På en privatskole, friskole eller efterskole foregår næsten al kontakt med forældre og elever skriftligt: på skolens kommunikationsplatform, i mails, sms’er og nogle gange i apps, som skolen slet ikke ejer. Når der opstår en konflikt, er det ofte de beskeder, der afgør, hvem der har ret. Ledelsens opgave er at sikre det, skolen selv har, hurtigt og sagligt, og samtidig passe ekstra godt på, fordi materialet handler om børn.
Artiklen er skrevet til skolelederen, forstanderen og bestyrelsen. Den handler om tvister med forældre, klager og personalesager. Den handler ikke om sager, hvor et barns sikkerhed er i fare. Dem håndterer I efter skolens egne procedurer og reglerne om underretning.
Typiske situationer
- Forældre klager over en lærers beskeder og mener, at tonen eller indholdet var krænkende.
- Forældre påstår, at skolen aldrig har givet besked om en elevs fravær, en advarsel eller en bortvisning.
- En medarbejder har skrevet med elever på en privat telefon eller i en app uden for skolens systemer.
- Der verserer en tvist om skolepenge, udmeldelse eller en aftale om støtte, og forældrene henviser til en samtale.
- Forældre deler skærmbilleder af skolens beskeder på sociale medier, og skolen skal kunne vise den fulde sammenhæng.
I alle tilfælde gælder det samme: skolen skal kunne vise, hvad der faktisk blev skrevet, af hvem og hvornår, og ikke kun et udsnit.
Hvad gør I nu?
1. Stop sletning på platformen
De fleste kommunikationsplatforme har regler for, hvornår beskeder og tråde slettes, fx ved skoleårets afslutning eller når en elev udmeldes. Find ud af, hvad der gælder hos jer, og bed den, der administrerer platformen, om at stoppe sletning for de relevante tråde og brugere. Skriv ned, hvem I bad om det, og hvornår.
2. Lad være med at udmelde eller deaktivere
Udmelder I en elev eller deaktiverer en medarbejders konto, kan beskederne forsvinde automatisk. Vent, til materialet er sikret.
3. Sikr skolens egne kilder
- tråde og beskeder på kommunikationsplatformen, med afsender, modtagere og tidspunkt,
- mails i skolens postkasser,
- referater fra skole-hjem-samtaler og møder,
- skolens journal- og fraværsregistrering, hvis den har en ændringshistorik.
En eksport fra administratoren er bedre end skærmbilleder, fordi den viser hele tråden. Skærmbilleder kan dog være et godt supplement, hvis de tages med dato og fuld visning. → Sådan gemmer du en mail korrekt som bevis
4. Skriv et sagligt notat
Notér, hvad klagen går ud på, hvilke beskeder der er tale om, og hvem der har set materialet. Skriv fakta, ikke vurderinger af forældre, elever eller medarbejdere.
5. Tjek, om der findes optagelser
Forældre optager i stigende grad møder og samtaler på telefonen. Spørg ikke ind til det på en måde, der eskalerer konflikten, men vær forberedt på, at en optagelse kan dukke op. Skolens eget referat fra mødet bliver så det, optagelsen holdes op imod. Derfor skal referater skrives samme dag og gemmes uændret.
Når en medarbejder har brugt sin private telefon
Det er en af de sværeste situationer for en skole. Har en lærer skrevet med elever eller forældre på en privat telefon eller i en app, ligger beskederne ikke hos skolen. Skolen kan ikke selv gå ind i telefonen.
Det, I kan gøre:
- bede medarbejderen om at bevare beskederne og ikke slette noget,
- spørge, om medarbejderen frivilligt vil udlevere relevante samtaler,
- sikre de beskeder, der ligger hos forældrene, hvis de selv vil dele dem,
- tale med en advokat, hvis sagen kan ende i en afskedigelse eller en tvist.
Pres aldrig en medarbejder til at låse telefonen op foran ledelsen. Det kan krænke medarbejderens privatliv og svække sagen.
→ Må vi bede om beskeder fra medarbejderens private telefon?
Brug sagen til at se på reglerne fremover. Mange skoler har en regel om, at kontakt med elever og forældre kun foregår i skolens systemer. Det beskytter både eleverne, forældrene og medarbejderne. → Kundekontakt på WhatsApp og sms
Hvem gør hvad?
- Skoleleder · Ejer sagen og beslutter, hvad der skal sikres
- Administrator af platformen · Stopper sletning og eksporterer tråde
- Bestyrelse · Orienteres, hvis sagen kan blive en tvist
- Advokat · Vurderer personalesag og forældretvist
- IT-sagkyndig · Sikrer data, hvis der er tvivl om ægthed eller sletning
Hold kredsen lille. På en skole kender mange hinanden, og en sag kan hurtigt blive kendt blandt forældre og kolleger.
Børns persondata: ekstra forsigtighed
Materialet indeholder næsten altid oplysninger om børn. Det stiller krav til, hvordan I behandler det:
- Sikr kun det, der er relevant for sagen. Ikke hele klassens tråde, hvis det er én samtale, der er i strid.
- Gem materialet et sted med begrænset adgang, ikke i en fælles mappe på lærerværelset.
- Skriv ned, hvorfor I gemmer det, og hvor længe I forventer at skulle bruge det.
- Del ikke materialet med andre forældre eller i forældrerådet.
- Overvej, om andre elevers navne skal skjules, hvis materialet sendes videre.
Reglerne om persondata og skolens egne retningslinjer skal tjekkes, før I går i gang. Har skolen en databeskyttelsesrådgiver, så inddrag vedkommende fra start.
→ GDPR-tjekliste før en intern undersøgelse
Det skal I lade være med
- Svare forældrene i en lang mail med alle detaljer · Det kan eskalere sagen og ender ofte som bilag
- Slette en upassende besked fra platformen · Så kan skolen ikke vise, hvad der stod
- Bede eleven vise sin telefon · Det er et barn, og det er ikke skolens telefon
- Lade medarbejderen selv samle beskederne · Udvalgte beskeder er svære at stole på
- Kommentere sagen på sociale medier · Det skaber nye beviser, som I ikke styrer
Forældre deler skolens beskeder offentligt
Deler forældre skærmbilleder af skolens beskeder, er det fristende at svare igen. Sikr i stedet opslaget med dato, adresse og hele sammenhængen, og sikr den fulde tråd fra skolens platform. Så kan I vise, hvad der faktisk blev skrevet, hvis sagen går videre. Tal med en advokat, før I reagerer offentligt.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, når der er tvivl om, hvorvidt en besked er ændret eller slettet, når materialet ligger i flere systemer, eller når sagen kan ende i en afskedigelse eller en retssag mod skolen. En uvildig IT-sagkyndig kan sikre data fra platformen, mailsystemet og evt. udleverede telefoner, så det kan efterprøves senere.
Er der tale om digital chikane eller stalking mod en medarbejder fra en forælder eller en tidligere elev, er det en særlig situation. → En medarbejder bliver stalket digitalt
Kort sagt
Stop sletningen, sikr skolens egne kilder i hele tråde, skriv sagligt, og pas ekstra godt på børnenes data. Lad være med at undersøge private telefoner selv, og få en advokat ind, når sagen kan blive en tvist.
Læs også: Franchise: franchisetagerens adgang til kædens systemer · Håndværksvirksomheden: sagsapp, fotos og timesedler over for kunden
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
