Webshops og detail

I webshops og butikker sker næsten alt digitalt: ordrer, betalinger, rabatter, refusioner og kundeservice. Det giver gode spor, men også mange steder, hvor misbrug kan gemme sig. Mange webshops er små, og ejeren har ofte delt administratoradgangen med medarbejdere, freelancere og bureauer. Når noget går galt, er det første spørgsmål derfor tit: Hvem havde egentlig adgang?

Typiske situationer

Misbrug af webshoppens administration

Rabatkoder, der er oprettet uden grund, refusioner til ukendte konti eller ordrer, der er markeret som betalt. → Webshoppens administration: rabatkoder, refusioner og medarbejderadgange

Chargebacks

Kunder bestrider betalinger, og betalingsudbyderen trækker beløbet tilbage. I skal kunne dokumentere ordre, levering og kommunikation. → Chargebacks i webshoppen og Kunden siger, de aldrig har bestilt

Kassedifferencer i butikken

Kassen stemmer ikke, eller der er mange annulleringer og returneringer på én medarbejder. → Kassedifferencer: hvad kassesystemet kan vise

Falske anmeldelser og efterligning

Pludselige negative anmeldelser, en falsk profil, der udgiver sig for at være jer, eller et domæne, der ligner jeres. → Falske anmeldelser og Nogen udgiver sig for at være jeres virksomhed

Bureauet eller freelanceren stopper

Webbureauet har adgangen til hosting, domæne og annoncekonti, og samarbejdet ender i strid. → Skift af webbureau og Annoncekonti: adgang og historik

Datakilder, der typisk betyder noget

• Webshoppens administrationslog: hvem har ændret ordrer, priser, rabatter og brugere. Ikke alle platforme logger det samme, og loggen kan være en udvidelse, der skal være slået til.
• Betalingsudbyderens portal: transaktioner, refusioner og chargebacks.
• Kassesystemet: annulleringer, returneringer, rabatter og hvilken medarbejder der var logget ind.
• Fragt- og leveringsdata: trackingnumre og leveringsbekræftelser.
• Kundeservicesystem og mail: henvendelser og svar. → Kundeservicesystemet
• Videoovervågning i butikken: kan understøtte kassedata, men kræver opmærksomhed på reglerne. → Videoovervågning i en personalesag

Hvad I gør først

1. Eksportér loggen og ordredata fra webshoppen og betalingsudbyderen for den relevante periode.
2. Skift adgangskoder og fjern adgange, men dokumentér først, hvilke brugere der fandtes, og hvilke rettigheder de havde.
3. Ret ikke i ordrer eller rabatkoder, før de er dokumenteret. En rettelse kan overskrive det, der viser misbruget.
4. Ved falske anmeldelser: dokumentér dem, før I svarer eller beder om at få dem fjernet. → Dokumentér et opslag på sociale medier
5. Ved kassedifferencer: gem kassesystemets data og eventuel video, før de overskrives.

Typiske fejl

• At slette den mistænkte medarbejders bruger i webshoppen, så handlingerne ikke længere kan kobles til en person.
• At lade bureauet, der selv har adgang, undersøge misbruget.
• At svare offentligt på falske anmeldelser med beskyldninger.
• At give en freelancer administratoradgang med ejerens eget login, så ingen kan se forskel på deres handlinger.
• At lade kassesystemets standardindstilling slette gamle transaktionsdetaljer, mens sagen undersøges.

Forebyggelse

Giv hver medarbejder og hvert bureau sin egen bruger med de rettigheder, de har brug for. Delte administratorlogins gør det næsten umuligt at bevise, hvem der gjorde hvad. → Delte logins og fælleskonti og Hvem ejer domænet og kontoen?

Hjælp

Nielco IT er John Nielsen, uvildig IT-sagkyndig med retssagserfaring. Nielco IT arbejder i hele landet. → IT-sagkyndig for virksomheder

Opgaverne er civile sager og interne undersøgelser. Se afgrænsningen.

Kan data forsvinde i dag, så se Akut hjælp, hvor de første skridt står. I akutte sager kan John Nielsen være på stedet inden for få timer. Hastesager koster ekstra. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.