og budgetter.
- Beboer- og ejerdata med navne, kontaktoplysninger, fordelingstal og ejerskifter.
- Opkrævninger og restancer, herunder aftaler om afdrag.
- Dokumenter: vedtægter, referater, forsikringspolicer, aftaler med leverandører og vedligeholdelsesplaner.
- Korrespondance med beboere, håndværkere og myndigheder.
- Adgange til foreningens bankkonto, beboerportal, hjemmeside og eventuelle digitale postkasser.
Meget af dette ligger i administratorens fagsystem og ikke i foreningens egne systemer. Det er derfor, skiftet er sårbart.
Hvad gør bestyrelsen nu, i rækkefølge
- Find administrationsaftalen frem. Læs, hvad den siger om opsigelse, overdragelse og udlevering af data, og om der er en pris for udleveringen.
- Lav en liste over det, I forventer at få. Brug listen ovenfor som udgangspunkt, og tilføj det, der er særligt for jeres forening.
- Send listen skriftligt til den nuværende administrator med en rimelig frist. Bed om data i et format, som den nye administrator kan læse.
- Sikr det, bestyrelsen selv har adgang til. Har bestyrelsen adgang til en portal, så download referater, regnskaber og dokumenter nu, mens adgangen stadig virker. Notér dato og hvad I har hentet.
- Overtag bank og digitale adgange. Sørg for, at bestyrelsen eller den nye administrator har adgang til foreningens bankkonto, før den gamle administrators adgang lukkes.
- Skriv ned, hvad der modtages, og hvornår. En simpel liste med dato og indhold er nok.
Overvej, om den nye administrator skal stå for kontakten om udleveringen. Det er ofte lettere, fordi de ved præcis, hvad de har brug for.
Typiske huller i overdragelsen
Selv når den gamle administrator samarbejder, mangler der ofte noget. Vær særligt opmærksom på:
- Bilag. Regnskabet kommer med, men de bilag, der ligger bag posteringerne, gør ikke.
- Historik. Kun det seneste regnskabsår udleveres, og ældre år mangler.
- Noter og aftaler. Aftaler om afdrag, særlige ordninger og mundtlige beslutninger, der kun står i administratorens system.
- Korrespondance. Mails med beboere og leverandører, der ligger i administratorens postkasse.
- Formatet. Data kommer som billedfiler eller låste dokumenter, der ikke kan indlæses i den nye administrators system.
Bed om at få det, der mangler, med det samme. Jo længere tid der går, jo sværere bliver det.
Når data ikke kommer
Kommer data ikke, eller kun delvist, så hold kontakten skriftlig og saglig. Gentag listen, marker, hvad der er modtaget, og hvad der mangler, og sæt en ny frist. Mange forsinkelser skyldes travlhed og ikke modvilje. Tilbyd gerne et kort møde mellem den gamle og den nye administrator, hvor listen gennemgås punkt for punkt. Det løser ofte mere end en lang mailkorrespondance, men skriv et referat bagefter.
Holder administratoren data tilbage, for eksempel med henvisning til et udestående honorar, er det en tvist om aftalen. Det er advokatens område. Foreningen kan have krav på sine egne data uanset en uenighed om betaling, men det afhænger af aftalen og omstændighederne. → Leverandøren holder data tilbage
Beboerdata er persondata
Administratoren behandler typisk beboerdata på foreningens vegne, ofte som databehandler. Det betyder, at data skal udleveres til foreningen eller den nye administrator og derefter slettes hos den gamle, efter databehandleraftalen. Bed om en skriftlig bekræftelse, når sletningen er sket, men vent med at bede om sletning, til I har kontrolleret, at alt er modtaget og kan læses.
For den nye administrator
Den nye administrator har en særlig interesse i, at overdragelsen sker ordentligt. Mangler der historik, kan det være svært at opkræve restancer, forklare budgetter eller dokumentere tidligere beslutninger.
- Gennemgå de modtagne data, og lav en liste over huller.
- Kontrollér, at saldi og restancer stemmer med bankens oplysninger.
- Gem den modtagne leverance uændret, og arbejd i en kopi.
- Notér, hvad der er modtaget, fra hvem og hvornår.
Opdager I fejl eller uregelmæssigheder i det overdragne materiale, så skriv dem ned og orienter bestyrelsen skriftligt. Undgå at rette dem i det modtagne materiale. Det skal kunne vises, hvordan det så ud ved overdragelsen.
Hvis der er mistanke om fejl
Skiftet af administrator sker nogle gange, fordi bestyrelsen har mistet tilliden. Måske stemmer regnskabet ikke, eller der er betalinger, ingen kan forklare. Så er overdragelsen også en bevissikring. Sørg for, at de udleverede data gemmes uændret, med dato for modtagelsen. Bed om kontoudtog direkte fra banken, så I har noget at sammenholde med. Og lad en revisor gennemgå materialet, før der drages konklusioner.
Hvem gør hvad
- Bestyrelse · Opsiger aftalen og stiller krav om udlevering
- Ny administrator · Specificerer formater og kontrollerer leverancen
- Gammel administrator · Udleverer data og bekræfter sletning
- Advokat · Inddrages, hvis data holdes tilbage
Det skal I lade være med
- Opsig ikke aftalen, før I ved, hvad der skal udleveres. Når aftalen er opsagt, er jeres forhandlingskraft mindre.
- Bed ikke om sletning, før data er modtaget og kontrolleret. Så er historikken væk, hvis noget mangler.
- Skriv ikke til beboerne om konflikten. Orientér om skiftet sagligt og uden at nævne uenigheder.
- Lad ikke én i bestyrelsen have alle adgange. Skiftet er en god anledning til at fordele dem.
- Lad være med at slette bestyrelsens egne kopier. De kan være den eneste dokumentation, hvis udleveringen ikke lykkes.
Forebyg ved næste aftale
Skriv ind i administrationsaftalen, hvilke data foreningen får udleveret ved ophør, i hvilket format, inden for hvilken frist og til hvilken pris. Bed om, at bestyrelsen har løbende adgang til referater, regnskaber og dokumenter via en portal. Og hold selv en kopi af de vigtigste dokumenter. Samme tankegang gælder for andre leverandører. → Cloudtjenester: sikr jer adgang til data og logs
Hvornår skal I have hjælp udefra?
De fleste skift går godt med en klar liste og en skriftlig dialog. Få hjælp fra en advokat, hvis data holdes tilbage. En IT-sagkyndig kan være relevant, hvis der er tvivl om, hvorvidt udleverede data er komplette eller ændret, eller hvis data skal sikres og dokumenteres til en tvist. Haster det, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Foreninger: kassereren, MobilePay og Facebook-gruppen · Offentlige og kommunale selskaber: interne undersøgelser og aktindsigt
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
