Byggeri og entreprise

Byggebranchen lever af tilbud, kalkulationer og projekter, der strækker sig over måneder eller år. Det giver to typer sager, hvor digitale beviser betyder noget. Den ene handler om viden, der forlader virksomheden: kalkulationer, prislister og kundekontakter. Den anden handler om selve byggeprojekterne, hvor uenighed om ekstraarbejde, forsinkelser og mangler ofte afgøres af det, der blev skrevet og fotograferet undervejs.

Typiske situationer

Kalkulationer og tilbud hos konkurrenten

En kalkulatør eller projektleder stopper, og kort efter byder en konkurrent ind med priser, der minder mistænkeligt om jeres. → Byggeri: kalkulationer og tilbud hos konkurrenten og Konkurrenten har pludselig jeres priser

Tvist om ekstraarbejde og forsinkelser

Bygherren afviser regningen for ekstraarbejde eller kræver dagbøder. Hvem aftalte hvad, og hvornår? → Byggeprojektet: dokumentér løbende

Tabt udbud

I har tabt et udbud og mener, at processen ikke var i orden. Jeres eget tilbud og kommunikationen med udbyderen skal kunne dokumenteres. → Tabt udbud

Arbejdsulykke på pladsen

Efter en ulykke kan data fra maskiner, adgangssystemer og kameraer være vigtige, også for jeres egen dokumentation over for forsikring og myndigheder. → Arbejdsulykke: sikr data

Kørsel og timer

Kørselsregnskaber eller timesedler, der ikke stemmer med GPS-data fra firmabilerne. → Kørselsregnskab og GPS-data

Datakilder, der typisk betyder noget

• Kalkulationsprogrammet: projekter, prisdatabaser og eksporter.
• Projektweb og byggepladsapps: dokumenter, tegninger, mangellister og hvem der har uploadet hvad.
• Mail og sms med bygherre, rådgivere og underentreprenører: aftaler om ændringer bliver ofte indgået her.
• Fotos fra telefoner: dokumentation af arbejdets stand med tid og sted. → Fotos og video som bevis
• Flådestyring og GPS: hvor biler og maskiner har været.
• Firmatelefoner: projektledernes kommunikation med kunder.

Hvad I gør først

1. Ved mistanke mod en medarbejder: bevar computer, telefon og konto, og sikr loggen fra kalkulationsprogrammet, hvis den findes.
2. Ved en tvist om et projekt: eksportér projektwebben nu. Adgangen kan blive lukket, når projektet er afleveret.
3. Saml fotos fra alle telefoner med de oprindelige filer, ikke kun dem, der er sendt videre i en chat, hvor metadata kan være fjernet.
4. Bed underentreprenører og rådgivere om at bevare deres mails, hvis de kan blive relevante. → Krav om at bevare data
5. Tal med jeres advokat, før I svarer på et krav. → Brev fra modpartens advokat

Typiske fejl

• At slette eller arkivere projektwebben, når projektet er afleveret, uden at have en eksport.
• At lade projektlederen rydde op i sin egen telefon og mail, før tvisten er afklaret.
• At bruge billeder fra en chatgruppe som eneste dokumentation, når de oprindelige fotos stadig ligger på telefonen.
• At lade en kollega gennemgå kalkulatørens computer for at “se, hvad der er sendt”. Det kan ændre de spor, der skulle bevise det.
• At glemme underentreprenørernes data, som kan være lige så vigtige som jeres egne.

Forebyggelse

Den bedste bevissikring i byggeri sker undervejs: daterede fotos, skriftlige bekræftelser af mundtlige aftaler og en fast praksis for, hvor projektets dokumenter gemmes. → Bevisberedskab

Hjælp

Nielco IT er John Nielsen, uvildig IT-sagkyndig med retssagserfaring. Nielco IT arbejder i hele landet. → IT-sagkyndig for virksomheder

Opgaverne er civile sager, tvister og interne undersøgelser. Se afgrænsningen.

Kan data forsvinde i dag, så se Akut hjælp, hvor de første skridt står. I akutte sager kan John Nielsen være på stedet inden for få timer. Hastesager koster ekstra. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.