En medarbejder klager. Det kan handle om løn, arbejdstid, en leder, en forbigåelse, et arbejdsmiljøproblem eller den måde, en sygemelding er håndteret på. Klagen kan blive til et krav, en sag ved et fagretligt organ eller en retssag. I den situation er det ikke medarbejderens beviser, I skal bekymre jer mest om. Det er jeres egne. Kan I vise, hvad I gjorde, hvornår og hvorfor? Svaret ligger i mails, referater, kalendere og systemdata, og de skal sikres nu, før de bliver slettet i den daglige drift.
Hvorfor jeres egne data betyder så meget
Når en medarbejder rejser et krav, er det ofte virksomheden, der skal kunne forklare sin håndtering. Hvorfor blev lønnen fastsat sådan? Hvornår fik medarbejderen besked? Hvad skete der efter klagen over lederen? Uden dokumentation står det påstand mod påstand, og det er sjældent en fordel for virksomheden.
Samtidig bliver jeres egne data slettet uden at nogen tænker over det. En leder rydder op i sin postkasse. En medarbejder i HR stopper, og kontoen slettes efter 30 dage. Teams-chats udløber efter jeres opbevaringspolitik. Et notat bliver overskrevet med en ny version. Det er ikke ond vilje. Det er bare almindelig drift.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Notér klagen. Hvad klager medarbejderen over, hvornår blev klagen modtaget, og fra hvem? Gem den oprindelige klage uændret.
- Afgræns sagen. Hvilke personer, perioder og emner er relevante? Hvem har truffet beslutninger, og hvem har kommunikeret med medarbejderen?
- Bevar de relevante postkasser og filer. Bed IT sætte et hold på postkasser, OneDrive og Teams for de ledere og HR-medarbejdere, der har været involveret. Gør det også for medarbejderens egen konto.
- Stop sletning. Tjek, om jeres slettepolitik eller automatiske oprydning vil fjerne relevante data. Sæt den i bero for det relevante materiale.
- Saml dokumenterne. Kontrakt, lønsedler, referater, advarsler, mails om beslutninger, notater fra samtaler. Gem dem i en sikker sagsmappe som kopier.
- Skriv en tidslinje. Hvad skete hvornår, med henvisning til dokumenterne.
Hvilke data skal I tænke på?
- Mails mellem ledere og HR · Hvornår og hvordan beslutninger blev truffet
- Referater og notater · Hvad der blev sagt i samtaler
- Kalendere · Hvornår der var møder, og med hvem
- HR-system og lønsystem · Registreringer, ændringer og hvem der lavede dem
- Tidsregistrering · Arbejdstid, fravær og rettelser
- Teams og chats · Uformel kommunikation om sagen
Den uformelle kommunikation er værd at tænke over. Ledere skriver ofte mere direkte i en chat end i en mail. Det kan være både godt og skidt for sagen, men det skal bevares. At slette det, fordi det ser dårligt ud, er langt værre end det, der står.
Versioner og ændringer
Mange dokumenter ændres over tid. Et referat kan være skrevet om, en politik opdateret, en stillingsbeskrivelse rettet. I en tvist kan det blive vigtigt at vise, hvordan dokumentet så ud på et bestemt tidspunkt. SharePoint, OneDrive og Google Drev gemmer ofte versionshistorik, men ikke uendeligt.
- ☐ Gem den aktuelle version og versionshistorikken for de vigtigste dokumenter.
- ☐ Ret ikke i referater eller notater, efter klagen er kommet. Skriv tilføjelser som nye, daterede notater.
- ☐ Notér, hvem der har ændret hvad, hvis systemet viser det.
→ Bevissikring af OneDrive, SharePoint og Teams
Når involverede ledere eller HR-folk stopper
Sager om klager kan tage lang tid. I mellemtiden kan de ledere og HR-medarbejdere, der traf beslutningerne, gå på pension, skifte job eller blive opsagt. Deres konti bliver normalt lukket og slettet efter en fast periode. Så forsvinder deres mails, filer og chats, og med dem en vigtig del af jeres dokumentation.
Sørg derfor for, at bevaringen følger personerne, ikke kun sagen. Notér på listen over involverede, at deres konti ikke må slettes, og giv IT besked. Bed også dem, der stopper, om at skrive et kort notat om deres rolle i sagen, før de går. Det er langt lettere at få et notat i dag end at finde en tidligere medarbejder om et år.
Den bedste dokumentation laves før klagen
Den stærkeste dokumentation er den, der er lavet løbende, mens tingene skete: referater sendt samme dag, beslutninger begrundet skriftligt, ændringer i løn og vilkår bekræftet på mail. Har I ikke den vane, så er en klage en god anledning til at indføre den. Det gør ikke kun fremtidige sager lettere. Det gør også hverdagen tydeligere for både ledere og medarbejdere.
→ Skabelon: referat af samtale
Hvem gør hvad
- HR: ejer sagen, samler dokumenter og laver tidslinjen.
- Ledelsen: sørger for, at de involverede ledere ikke sletter noget og ikke selv kontakter medarbejderen om sagen.
- IT: sætter hold, stopper sletning og bevarer konti for medarbejdere, der stopper.
- Advokat: vurderer kravet og rådgiver om, hvad der skal fremlægges.
- IT-sagkyndig: inddrages, hvis data skal sikres fra mange systemer, eller hvis der er tvivl om, hvorvidt noget er ændret.
Det skal I lade være med
- Rydde op. Heller ikke i mails, der er pinlige eller uheldige.
- Skrive nye referater bagefter som om de var gamle. Et bagudrettet referat skal være dateret, når det er skrevet.
- Diskutere klagen i chats. Alt, I skriver nu, kan blive fremlagt. Tal om sagen i møder, og hold skriftlig kommunikation saglig.
- Slette konti for ledere, der stopper. Bevar dem, så længe sagen kan blive aktuel.
- Lade den leder, klagen angår, samle dokumentationen. Det bør en anden gøre.
Medarbejderens indsigt
Klager kommer ofte sammen med en anmodning om indsigt i de oplysninger, virksomheden har om medarbejderen. Det er en selvstændig pligt med egne frister. Den bevaring, I har lavet, gør det lettere at svare, men pas på, at I ikke udleverer mere eller mindre, end der er grundlag for. Afklar med jeres rådgiver.
→ Indsigtsanmodning midt i konflikten
Når sagen er afsluttet
Afslut bevaringen bevidst. Aftal med advokaten, hvornår sagen er endeligt slut, og hvornår data igen må følge jeres almindelige slettepolitik. Notér beslutningen. Et hold, der bliver liggende i årevis, er også et problem, fordi I så gemmer persondata længere end nødvendigt.
Brug også sagen til at lære. Var det let at finde jeres dokumentation? Var der referater af samtalerne? Kunne I vise, hvornår beslutningerne blev truffet? Svarene viser, hvor jeres rutiner skal styrkes.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis kravet er stort, hvis mange personer og systemer er involveret, eller hvis medarbejderen påstår, at dokumenter er ændret eller slettet. En IT-sagkyndig kan sikre data fra jeres systemer, så det kan dokumenteres, hvad der fandtes, og hvornår. Det er en styrke for jer, ikke kun for modparten.
Læs også: Arbejdsulykke: sikr data fra maskiner, kameraer og adgangssystemer · Medarbejderen sender en indsigtsanmodning midt i konflikten
→ IT-sagkyndig i en afskedigelsessag · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
