Et forsyningsselskab, et affaldsselskab, en havn eller et andet selskab med offentlige ejere kan stå med de samme sager som private virksomheder: en medarbejder, der har misbrugt adgange, uregelmæssigheder i indkøb eller en tvist med en leverandør. Forskellen er, at selskabet kan være omfattet af regler om aktindsigt og dokumentation, som påvirker, hvordan undersøgelsen skal tilrettelægges. Afklar derfor tidligt, hvilke regler der gælder for netop jeres selskab, og sikr beviserne, som om alt kan blive læst af andre.
Artiklen er til direktion, jurister og HR i offentligt ejede selskaber. Hvordan aktindsigt kan bruges som bevisvej i en tvist, er beskrevet fra advokatens side. → Aktindsigt som bevisvej
Hvilke regler gælder for jer?
Det er ikke givet, at et kommunalt ejet selskab er omfattet af de samme regler som en kommune. Det afhænger blandt andet af ejerskabet, af selskabets opgaver og af, om der er særlige regler for jeres sektor. Nogle selskaber er omfattet af offentlighedsloven, andre kun for en del af deres aktiviteter, og andre slet ikke.
Det første skridt er derfor at få jeres jurist eller advokat til at svare på tre spørgsmål:
- Er selskabet omfattet af regler om aktindsigt, og for hvilke dele?
- Er der krav om journalisering eller notatpligt, som gælder for undersøgelsen?
- Gælder der særlige regler for partshøring og behandling af personalesager?
Svarene afgør, hvordan dokumenter skal oprettes, opbevares og formuleres. Få dem skriftligt, og læg dem i sagen, så de næste, der arbejder med undersøgelsen, kender rammerne.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Bevar sporene. Uanset reglerne gælder det samme som i private virksomheder: konti spærres, men slettes ikke, postkasser sættes på hold, udstyr tages ud af brug, og logs hentes, før de udløber.
- Lav et kommissorium. Skriv kort, hvad undersøgelsen skal afdække, hvem der gennemfører den, og hvem der modtager resultatet. → Skabelon til kommissorium
- Afklar reglerne for aktindsigt, journalisering og partshøring, som beskrevet ovenfor.
- Vælg undersøgere med omtanke. I et offentligt ejet selskab er tilliden til undersøgelsen særlig vigtig. Overvej, om en ekstern og uvildig undersøger giver mere troværdighed.
- Orientér bestyrelsen, og aftal, hvordan ejerne skal informeres, og hvornår.
- Hold kredsen lille, men dokumentér, hvem der kender til sagen.
→ Intern undersøgelse trin for trin
Skriv, som om andre læser med
Kan dokumenter i undersøgelsen blive omfattet af aktindsigt, eller kan de senere indgå i en sag, skal de skrives sagligt. Det gælder notater, mails mellem undersøgerne, referater og rapporten. Undgå vurderinger, der ikke bygger på fakta, og undgå uformelle beskeder om sagen på chat.
Mange regler om aktindsigt har undtagelser, for eksempel for interne arbejdsdokumenter, personalesager eller oplysninger om enkeltpersoners private forhold. Om de gælder, afhænger af dokumentet og af reglerne for jeres selskab. Regn ikke med, at et dokument er undtaget, før jeres jurist har vurderet det.
Typiske sager i offentligt ejede selskaber
Sagerne ligner dem i private virksomheder, men nogle går igen:
- Indkøb og leverandører. Mistanke om, at en medarbejder har favoriseret en leverandør, eller at regler for indkøb ikke er fulgt. Sporene ligger typisk i indkøbssystemet, i mail og i godkendelsesflowet i økonomisystemet.
- Misbrug af adgange. En medarbejder har brugt adgang til kundedata, for eksempel forbrugsdata eller adresser, uden saglig grund.
- Driftsdata. En tvist med en leverandør om en driftsforstyrrelse, hvor logs fra styringer og overvågning skal sikres.
- Ledelsessager. Kritik af en leder, hvor tilliden til undersøgelsen er afgørende.
I alle fire tilfælde gælder det samme: sikr sporene, før nogen ændrer noget, og dokumentér hvert skridt.
Bestyrelse og ejere
Bestyrelsen i et offentligt ejet selskab kan have medlemmer, der også er politisk valgte. Det kan give et pres for hurtig information, som kan være svært at forene med en fortrolig undersøgelse. Aftal tidligt med bestyrelsesformanden, hvad bestyrelsen får at vide undervejs, og hvordan fortroligheden sikres. Skriv aftalen ned. Orientering af ejerne bør ske efter de regler og aftaler, der gælder for selskabet, og i samråd med jeres jurist.
Pressen og offentligheden
Offentligt ejede selskaber får oftere spørgsmål fra pressen, politikere og borgere end private virksomheder. En intern sag kan hurtigt blive offentlig. Forbered et kort, sagligt svar, som ikke foregriber undersøgelsens resultat, og aftal, hvem der må udtale sig. → Pressen spørger til en intern sag
Hvem gør hvad
- Direktion · Beslutter undersøgelsen og orienterer bestyrelsen
- Jurist eller advokat · Afklarer reglerne og rådgiver om dokumenter
- HR · Håndterer det personalemæssige og partshøring
- IT · Bevarer data og henter logs
- IT-sagkyndig · Sikrer og undersøger digitale spor uvildigt
- Kommunikation · Forbereder svar til presse og ejere
Whistleblowerordningen
Mange offentligt ejede selskaber har en whistleblowerordning, og sagen kan være startet med en indberetning dér. Så gælder der særlige regler om beskyttelse af den, der har indberettet, og om fortrolighed. Undersøgelsen skal tilrettelægges, så den ikke afslører indberetterens identitet. → Whistleblowerordningen og digitale beviser
Det skal I lade være med
- Slet ikke dokumenter eller beskeder om sagen, heller ikke udkast og chatbeskeder, før jeres jurist har vurderet, om de skal bevares eller journaliseres.
- Undersøg ikke uden et kommissorium. Uklare rammer svækker undersøgelsen og gør den sværere at forsvare.
- Brug ikke kun selskabets egen IT-afdeling til at undersøge en sag, der involverer IT eller ledelsen. Vedkommende kan være inhabil eller blive vidne.
- Lad ikke medarbejderens rettigheder komme i anden række. Gennemgang af mail og logs kræver et sagligt formål og hensyn til persondata, uanset ejerskab.
Når undersøgelsen er slut
Rapporten bør beskrive, hvad der er undersøgt, hvordan, hvad der er fundet, og hvad der ikke kunne afklares. Den skal kunne tåle at blive læst af andre end ledelsen. Gem de sikrede data og logs efter jeres regler, så konklusionerne kan efterprøves, hvis de bliver bestridt.
Brug også afslutningen til at se på, hvad der kan forbedres: logning, adgangsstyring og procedurer for indkøb og godkendelser.
Vær opmærksom på, at en afsluttet undersøgelse kan give anledning til anmodninger om aktindsigt i lang tid efter. Sørg for, at dokumenterne er samlet ét sted, med en oversigt over, hvad der findes, og hvem der har adgang. Det gør det lettere at behandle anmodninger korrekt og hurtigt, og det mindsker risikoen for, at noget udleveres ved en fejl.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp fra en uvildig IT-sagkyndig, når sagen involverer digitale spor, som skal kunne efterprøves, eller når selskabets egen IT ikke bør undersøge. Nielco IT har erfaring fra offentlige myndigheder og kritisk infrastruktur og arbejder uvildigt, uden produktsalg eller leverandørpartnerskaber. Haster det, fordi logs udløber, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Ejendomsadministration: beboerdata og skift af administrator · Finans og forsikringsmæglere: rådgiveren tager kundeporteføljen med
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
