Ved et salg med earn-out afhænger en del af prisen af, hvordan virksomheden klarer sig efter overdragelsen. Problemet er, at sælgeren ikke længere har kontrollen. Derfor skal sælgeren sikre sig to ting: en ret i aftalen til at få bestemte tal og data på bestemte tidspunkter, og en fast vane med at gemme det, der modtages, så det kan bruges, hvis der opstår uenighed om opgørelsen.
Artiklen er til sælgere, der har solgt eller skal sælge med earn-out, og til deres rådgivere. Den handler om den praktiske side. Tvister om earn-out og data efter overdragelsen er beskrevet for advokater. → Earn-out-tvister: data efter overdragelsen
Hvorfor sælgeren står svagt uden aftale
Før salget havde sælgeren adgang til alt: regnskab, CRM, webshop og bank. Efter salget ejes systemerne af køberen. Køberen kan ændre regnskabspraksis, flytte omsætning til et andet selskab, skifte system eller lukke en afdeling. Det kan være helt legitimt. Men det kan også påvirke earn-out-beregningen.
Det samme gælder salgsdata, kundelister og ordrehistorik. Hvis earn-out afhænger af, om bestemte kunder bliver hos virksomheden, skal sælgeren kunne se, hvilke kunder der har handlet, og hvornår.
Uden en aftale om adgang til tal er sælgeren afhængig af det, køberen vælger at oplyse. Og hvis der opstår uenighed, kan det være svært at få adgang til de data, der skulle vise, hvordan tallene er fremkommet.
Det bør aftalen indeholde
Drøft med jeres advokat, om overdragelsesaftalen skal sige noget om:
- Hvilke tal sælgeren modtager. For eksempel omsætning, dækningsbidrag eller kundeantal, og med hvilken detaljeringsgrad.
- Hvornår. Månedligt, kvartalsvist eller ved hver opgørelse.
- I hvilket format. Gerne som udtræk fra systemerne, ikke kun som et samlet tal i en mail.
- Adgang til underliggende data. Ret til at lade en revisor eller sagkyndig efterprøve tallene.
- Bevarelse. Køberen bevarer de data, der ligger til grund for opgørelsen, i hele earn-out-perioden og en periode efter.
- Systemskift. Hvad sker der, hvis køberen skifter regnskabs- eller salgssystem? Historikken skal bevares eller eksporteres.
- Regnskabspraksis. Hvilke principper gælder for opgørelsen, og hvad sker der, hvis de ændres?
Før closing: lav en baseline
Inden overdragelsen bør sælgeren gemme et øjebliksbillede af tallene og deres grundlag. Det kan være udtræk fra regnskabssystemet, salgssystemet og CRM, eksporteret med dato og gemt med kontrolværdier. Så kan sælgeren senere vise, hvordan tallene så ud, og hvordan de var opgjort på overdragelsestidspunktet. → Hashværdier forklaret
Baseline er også en del af datarummet. Sørg for, at datarummets indhold og log er eksporteret og gemt. → Salg af virksomheden: byg datarummet, så det holder bagefter
Løbende i earn-out-perioden
Når tallene kommer, så gem dem korrekt. Det lyder enkelt, men mange sælgere har kun en række mails med vedhæftede regneark, spredt over flere år.
- Gem de oprindelige mails, ikke kun vedhæftede filer. Mailen viser, hvornår tallene blev sendt og af hvem. → Sådan gemmer du en mail korrekt som bevis
- Gem filerne uændret. Lav en kopi, hvis I vil arbejde med tallene, og lad originalen være.
- Notér datoer og afsendere i en enkel oversigt.
- Gem spørgsmål og svar. Hvis I spørger ind til et tal, så gør det skriftligt og gem svaret.
- Gem jeres egne beregninger med dato, så det kan ses, hvornår I blev opmærksomme på en afvigelse.
Hvis sælgeren stadig arbejder i virksomheden, er der en særlig risiko. Sælgeren har måske adgang til systemerne via sin ansættelse. Brug ikke den adgang til at hente data til earn-out-formål uden at have aftalt det. Det kan skabe en ny tvist.
Når køberen skifter system
Systemskift er et af de mest almindelige tidspunkter, hvor historik går tabt. Køberen integrerer måske virksomheden i sit eget regnskabs- eller ERP-system. Det er en naturlig del af en overtagelse. Men hvis de gamle data ikke eksporteres med ændringslog og bilag, kan det senere være umuligt at efterprøve, hvordan tallene fra før skiftet blev opgjort.
Hvis I hører om et planlagt systemskift, så send en skriftlig anmodning om, at:
- de gamle data eksporteres fuldt, inklusive bilag og ændringslog,
- eksporten gemmes i hele earn-out-perioden og en periode efter,
- I får oplyst, hvordan posterne er overført til det nye system,
- I får en kopi af den del af eksporten, der vedrører earn-out-opgørelsen, hvis aftalen giver ret til det.
Gør det før skiftet, ikke bagefter. En anmodning efter skiftet kan kun handle om det, der stadig findes.
Det samme gælder, når køberen omorganiserer: flytter kunder til et søsterselskab, ændrer prisstruktur eller samler funktioner. Bed om at få at vide, hvordan ændringen påvirker opgørelsen, og gem svaret.
Hvem gør hvad?
- Sælger · Modtager, gemmer og følger op
- Sælgers revisor · Gennemgår opgørelserne
- Sælgers advokat · Aftalen og eventuelle krav
- Køber · Leverer tal og bevarer grundlaget
Tegn på, at der skal handles
Nogle signaler bør få sælgeren til at reagere hurtigt:
- tallene kommer for sent eller i en anden form end aftalt,
- omsætning ser ud til at være flyttet til et andet selskab eller en anden afdeling,
- køberen skifter system uden at nævne historikken,
- køberen afviser at udlevere underliggende data,
- nøglemedarbejdere eller kunder forsvinder.
Ingen af dem betyder nødvendigvis, at noget er galt. Der kan være gode forretningsmæssige grunde til ændringerne, og en rolig, skriftlig henvendelse er ofte nok til at få dem forklaret. Men de er en grund til at sende en skriftlig anmodning om bevarelse og om de underliggende data, gerne via advokaten.
Det skal I lade være med
- At nøjes med samlede tal i en mail. Bed om udtræk.
- At slette gamle mails og filer fra earn-out-perioden.
- At logge ind i køberens systemer uden aftale, heller ikke hvis adgangen stadig virker.
- At vente til den endelige opgørelse med at reagere på afvigelser.
- At lade mundtlige forklaringer stå alene. Bekræft dem skriftligt.
Når tallene skal efterprøves
Hvis der opstår uenighed, er spørgsmålet ofte, om tallene i opgørelsen stemmer med data i systemerne. Det kræver adgang til regnskabssystem, salgsdata og eventuelt ændringslogs. Mange regnskabssystemer kan vise, hvornår poster er oprettet og ændret. → Bevissikring af regnskabssystemer
Det samme gælder, hvis en investor eller långiver tvivler på tallene. Princippet er det samme: dokumentér, at data ikke er ændret bagefter. → Investor eller långiver tvivler på tallene
Hvornår skal I have hjælp udefra?
En IT-sagkyndig kan hjælpe, når data skal sikres og efterprøves uafhængigt, for eksempel ved at sikre udtræk fra regnskabssystemet med ændringslog, så både sælger og køber kan stole på grundlaget. Nielco IT er uvildig, arbejder for parter, advokater og domstole og tager ikke opgaver for modparten i samme tvist.
Læs også: Efter overtagelsen: den tidligere ejer har stadig adgang · Generationsskifte: overdrag adgange og dokumentation
→ Uvildig IT-undersøgelse for bestyrelsen · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
