Revision og rådgivning

I revisions-, rådgivnings- og konsulentvirksomheder er relationen til klienten det, der skaber værdien. Den sidder ofte hos den enkelte rådgiver, og den kan følge med, når rådgiveren går. Samtidig arbejder branchen med fortrolige oplysninger om klienternes økonomi, ansatte og strategi. Det gør sagerne følsomme på to måder: Virksomheden skal beskytte sin forretning, og klienternes data skal beskyttes, også under en undersøgelse.

Typiske situationer

En partner eller rådgiver tager klienter med

En medarbejder eller partner stopper, og kort efter flytter en række klienter. Spørgsmålet er, om klientlister, sagsakter, honoraroversigter eller arbejdspapirer er kopieret, før vedkommende gik. → Når en partner eller rådgiver tager klienter med

Partnerskabet går i stykker

Når partnere går fra hinanden, opstår der ofte strid om, hvem der ejer klientrelationer, skabeloner, domæne og systemadgange. → Ejertvist og partnerbrud og Partneren har låst os ude af systemerne

Opslag i klientdata uden arbejdsmæssig grund

En medarbejder har slået op i oplysninger om en klient, som vedkommende ikke arbejder for, måske om en kendt person eller en bekendt. → Opslag i kunde- og fagsystemer uden grund

En klient bestrider rådgivningen

En klient påstår at have fået et andet råd end det, der står i jeres notater. Mails, mødereferater og versionshistorik i dokumenterne bliver afgørende. → Kunden påstår, at I har lovet noget

Datakilder, der typisk betyder noget

• Sags- og dokumentstyringssystemet: hvem har åbnet, downloadet eller eksporteret hvilke sager.
• Microsoft 365 eller Google Workspace: postkasser, OneDrive, SharePoint og delinger med eksterne.
• Tids- og honorarsystemet: registrerede timer og klientoversigter, der kan være eksporteret.
• CRM og nyhedsbrevslister: kontaktoplysninger på klienterne.
• LinkedIn og telefonens kontakter: relationer, som rådgiveren har bygget op i jobbet. → Sælgeren stopper: LinkedIn-kontakter
• Firmatelefonen: sms og beskeder med klienter.

Hvad I gør først

1. Bevar konto, postkasse og udstyr for den rådgiver, sagen handler om. Slet intet, og geninstallér ikke computeren.
2. Bed om logs fra fagsystemet, før de udløber. Mange systemer gemmer kun aktivitetslogs i en begrænset periode.
3. Afgræns hensynet til klienterne. En undersøgelse vil uundgåeligt berøre klientdata. Aftal, hvordan det håndteres, og hvem der må se hvad. → Kollegers og kunders data i medarbejderens mailboks
4. Inddrag jeres advokat tidligt, især hvis der er tavshedspligt eller branchespecifikke regler om klientoplysninger. → Hvornår skal advokaten ind i sagen?
5. Kontakt ikke klienterne, før I har talt med advokaten om, hvad I må sige. → Hvad må I sige til kunderne?

Typiske fejl

• At lade en partner, der selv er part i konflikten, styre undersøgelsen.
• At give en kollega adgang til den fratrådtes postkasse for at “følge op på klienterne”, før den er sikret.
• At kontakte klienterne med beskyldninger mod den tidligere rådgiver.
• At glemme, at fagsystemets aktivitetslog måske kun gemmes i en kort periode.

Forebyggelse

Rådgivningsvirksomheder står stærkest, når nøglemedarbejderes udstyr sikres ved fratræden som en fast rutine, og når fagsystemet logger eksport og downloads. → Sikring ved fratræden og Bevisberedskab

Hjælp

Nielco IT er John Nielsen, uvildig IT-sagkyndig med retssagserfaring og mere end 30 års erfaring med IT-sikkerhed, blandt andet fra finanssektoren. Nielco IT arbejder i hele landet. → IT-sagkyndig for virksomheder

Opgaverne er civile sager og interne undersøgelser. Se afgrænsningen.

Kan data forsvinde i dag, så se Akut hjælp, hvor de første skridt står. I akutte sager kan John Nielsen være på stedet inden for få timer. Hastesager koster ekstra. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.