Har I fået et krav for brug af et billede på hjemmesiden eller sociale medier, så svar ikke med det samme, og betal ikke, før I har fundet ud af, hvor billedet kommer fra. Find først købet, licensen og oplysningerne om, hvem der lagde billedet op og hvornår. Med den dokumentation kan I og jeres rådgiver vurdere, om kravet er berettiget, og hvor stort det i givet fald bør være.
Advokatsitet beskriver billedsager set fra rettighedshaverens side. Her handler det om den virksomhed, der modtager kravet. → Billedkrav: uretmæssig brug af fotos
Typiske situationer
- Et brev eller en mail fra en fotograf, et billedbureau eller et selskab, der håndhæver rettigheder for andre, med et skærmbillede af jeres side.
- Et krav for et billede, som et webbureau lagde op for flere år siden.
- Et billede, som en medarbejder fandt på nettet og brugte i et opslag.
- Et billede, I har købt, men brugt i en anden sammenhæng end licensen dækker, fx i en annonce eller på tryk.
- Et billede, som en leverandør eller producent har sendt til jer sammen med sine produkter.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Notér fristen i kravet, og hvem der har sendt det. Kontrollér, at afsenderen findes, og at kravet ikke selv er et forsøg på svindel. Klik ikke på links i mailen, før I har tjekket afsenderen.
- Gem siden, som den ser ud nu, med adresse, dato og billedet i sammenhæng. Gør det, før I fjerner eller udskifter noget.
- Find billedets historik i hjemmesidens system. Mediebiblioteket viser ofte, hvornår filen blev lagt op, af hvilken bruger, og hvilket filnavn den havde.
- Find købet. Kvittering, konto hos billedbanken, licensbevis, mail med fotografen eller faktura fra webbureauet.
- Læs licensen. Hvad må billedet bruges til, hvor længe, og på hvilke medier?
- Spørg den, der lagde billedet op. Webbureau, tidligere marketingmedarbejder eller leverandør. Bed om et skriftligt svar.
- Overvej at fjerne billedet, når det er dokumenteret. Det stopper den videre brug, men det er ikke en indrømmelse.
- Lad en rådgiver svare, hvis kravet er stort eller uklart.
Hvor dokumentationen typisk ligger
- Hjemmesidens mediebibliotek · Uploaddato, bruger, filnavn
- Billedbankens konto · Køb, licenstype, dato
- Mail og fakturaer · Aftale med fotograf eller bureau
- Webbureauets sagsstyring · Hvem der valgte billedet, og hvorfra
- Sociale medier · Opslagsdato og eventuel deling
Mange billedbanker viser kun købshistorikken, mens kontoen er aktiv. Står kontoen i en tidligere medarbejders eller et webbureaus navn, skal I have adgang, før den lukkes. Det samme gælder hjemmesidens historik. Skifter I webbureau eller platform, kan uploaddatoer og brugere gå tabt. → Skift af webbureau: DNS, hosting og mail i rigtig rækkefølge
Hvem gør hvad?
- Ejer eller leder · Ejer sagen og beslutter, hvordan I svarer
- Marketing · Finder billedets brug og historik
- Økonomi · Finder købet og fakturaer
- Webbureau · Forklarer, hvor billedet kom fra
- Rådgiver · Vurderer kravet og svarer
Det må I ikke gøre
- Ignorere kravet. Det forsvinder sjældent af sig selv, og en udløbet frist kan gøre sagen dyrere.
- Fjerne billedet uden at gemme siden først. Så kan I ikke vise, hvordan og hvor stort billedet blev brugt.
- Slette filen fra mediebiblioteket. Uploaddatoen og brugeren forsvinder med den.
- Indrømme noget i et hurtigt svar, fx at en medarbejder bare tog billedet fra nettet, før I har undersøgt det.
- Betale uden at kende grundlaget. Et krav kan være rigtigt, men beløbet bør kunne forklares.
Gratis billeder og billeder fra leverandører
Mange krav handler om billeder, som virksomheden troede var gratis. Et billede fra en gratis billedtjeneste kan have vilkår, der har ændret sig siden, eller det kan være lagt op dér af en anden end fotografen. Har I hentet billedet et sådant sted, så find siden frem, notér datoen, og gem de vilkår, der gjaldt, hvis I kan. Gem også den mail eller den produktpakke, hvis billedet kom fra en leverandør eller producent. Den viser, at I fik billedet til at bruge, og fra hvem.
Svaret til afsenderen
Når dokumentationen er samlet, skal der svares inden for fristen. Svaret bør være kort og sagligt. Det kan fx bekræfte, at billedet er fjernet, oplyse om den licens, I har, og bede om dokumentation for rettigheden og beløbet. Gem både kravet, jeres svar og al senere korrespondance samlet ét sted. Har I brug for mere tid til at finde dokumentationen, så bed om en kort udsættelse skriftligt i stedet for at lade fristen gå. Et roligt svar med dokumentation fører ofte til en hurtigere afklaring end en lang diskussion.
Hvem bærer ansvaret?
Har et webbureau, en leverandør eller en tidligere medarbejder valgt billedet, kan det have betydning for, om I kan gøre et krav gældende videre. Det afhænger af jeres aftale med dem. Over for rettighedshaveren er det dog som regel jer, der har brugt billedet på jeres side. Derfor er det vigtigt at have dokumentationen på plads, både for at svare på kravet og for at kunne rette et krav mod den, der leverede billedet.
Når billedet ikke er jeres, men heller ikke deres
Nogle gange kan rettighedshaveren ikke dokumentere, at billedet er deres, eller billedet er så almindeligt, at det findes i mange versioner. Bed om dokumentation for rettigheden og for, hvordan I har brugt billedet, fx et skærmbillede med dato. Er den mangelfuld, er det en del af jeres svar. Skærmbilleder alene er sjældent nok, og det gælder begge veje. → Hvorfor skærmbilleder sjældent er nok
Forebyg den næste sag
- Gem licens og kvittering sammen med billedet, fx i en mappe med samme filnavn.
- Brug kun billeder fra kilder, I kan dokumentere.
- Lad billedbankens konto stå i virksomhedens navn, ikke en medarbejders.
- Bed webbureauet oplyse kilden til alle billeder, de lægger op.
- Gennemgå hjemmesiden en gang om året for gamle billeder uden kendt kilde.
Samme logik gælder, når det er jer, der bliver kopieret. → Kopierede produkter og tekster: hvad gør vi?
Hvornår skal I have hjælp udefra?
De fleste billedkrav kan I selv samle dokumentation til, og den juridiske vurdering hører hos jeres rådgiver. Få teknisk hjælp, hvis hjemmesidens historik er svær at finde, hvis platformen er skiftet, eller hvis I er uenige med webbureauet om, hvem der lagde billedet op, og hvornår. En IT-sagkyndig kan dokumentere systemets data, så de kan efterprøves. Det kan fx være databasens oplysninger om, hvornår en fil blev lagt op, eller en gammel sikkerhedskopi af hjemmesiden, der viser, hvornår billedet første gang blev vist. Nielco IT er uvildig, sælger ikke produkter og har ingen leverandørpartnerskaber.
Læs også: Beviserne ligger hos den tidligere medarbejder eller konkurrenten · Kunden giver jer (IT-leverandøren) skylden for nedbruddet eller angrebet
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
