Når der er sket en arbejdsulykke, går al opmærksomhed med god grund til den tilskadekomne. Men i de samme timer og dage begynder data at forsvinde. Videoovervågning overskrives efter få dage. Maskinens styring gemmer kun de seneste hændelser. Adgangssystemet sletter gamle registreringer. Når spørgsmålene kommer, fra forsikringen, fra myndighederne eller i en tvist om erstatning, kan svaret være væk. Derfor skal nogen i ledelsen, så snart den akutte situation er håndteret, sørge for at stoppe sletningen og sikre data.
Artiklen handler om de digitale data. Den erstatter ikke jeres pligter til at anmelde ulykken og samarbejde med myndighederne.
Hvorfor det haster
Data fra driften er lavet til at holde produktionen kørende, ikke til at dokumentere ulykker. Det betyder, at de ofte gemmes kort:
- Videoovervågning · Overskrives automatisk efter en fast periode
- Maskinens styring (PLC) og alarmlog · Gemmer kun de seneste hændelser eller ryddes ved genstart
- Adgangskontrol og nøglebrikker · Slettes efter en fast periode
- Sensorer og driftsovervågning · Kan være aggregeret, så detaljer forsvinder
- Arbejdsordrer og vedligeholdelseslog · Kan blive ændret, når maskinen repareres
Det sidste punkt er vigtigt. Når en maskine bliver repareret efter en ulykke, ændres både maskinen og dens data. En tekniker, der genstarter styringen eller opdaterer softwaren, kan slette præcis de hændelser, der viser, hvad der skete.
→ Styringssystemer (OT) i havari- og produktansvarssager
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Udpeg én ansvarlig for data. Typisk driftschefen eller en anden leder, der ikke er optaget af førstehjælp og pårørende.
- Stop overskrivning af video. Bed den, der administrerer kamerasystemet, eksportere optagelserne fra de relevante kameraer og tidsrum, og gerne et godt stykke før og efter ulykken. Gem eksporten uændret.
- Lad maskinen stå. Genstart, reparer eller ændr ikke maskinen, før data er sikret, medmindre det er nødvendigt for sikkerheden. Myndighederne kan også have krav om, at stedet ikke ændres.
- Sikr maskinens data. Bed leverandøren eller jeres egen automationsansvarlige om at udlæse alarmlog, hændelseslog og parameterindstillinger. Notér, hvem der gør det, og hvordan.
- Sikr adgangsdata. Eksportér registreringer fra adgangskontrol for området og perioden.
- Gem vedligeholdelseshistorik. Eksportér arbejdsordrer, serviceaftaler og tjeklister for maskinen, som de ser ud nu, før nogen tilføjer noget.
- Skriv en tidslinje. Hvad skete, hvornår, og hvem var til stede? Skriv det sagligt, uden vurderinger af skyld.
Leverandøren af maskinen
Mange maskiner er koblet op til leverandørens fjernovervågning. Det betyder, at der kan ligge data hos leverandøren, som I ikke selv har adgang til. Kontakt leverandøren skriftligt hurtigt og bed om:
- at de bevarer de data, de har om maskinen fra perioden,
- at de oplyser, hvilke data de har, og hvor længe de gemmes,
- at de ikke opdaterer eller ændrer maskinens software uden aftale.
Vær opmærksom på, at leverandøren også kan blive part i en sag, hvis der er spørgsmål om maskinens sikkerhed. Lad derfor jeres egen tekniker eller en uvildig være med, når leverandøren udlæser data.
Telefoner, beskeder og billeder
Efter en ulykke tager kolleger ofte billeder med deres telefoner, og der bliver skrevet beskeder i fælles chats om, hvad der skete. Det materiale kan være værdifuldt, men det ligger på private telefoner og i private grupper.
Bed kollegerne om ikke at slette billeder og beskeder, og om ikke at dele dem på sociale medier. Hvis de vil, kan de give en kopi til den ansvarlige for data. Notér, hvem der har givet hvad, og hvornår. Kræv ikke adgang til private telefoner. Er der kommunikeret om ulykken i jeres egne systemer, for eksempel i en Teams-kanal eller på mail, så bed IT bevare det.
Vær også opmærksom på, at alarmopkald, opkald til vagtleder og opkaldslister fra firmatelefoner kan vise tidsforløbet præcist. De kan hentes fra jeres telefonisystem eller teleselskab, men ikke altid ret længe efter.
Vidner og hukommelse
Bed de kolleger, der så ulykken, om at skrive kort ned, hvad de så, så tidligt som muligt. Hver for sig, uden at sammenligne. Erindringer ændrer sig, når man taler sammen, og de digitale data er mest værdifulde, når de kan holdes op mod uafhængige beretninger.
Hvem gør hvad
- Leder eller driftschef: udpeger ansvarlig, beslutter, at maskinen står, og kontakter leverandør.
- IT og automationsansvarlig: eksporterer video, adgangsdata og maskindata og notérer, hvordan.
- Arbejdsmiljøorganisationen: deltager i undersøgelsen af ulykken efter jeres procedure.
- HR: tager sig af den tilskadekomne og de pårørende og samler oplysninger om vagtplan og instruktioner.
- Forsikring og advokat: orienteres hurtigt, hvis der kan blive tale om erstatningskrav.
- IT-sagkyndig: sikrer data fra systemer, hvor det kræver særlig viden, eller hvor sikringen skal kunne efterprøves af andre.
Det skal I lade være med
- Lade teknikeren “lige få den op at køre”. En genstart kan slette det vigtigste.
- Kun tage skærmbilleder af videoen. Eksportér optagelsen i sit originale format.
- Vente på, at nogen spørger. Når forsikringen beder om video tre uger efter, er den overskrevet.
- Lade kun leverandøren sikre data. Leverandøren kan have en interesse i resultatet.
- Skrive skyld i notater. “Medarbejderen var uopmærksom” er en vurdering, ikke et faktum. Skriv, hvad der skete.
- Dele videoen internt. Optagelser af en ulykke er følsomme for den tilskadekomne og kollegerne. Begræns adgangen.
Personoplysninger og videoovervågning
Videooptagelser og adgangsdata er personoplysninger. Det, at I sikrer dem i forbindelse med en ulykke, er typisk sagligt, men de skal opbevares sikkert, og kun de relevante personer skal have adgang. Tjek, om jeres skiltning og politik for videoovervågning dækker brug af optagelser i forbindelse med ulykker.
→ Videoovervågning som bevis i civile sager
Efter de første dage
Når data er sikret, så gem dem samlet i en sikker sagsmappe sammen med en log over, hvad der er sikret, hvornår og af hvem. Aftal med forsikring og advokat, hvor længe materialet skal gemmes. Sager om erstatning efter arbejdsulykker kan tage lang tid.
→ Skabelon til intern log over beviser
Forebyg: vid hvor data er, før det sker
De fleste virksomheder ved ikke, hvor længe deres kameraer gemmer, eller hvad deres maskiner logger. Lav en kort oversigt for de vigtigste områder og maskiner: hvor længe gemmes data, hvem kan eksportere dem, og hvordan kontaktes leverandøren uden for arbejdstid. Den liste kan spare jer for et tab, der ikke kan rettes.
→ Alarmlog og driftsovervågning
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis ulykken er alvorlig, hvis der kan blive tale om erstatningskrav, eller hvis data ligger i systemer, som I ikke selv kan udlæse sikkert. En IT-sagkyndig kan sikre video, adgangsdata og maskindata, så sikringen er dokumenteret og kan efterprøves. Det giver et uvildigt grundlag, når forsikring, myndigheder og parter skal forstå, hvad der skete.
Læs også: Medarbejderen siger, at virksomheden overvåger vedkommende · Medarbejderen klager over virksomheden: dokumentér jeres egen håndtering
→ IT-sagkyndig i en afskedigelsessag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
