Klinikker og sundhed

Private klinikker, tandlæger, fysioterapeuter, kiropraktorer, psykologer og andre behandlere arbejder med nogle af de mest følsomme oplysninger, der findes: helbredsdata. Når der opstår en sag i en klinik, skal ledelsen derfor både finde ud af, hvad der er sket, og sikre, at undersøgelsen ikke selv bliver et brud på patienternes fortrolighed.

Klinikker er ofte små, og ejeren er både leder, behandler og IT-ansvarlig. Det gør det ekstra vigtigt at have styr på rækkefølgen, når noget sker.

Typiske situationer

Uberettigede opslag i journalsystemet

En medarbejder har slået op i en journal uden at være involveret i behandlingen, måske hos et familiemedlem, en kollega eller en kendt person. Journalsystemets adgangslog er den centrale kilde. → Klinikker og sundhed: uberettigede opslag i journalsystemet

En behandler stopper og tager klienterne med

En behandler åbner egen praksis eller går til en konkurrent, og kort efter flytter faste klienter. Spørgsmålet er, om kundekartoteket eller kontaktoplysningerne er kopieret. → Kundekartoteket er fulgt med

Klage fra en patient eller klient

En patient klager over behandlingen eller over, at oplysninger er kommet videre. Journalens ændringshistorik og kommunikationen med patienten skal sikres.

Bookingsystemet og betalinger

Aflyste aftaler, rabatter eller refusioner, der ikke stemmer. Booking- og betalingssystemerne kan vise, hvem der har ændret hvad. → Kassedifferencer

Datakilder, der typisk betyder noget

• Journalsystemets adgangs- og ændringslog: hvem har åbnet, rettet eller udskrevet hvilken journal hvornår.
• Bookingsystemet: aftaler, aflysninger, kundelister og eksporter.
• Mail og sikker post: korrespondance med patienter og samarbejdspartnere.
• SMS-påmindelser og beskeder: ofte sendt fra et separat system eller en firmatelefon.
• Betalingsløsninger og kassesystem: refusioner og rabatter.
• Fælles logins: mange klinikker har delte computere i behandlingsrummene. → Delte logins og fælleskonti

Hvad I gør først

1. Sikr loggen i journalsystemet. Bed leverandøren om et udtræk af adgangsloggen for den relevante periode, før den roterer.
2. Undersøg ikke selv journalerne. Hver gang I åbner en journal for at se, hvad der er sket, laver I selv et nyt opslag i loggen.
3. Bevar den pågældende medarbejders konti og udstyr, også den delte computer, hvis den er brugt.
4. Vurdér, om der er sket et brud på persondatasikkerheden. Uberettigede opslag i helbredsdata kan udløse en pligt til at anmelde bruddet til Datatilsynet inden for en kort frist. Tjek reglerne. → Persondatabrud: dokumentationen inden for 72 timer
5. Tal med jeres advokat om ansættelsesretlige skridt og om eventuelle regler for autoriserede sundhedspersoner.

Typiske fejl

• At ejeren selv åbner journalerne for at se, hvad medarbejderen har læst.
• At slette medarbejderens bruger i journalsystemet, så det bliver sværere at koble loggen til en person.
• At fortsætte med fælles logins, mens sagen undersøges.

Forebyggelse

Personlige logins, også på fælles computere, er det vigtigste. Uden dem kan ingen se, hvem der gjorde hvad. Tjek også, hvor længe jeres journalsystem gemmer adgangsloggen. → Hvor længe skal virksomheden gemme logs? og Bevisberedskab i små virksomheder

Hjælp

Nielco IT er John Nielsen, uvildig IT-sagkyndig med retssagserfaring. Nielco IT arbejder i hele landet og kan hjælpe med at sikre logs og udstyr og afgrænse en undersøgelse, så patientdata kun berøres i det omfang, sagen kræver det. → Intern IT-undersøgelse

Opgaverne er civile sager og interne undersøgelser. Se afgrænsningen.

Kan data forsvinde i dag, så se Akut hjælp, hvor de første skridt står. I akutte sager kan John Nielsen være på stedet inden for få timer. Hastesager koster ekstra. Se, hvordan Nielco IT prissætter opgaverne.

Ring 70 13 63 23, eller læs om digital bevissikring hos Nielco IT.