Transport og logistik

I transport og logistik er kunderelationerne ofte personlige. Disponenten kender kunderne, ruterne, priserne og chaufførerne, og når disponenten går, kan en stor del af forretningen gå med. Samtidig producerer branchen enorme mængder data fra køretøjer, scannere og planlægningssystemer. De data kan både afsløre og afvise en mistanke, hvis de sikres i tide.

Typiske situationer

Disponenten tager kunder og ruter med

En disponent eller salgsansvarlig stopper og starter hos en konkurrent eller for sig selv. Kort efter flytter faste kunder. → Transport og logistik: disponenten tager kunder og ruter med og Medarbejderen har sagt op og skal til en konkurrent

Kørsel, timer og GPS, der ikke stemmer

Kørselsregnskaber, timesedler eller tankkort passer ikke med de data, flådestyringen viser. → Kørselsregnskab og GPS-data, der ikke stemmer

Lagerdifferencer

Varer forsvinder, eller lagerbeholdningen stemmer ikke med systemet. Lagersystemets log over bevægelser og rettelser bliver central. → Lagerdifferencer: lagersystemet som dokumentation

Beskadiget gods og reklamationer

En kunde påstår, at godset var beskadiget ved levering, eller at leveringen var forsinket. Scanninger, fotos og tidsstempler fra leveringen dokumenterer forløbet. → Varen kom beskadiget frem

Falsk faktura eller ændret bankkonto

Branchen har mange underleverandører og hyppige betalinger, og det gør den udsat for falske fakturaer og mails om “nye kontonumre”. → Vi har betalt en falsk faktura

Datakilder, der typisk betyder noget

• Transportstyrings- og planlægningssystemet: kunder, ruter, priser og eksporter.
• Flådestyring og telematik: GPS-positioner, kørselstider og hændelser.
• Håndscannere og leveringsapps: tidsstempler, fotos og underskrifter ved levering.
• Lagerstyringssystemet: bevægelser, rettelser og hvem der foretog dem.
• Firmatelefoner: disponenternes opkald, sms’er og beskeder med kunder og chauffører. → Undersøgelse af firmatelefonen
• Mail: tilbud og prisaftaler med kunderne.

Hvad I gør først

1. Sikr data fra flådestyringen og planlægningssystemet, før de bliver overskrevet. Mange systemer gemmer detaljerede positionsdata i en begrænset periode, så tjek opbevaringstiden hos leverandøren.
2. Bevar disponentens computer, telefon og konto urørt, hvis sagen handler om kunder, der er fulgt med.
3. Vær opmærksom på medarbejdernes rettigheder. GPS-data om chauffører er personoplysninger, og brugen til kontrol kan kræve, at medarbejderne er orienteret. Tjek jeres aftaler. → Hvad må arbejdsgiveren kontrollere?
4. Skriv tidslinjen ned: hvornår stoppede medarbejderen, og hvornår flyttede kunderne. → Skabelon: tidslinje over hændelsen
5. Tal med jeres advokat om klausuler i ansættelseskontrakten.

Typiske fejl

• At give disponentens telefon til en ny medarbejder samme dag, fordi kunderne ringer til nummeret.
• At lade flådestyringen slette gamle positionsdata efter standardindstillingen, mens sagen afklares.
• At konfrontere en chauffør med GPS-data uden at have tjekket, om data må bruges til formålet.
• At rette i lagersystemet for at få tallene til at passe, før forskellen er dokumenteret.

Forebyggelse

Kundedata bør ligge i virksomhedens systemer og ikke på disponentens private telefon. Gør det til en fast rutine at sikre udstyret, når nøglepersoner stopper. → Sikring ved fratræden og Kundekontakt på WhatsApp og sms

Hjælp

Nielco IT er John Nielsen, uvildig IT-sagkyndig med retssagserfaring og mere end 30 års erfaring med IT-sikkerhed. Nielco IT arbejder i hele landet. → IT-sagkyndig for virksomheder

Opgaverne er civile sager og interne undersøgelser. Se afgrænsningen.

Kan data forsvinde i dag, så se Akut hjælp, hvor de første skridt står. I akutte sager kan John Nielsen være på stedet inden for få timer. Hastesager koster ekstra. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.