Når et franchisesamarbejde ophører, eller når der opstår en tvist, har franchisetageren ofte stadig adgang til kædens systemer: kassesystem, kundedatabase, intranet, manualer, bestillingsportal og fælles marketingkonti. Det første, franchisegiveren skal gøre, er at sikre logs og data i de systemer, før adgangene lukkes. Derefter lukkes adgangene i en planlagt rækkefølge, som passer til aftalen og til driften af butikken.
Artiklen er skrevet til franchisegiveren og kædens ledelse. Den juridiske side af tvister mellem kæde og franchisetager eller forhandler er beskrevet fra advokatens side. → Franchise- og forhandlertvister og data
Hvorfor franchise er særligt
I et franchisesamarbejde deler kæden og franchisetageren systemer, men ikke ejerskab. Kæden ejer typisk konceptet, varemærket, manualerne og ofte kundedatabasen og de centrale systemer. Franchisetageren driver butikken, ansætter personalet og har den daglige kundekontakt. Grænsen mellem, hvad der er kædens, og hvad der er franchisetagerens, står i franchiseaftalen, men den er ikke altid lige tydelig i systemerne.
Det giver tre typiske situationer:
- Franchisetageren stopper og starter en konkurrerende forretning med samme kunder, leverandører og måske samme medarbejdere.
- Der er en tvist om betalinger eller overholdelse af konceptet, og kæden vil dokumentere, hvad der er sket.
- Franchisetageren holder data tilbage, for eksempel lokale kundelister eller regnskabsdata, som kæden har krav på efter aftalen.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Find franchiseaftalen frem. Læs, hvad den siger om ophør, adgang til systemer, ejerskab til data og udlevering. Lad advokaten vurdere de afsnit, der er i tvivl.
- Lav en oversigt over adgangene. For hvert system: hvem hos franchisetageren har adgang, med hvilke rettigheder, og hvem hos kæden kan lukke den.
- Sikr logs, før adgangene lukkes. Bed jeres IT og leverandørerne hente logs over login, eksport og ændringer for de relevante brugere. Logs kan udløbe hurtigt.
- Sikr kundedata og salgsdata. Lav en eksport af butikkens data, som de ser ud nu, og gem den uændret med dato.
- Planlæg lukningen. Aftal med advokaten, hvornår og i hvilken rækkefølge adgangene lukkes, så I ikke bryder aftalen og ikke lukker for driften af en butik, der stadig er i gang. → Luk adgange med det samme, eller vent?
- Overtag fælles konti. Lokale sider på sociale medier, Google-profiler og domæner med kædens navn skal over til kæden, hvis aftalen siger det. → Hvem ejer domænet og kontoen?
- Skriv et sagligt notat om forløbet, med datoer for hvert skridt.
Hvad sporene kan vise
Kædens egne logs kan typisk vise, om der er eksporteret kundelister fra den centrale database, om manualer og opskrifter er hentet i usædvanligt omfang, om der er logget ind efter ophøret, og om der er sket ændringer i priser eller bestillinger, der ikke passer med aftalen. Kassesystemets data kan vise salg og omsætning, hvis det er relevant for en tvist om afregning.
Data, der ligger lokalt hos franchisetageren, for eksempel på butikkens egne computere eller i franchisetagerens egne systemer, kan kæden ikke selv hente. Det kræver samarbejde eller juridiske skridt.
Franchisetagerens medarbejdere
Franchisetagerens medarbejdere har ofte deres egne logins til kædens systemer. Når samarbejdet ophører, skal de også lukkes, men ikke nødvendigvis på samme tidspunkt. Fortsætter butikken under en ny franchisetager, kan nogle medarbejdere blive. Andre følger måske med den tidligere franchisetager til en ny forretning.
Lav en liste over medarbejderne og deres adgange. Sikr logs for de brugere, der har haft adgang til kundedata eller centrale manualer, før noget ændres. Undgå at kontakte medarbejderne om tvisten. De er ansat hos franchisetageren, ikke hos kæden, og de skal ikke stilles i en svær situation.
I perioden op til ophøret
Mange franchiseaftaler har en ophørsperiode, hvor butikken skal drives videre, mens samarbejdet afvikles. Det er her, risikoen for, at data og kunder flyttes, er størst. Aftal med advokaten, hvilke adgange der kan begrænses i perioden, uden at aftalen brydes. Det kan være eksport fra kundedatabasen, adgang til nye manualer eller adgang til kampagner, der rækker ud over ophøret. Følg med i aktiviteten i systemerne efter de regler, I har aftalt, og notér, hvad I ser.
Når franchisetageren sælger videre
Fortsætter franchisetageren med at bruge kædens navn, materiale eller koncept efter ophøret, er det en anden type sag, hvor det handler om at dokumentere, hvad der sker i markedet. → Forhandleren sælger videre efter aftalens ophør
Kundedata og persondata
Hvem der er dataansvarlig for kundedata i en kæde, afhænger af opsætningen og aftalen. Er kæden dataansvarlig, og har franchisetageren taget kundedata med til en konkurrerende forretning, kan det være et brud på persondatasikkerheden, som kæden skal vurdere. Er franchisetageren selv dataansvarlig, er situationen en anden. Få det afklaret tidligt.
Hvem gør hvad
- Kædens ledelse · Beslutter forløbet og kontakter advokat
- IT · Laver oversigt over adgange og sikrer logs
- Kædens driftsansvarlige · Sikrer, at kunder og leverandører ikke rammes
- Advokat · Vurderer aftalen, ophøret og næste skridt
- IT-sagkyndig · Sikrer data og logs, så de kan bruges som bevis
Det skal I lade være med
- Luk ikke alle adgange på én gang uden en plan. I kan miste spor og skabe en ny tvist om driften.
- Log ikke ind på franchisetagerens egne systemer med koder, I tilfældigvis kender. Det er ikke jeres adgang.
- Skriv ikke til butikkens kunder om tvisten. Lad advokaten vurdere, hvad der må siges, og hvornår.
- Slet ikke brugerne i kædens systemer. Historikken skal bevares.
- Fjern ikke data fra den centrale database, før en eksport er sikret. Det kan blive nødvendigt at vise, hvordan den så ud.
Forebyg ved næste aftale
Skriv ind i franchiseaftalen, hvilke systemer franchisetageren får adgang til, hvem der ejer data, hvad der logges, og hvad der sker med adgange og data ved ophør. Sørg for, at lokale konti på sociale medier og domæner oprettes i kædens navn. Brug personlige logins for franchisetagerens medarbejdere, så det kan ses, hvem der har gjort hvad. Og hav en fast tjekliste til ophør, som både kæden og franchisetageren kender. Gennemgå adgangene en gang om året sammen med franchisetageren. Det er en naturlig del af samarbejdet, og det gør ophøret langt enklere, når det kommer.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp fra en IT-sagkyndig, hvis der er en tvist, hvor kædens logs og data skal sikres som bevis, eller hvis der er mistanke om, at data er taget med. En uvildig sagkyndig kan dokumentere, hvad systemerne viser, uden at være part i samarbejdet. Haster det, fordi adgange stadig bruges, eller logs udløber, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Hotel og restaurant: booking, anmeldelser og kassesystem · Privatskoler og uddannelse: kommunikation med elever og forældre
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
