Efter et køb af en virksomhed har den tidligere ejer ofte stadig adgang til mail, netbank, webshop, domæne og cloud. Det er sjældent ond vilje. Det er bare ikke blevet lukket. Men det skal lukkes, og det skal ske i den rigtige rækkefølge: først kortlægge, så sikre logs, så lukke. Lukker I først, mister I muligheden for at se, hvad der er sket i perioden omkring overdragelsen.
Artiklen er til nye ejere og den IT-ansvarlige, der skal overtage systemerne. Den gælder både, når alt er i orden, og når I har mistanke om, at den tidligere ejer har brugt adgangen efter overtagelsen.
Hvorfor rækkefølgen betyder noget
Når I lukker en adgang, ændrer I samtidig systemet. Nogle handlinger kan medføre, at data eller logs forsvinder. Sletter I en brugerkonto, kan postkassen og filerne forsvinde med den. Nulstiller I flerfaktorgodkendelse, kan oplysninger om tidligere enheder blive overskrevet.
Det betyder ikke noget, hvis der aldrig opstår uenighed. Men hvis der senere opstår en tvist om garantier, earn-out, kunder eller data, kan perioden lige før og efter overtagelsen blive vigtig. Så skal I kunne vise, hvem der gjorde hvad.
Trin 1: Kortlæg alle adgange
Start med en liste over alle systemer og alle personer med adgang. Brug gerne den gennemgang, I lavede før købet. → Køb af virksomhed: tjek de digitale aktiver før underskrift
For hvert system noteres:
- hvem der er administrator,
- hvilke brugere der findes, også gamle og inaktive,
- om der er delte konti eller fælles adgangskoder,
- om der er tilknyttede apps, integrationer eller API-nøgler,
- hvem hos leverandører og bureauer der har adgang.
Glem ikke de mindre oplagte steder: domæneregistraren, betalingsløsningen i webshoppen, annoncekonti, sociale medier, telefoni og alarmsystemet. Lav en kontaktliste over leverandører, så I ved, hvem I skal ringe til, og hvem hos leverandøren der kan bekræfte ændringer af ejer og administrator.
Trin 2: Sikr logs og historik
Før I ændrer noget, så eksportér de logs, der viser, hvem der har gjort hvad. Mange cloudtjenester gemmer kun logs i en begrænset periode, afhængigt af licensen.
- Microsoft 365 eller Google · Revisionslog og loginlog
- Netbank · Brugere, godkendelser og betalingshistorik
- Webshop · Ordre- og administratorlog
- Domæne · Ændringshistorik og kontaktpersoner
- Regnskab · Ændringslog og brugerliste
I Microsoft 365 er revisionsloggen central. Den viser blandt andet logins, ændringer i rettigheder og mailregler. → Unified Audit Log i Microsoft 365
Tjek også, om der findes regler, der videresender mail til en ekstern adresse. Det er en almindelig måde, adgang til information fortsætter efter, at adgangskoden er skiftet. → Videresendelsesregler i mailen
Trin 3: Luk adgange i den rigtige rækkefølge
- Skift adgangskoder på delte og administrative konti. Notér tidspunktet.
- Log alle sessioner ud. Et skift af adgangskode lukker ikke altid aktive sessioner på telefoner og i apps. → Sessioner og tokens
- Fjern eller ændr flerfaktorgodkendelse, der er knyttet til den tidligere ejers telefon.
- Fjern administratorrettigheder, og bloker konti frem for at slette dem.
- Tilbagekald API-nøgler og app-adgange, som den tidligere ejer har oprettet.
- Skift gendannelsesmail og -telefon på konti, der peger på den tidligere ejers private oplysninger.
- Opdatér registrant og kontaktpersoner hos domæneregistraren og andre leverandører.
Bloker konti i stedet for at slette dem, indtil I er sikre på, at der ikke er brug for data eller historik. En slettet konto kan sjældent hentes tilbage. Før en enkel log over hvert skridt: hvad blev ændret, af hvem og hvornår.
Medarbejdere, kunder og leverandører
Overtagelsen berører også andre end den tidligere ejer. Medarbejdere kan have fået instrukser om at sende bestemte ting til ejerens private mail. Kunder kan have ejerens mobilnummer som eneste kontakt. Leverandører kan stadig tage imod bestillinger fra den tidligere ejer.
Gør derfor også følgende:
- Fortæl medarbejderne, hvem der nu giver instrukser om adgange, betalinger og data.
- Bed medarbejderne om at sige til, hvis de bliver bedt om at sende data til eksterne adresser.
- Opdatér kontaktoplysninger hos vigtige kunder og leverandører.
- Informér banken om nye tegningsberettigede og brugere.
Hold beskeden saglig og neutral. Det er en almindelig del af et ejerskifte, ikke en anklage. Hvis I har en konkret mistanke, så aftal med advokaten, hvad der siges, så I ikke kommer til at advare nogen eller skade et samarbejde, der stadig skal fungere.
Hvis den tidligere ejer stadig skal hjælpe
I mange overdragelser fortsætter den tidligere ejer en periode, for eksempel som konsulent eller i en overgangsrolle. Så skal adgangene ikke lukkes, men ændres. Giv en personlig konto med de rettigheder, der passer til den nye rolle, og luk de gamle administratoradgange. Aftal skriftligt, hvad den tidligere ejer må, og notér, hvornår adgangen udløber.
Hvis I har mistanke om misbrug
Viser loggen, at den tidligere ejer har været inde efter overtagelsen, og er der tegn på, at data er kopieret, kunder kontaktet eller penge flyttet, er situationen en anden. Så skal I:
- stoppe yderligere ændringer og sikre loggen med det samme,
- notere, hvad I har set, og hvornår,
- kontakte jeres advokat, før I tager kontakt til den tidligere ejer,
- overveje at få en IT-sagkyndig til at sikre data, så de kan bruges i en tvist.
Det samme gælder, hvis det er en tidligere medarbejder, der stadig logger ind. → En tidligere medarbejder logger stadig ind
Hvem gør hvad?
- Ny ejer · Beslutter og godkender rækkefølgen
- IT-ansvarlig · Kortlægger, sikrer og lukker
- Advokat · Ved mistanke og spørgsmål om aftalen
- IT-sagkyndig · Sikrer spor, hvis der kan opstå en tvist
Det skal I lade være med
- At slette den tidligere ejers konto som det første.
- At give den tidligere ejers adgang videre til en ny medarbejder, så to personers handlinger blandes sammen i samme konto.
- At nulstille alt på én gang uden at notere tidspunkter.
- At lade IT-leverandøren klare det uden instruks om at sikre logs først.
- At glemme telefonen. En firmatelefon, der er knyttet til den tidligere ejers Apple-ID eller Google-konto, kan stadig give adgang.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Er overdragelsen gået glat, kan jeres egen IT eller leverandør klare det meste med denne rækkefølge. Hjælp udefra er relevant, hvis der er tegn på, at adgangen er brugt efter overtagelsen, hvis der er aftalt earn-out, eller hvis der allerede er uenighed om noget i aftalen. Så er det en fordel, at logs og data er sikret af en uafhængig part.
Nielco IT er uvildig og arbejder for parter og advokater i civile sager. I akutte sager kan der hjælpes hurtigt, men hastesager koster ekstra. → Pris og tilbud
Læs også: Køb af virksomhed: tjek de digitale aktiver før underskrift · Earn-out: sådan sikrer sælgeren sig adgang til tallene
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
