Forsvindende beskeder i WhatsApp, Signal, Messenger og andre tjenester sletter samtaler automatisk efter en periode. Det kan være fornuftigt privat. I arbejdet betyder det, at aftaler, beslutninger og instrukser forsvinder, uden at nogen har besluttet det. Og hvis der opstår en tvist, kan det se ud, som om virksomheden har slettet beviser. Den enkleste løsning er en klar regel: Forsvindende beskeder og automatisk sletning bruges ikke til arbejde.
Artiklen er til ledere og IT. Den handler om, hvorfor reglen er vigtig, hvordan I skriver den, og hvad I gør, hvis den allerede er brudt.
Hvad det er
Mange beskedtjenester har en funktion, hvor beskeder slettes automatisk efter en fast tid, for eksempel et døgn, en uge eller et par måneder. Funktionen kan slås til for en enkelt samtale eller som standard for alle nye samtaler. Når beskederne er slettet, er de typisk væk fra begge telefoner.
Lignende funktioner findes i andre værktøjer: automatisk sletning af chats i samarbejdsværktøjer, korte opbevaringsperioder i mailsystemer og apps, der sletter billeder efter visning.
Hvorfor det er et problem for virksomheden
Dokumentationen forsvinder
Aftaler med kunder, instrukser til medarbejdere og beslutninger i ledelsen er virksomhedens dokumentation. Hvis de er truffet i en samtale med forsvindende beskeder, findes de ikke længere. Det gør det sværere at bevise, hvad der blev aftalt, hvis kunden, leverandøren eller medarbejderen senere husker det anderledes.
Det kan ligne bevisforspildelse
Hvis en tvist er opstået eller forventes, og virksomhedens folk fortsætter med at bruge forsvindende beskeder, kan det blive tolket negativt. Retten kan lægge vægt på, at en part ikke har bevaret relevante beskeder. Det gælder også, selvom ingen bevidst ville skjule noget.
→ Forsvindende beskeder: når modparten slår auto-sletning til
Det skaber mistillid internt
Hvis en leder kommunikerer med medarbejdere via forsvindende beskeder, kan medarbejderne ikke dokumentere de instrukser, de har fået. Det kan blive et problem i en personalesag, hvor det står påstand mod påstand. Og det sender et signal om, at noget ikke tåler at blive gemt.
Skriv reglen
Reglen kan være kort. Den skal stå i jeres IT-politik eller jeres politik for kommunikation, og den skal gælde for alle, også ledelsen.
Eksempel på formulering:
- Forsvindende beskeder og automatisk sletning må ikke bruges i samtaler om arbejde, hverken med kolleger, kunder eller leverandører.
- Det gælder på både firmatelefoner og private telefoner, når de bruges til arbejde.
- Aftaler med kunder og leverandører bekræftes på mail eller i virksomhedens systemer.
- Hvis en kunde eller leverandør bruger forsvindende beskeder, bekræftes aftalen på mail.
Tilpas formuleringen til jeres virksomhed, og tjek, om den skal drøftes med medarbejderne eller tillidsrepræsentanten. → IT-politik og orientering af medarbejdere
Men hvad med fortrolighed?
En typisk indvending er, at forsvindende beskeder beskytter fortrolige oplysninger. Hvis telefonen bliver væk eller hacket, er der mindre at finde. Det er et rimeligt hensyn, men forsvindende beskeder er sjældent den rigtige løsning på det i en virksomhed.
Fortrolighed opnås bedre ved at bruge et system, som virksomheden styrer: adgangskontrol, kryptering, totrinsgodkendelse og muligheden for at spærre en mistet enhed. Så er oplysningerne beskyttet mod uvedkommende, men stadig til rådighed for virksomheden, når der er brug for dem. Forsvindende beskeder beskytter mod alle, også mod virksomheden selv.
Persondata er et andet hensyn. Virksomheden må ikke gemme persondata længere end nødvendigt. Men det løses med en bevidst slettepolitik, der er afvejet mod behovet for dokumentation, ikke med en funktion, som den enkelte medarbejder slår til og fra efter eget valg.
Ledelsens egne beskeder
Ledelse og bestyrelse er ofte de første til at bruge forsvindende beskeder, fordi de drøfter følsomme emner. Men det er netop deres beslutninger, der kan blive afgørende i en tvist med en medejer, en investor eller en tidligere direktør. Hvis beslutninger træffes i forsvindende beskeder, findes der ingen dokumentation for, hvem der vidste hvad, og hvornår. → Krise: hvad må ikke slettes?
Gør det teknisk muligt at overholde
En regel er lettere at overholde, hvis det er nemt at gøre det rigtige:
- ☐ Giv medarbejdere med kundekontakt en firmatelefon eller et firmanummer.
- ☐ Brug et samarbejdsværktøj, hvor beskeder gemmes efter virksomhedens regler, til intern kommunikation.
- ☐ Tjek opbevaringsindstillinger i Teams, Slack og Google Chat, så de ikke sletter automatisk efter kort tid.
- ☐ Administrerer I firmatelefoner centralt, så undersøg, om forsvindende beskeder kan begrænses.
→ Kundekontakt på WhatsApp og sms
Når der opstår en tvist
Når I forventer en tvist, skal I aktivt sikre, at relevante beskeder ikke forsvinder. Det gælder også jeres egne. Gør dette:
- Send en besked til de relevante medarbejdere om, at de ikke må slette noget om sagen, og at forsvindende beskeder skal slås fra.
- Notér, hvornår beskeden blev sendt, og til hvem.
- Bed medarbejderne eksportere relevante samtaler, eller få dem sikret af en IT-sagkyndig.
- Stop også automatisk sletning i mail og samarbejdsværktøjer.
Når reglen allerede er brudt
Hvis I opdager, at medarbejdere eller ledere har brugt forsvindende beskeder i en sag, der nu er blevet til en tvist:
- Slå funktionen fra med det samme.
- Skriv ned, hvornår den blev brugt, hvornår den blev slået fra, og hvorfor den var slået til, hvis det vides.
- Undersøg, om beskederne findes andre steder, for eksempel hos modparten, i notifikationer, i skærmbilleder eller i mails, der bekræftede det samme.
- Tal med jeres advokat om, hvordan det skal håndteres.
Det er bedre at være åben om det end at lade modparten finde det. Der kan være gode grunde til, at funktionen var slået til. Men de skal kunne forklares.
Hvem gør hvad
- Ledelse · Vedtager reglen og følger den selv
- HR · Skriver reglen ind i politikken og orienterer
- IT · Gør det teknisk muligt at overholde
- Alle · Bekræfter aftaler på mail og slår autosletning fra
Det skal I lade være med
- At lade ledelsen være undtaget. Ledelsens beskeder er ofte de vigtigste i en sag.
- At slå forsvindende beskeder til, når en konflikt opstår. Det er det værst tænkelige tidspunkt.
- At kontrollere medarbejdernes private telefoner for at se, om reglen overholdes. Det kan krænke deres rettigheder.
- At tro, at beskederne kan gendannes. Når de er slettet, er de ofte væk.
Hvornår skal I have hjælp udefra
Få en IT-sagkyndig ind, hvis beskeder fra en telefon er centrale i en tvist, og I er i tvivl om, hvad der stadig findes. En sagkyndig kan undersøge telefonen med ejerens samtykke og dokumentere, hvad der findes, og hvad der er slettet.
Læs også: Kundekontakt på WhatsApp og sms: virksomhedens data på private telefoner · Skygge-IT: når data ligger i tjenester, IT ikke kender
→ Gennemgang af en medarbejders mailkonto · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
