Når nogen registrerer et domæne, der ligner jeres, skal I dokumentere tre ting, før I gør noget andet: hvad der ligger på domænet, om det er sat op til at sende mail, og hvad der kan ses om registreringen. Alle tre kan ændre sig fra time til time. Klagen, advarslen til kunderne og et eventuelt krav kommer bagefter.
Et lignende domæne er ikke altid et problem. Det kan være en anden virksomhed med et lignende navn. Men det kan også være forberedelsen til falske fakturaer, en falsk webshop eller mails i jeres navn. Dokumentationen viser, hvad det er, og den er grundlaget for alt, I vil gøre.
Typiske tegn
- Et domæne, hvor et bogstav er byttet, fjernet eller fordoblet, fx “rn” i stedet for “m”.
- Jeres navn med en anden endelse, fx .com, .net eller .eu i stedet for .dk.
- Jeres navn med et ekstra ord, fx “-faktura”, “-support” eller “-dk”.
- En kunde har fået en mail fra en adresse, der næsten ligner jeres.
- Jeres IT-leverandør eller en overvågningstjeneste melder, at et nyt domæne ligner jeres.
Hvad gør I nu?
1. Gem det, der ligger på domænet
Besøg domænet fra en computer, der ikke bruges til andet, og gem:
- forsiden og eventuelle undersider som gemte websider med dato og klokkeslæt,
- skærmbilleder af hele siden,
- hvor domænet sender jer hen, hvis det viderestiller til en anden side,
- formularer, login-sider og betalingssider.
Ligger der intet, så dokumentér det også. Et tomt domæne i dag kan være en falsk side i morgen. → Sådan gemmer du en webside som dokumentation
Klik ikke på links, og indtast ikke oplysninger på siden. Er siden en kopi af jeres login-side, så stop og bed IT eller en IT-sagkyndig om at overtage.
2. Tjek, om domænet kan sende mail
Bed IT slå domænets tekniske opsætning op og gemme resultatet med dato:
- MX-poster: viser, om domænet kan modtage mail.
- SPF, DKIM og DMARC: viser, om domænet er sat op til at sende mail.
- Navneservere og IP-adresser: viser, hvor domænet er hostet.
Er domænet sat op til mail, er risikoen for falske mails til jeres kunder og leverandører større. Det er et godt argument for at advare dem hurtigt.
3. Gem registreringsdata
Slå domænet op hos den relevante registrant-database, fx DK Hostmaster for .dk-domæner og en WHOIS-tjeneste for andre endelser. Gem resultatet med dato. Oplysningerne er ofte skjulte eller anonymiserede, men registreringsdatoen, registratoren og navneserverne er som regel synlige.
4. Gem mails fra domænet
Har kunder eller medarbejdere fået mails fra domænet, så bed dem videresende dem som vedhæftede filer, så de tekniske oplysninger følger med. Et skærmbillede viser ikke, hvor mailen faktisk kom fra. → Mail-headere: hvem sendte mailen, og hvornår?
5. Advar dem, der kan blive ramt
Sig til medarbejdere i økonomi og kundeservice, at de skal være ekstra opmærksomme på mails fra lignende adresser. Overvej at advare jeres faste kunder og leverandører, især hvis domænet kan sende mail. Gem en kopi af advarslen.
6. Klag eller kræv domænet
For .dk-domæner kan der klages til Klagenævnet for Domænenavne. For andre endelser findes andre klageveje. Det er et juridisk valg, som advokaten skal vurdere, og som afhænger af jeres rettigheder til navnet. Den juridiske side af domænetvister er beskrevet på advokatsitet. → Domænetvister: dokumentation af brug og registrering
Hvad dokumentationen skal kunne vise
Når I senere skal klage, kræve domænet eller forklare en kunde, hvad der er sket, er det typisk disse spørgsmål, der bliver stillet:
- Hvornår blev domænet registreret, og hvornår brugte I selv navnet første gang?
- Hvad har der ligget på domænet, og hvornår?
- Er domænet brugt til at sende mails, og til hvem?
- Har nogen forvekslet domænet med jeres, fx en kunde, der har betalt eller svaret?
- Hvad har I gjort, og hvornår?
Saml jeres egen dokumentation for brug af navnet samtidig: hvornår domænet og firmanavnet blev registreret, varemærkeregistreringer, hvis I har dem, og eksempler på, at kunder kender jer under navnet. Det er advokatens opgave at vurdere, hvad der vejer tungest, men det er jer, der har materialet.
Gem alt i én mappe med begrænset adgang, og ret ikke i filerne. En kort liste over, hvad hver fil er, og hvem der har gemt den, gør det let at arbejde videre.
Hvem gør hvad?
- IT · Gemmer DNS-opsætning, registreringsdata og mails
- Marketing · Gemmer siden og holder øje med ændringer
- Økonomi · Er ekstra opmærksom på fakturaer og kontoændringer
- Ledelse · Beslutter advarsel og klage
- Advokat · Vurderer klage, krav og rettigheder til navnet
Det må I ikke gøre
- Skrive til domænets indehaver, før I har dokumenteret. Indehaveren kan nå at ændre siden eller flytte til et nyt domæne.
- Tilbyde at købe domænet uden at tale med advokaten. Det kan svække en senere klage.
- Teste formularer eller logge ind på siden. I kan afsløre jeres egne oplysninger og påvirke sporene.
- Nøjes med ét opslag. Opsætningen kan ændre sig. Gentag opslagene, og gem dem hver gang.
Følg domænet over tid
Lignende domæner bliver ofte registreret et stykke tid, før de bruges. Gentag opslagene med faste mellemrum, fx hver uge, og gem hvert resultat med dato. Hvis siden pludselig får indhold, eller opsætningen ændres til at kunne sende mail, er det vigtigt at kunne vise, hvornår det skete. Notér også, hvis domænet skifter registrator eller navneservere.
Lav en enkel log: dato, hvem der tjekkede, hvad der blev fundet, og hvor filen ligger. Loggen er nyttig for advokaten og gør det let for en anden at overtage.
Tjek også jeres egne domæner
Brug lejligheden til at se på jeres egne domæner. Hvem står som indehaver, hvem har adgang til kontoen hos registratoren, og udløber nogen domæner snart? Er jeres eget domæne registreret i en medarbejders eller et bureaus navn, kan det blive et problem i en tvist. → Hvem ejer domænet, kontoen og dataene?
Tjek også jeres egen mailopsætning. Har I selv SPF, DKIM og DMARC sat korrekt op, bliver det sværere for andre at sende mails, der ser ud til at komme fra jer.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp, hvis domænet allerede bruges til falske mails eller en falsk side, hvis kunder har betalt til forkerte konti, eller hvis I vil kræve domænet overført. En IT-sagkyndig kan sikre side, mailopsætning og registreringsdata med dokumenteret metode, så materialet kan efterprøves. Bruges domænet til en profil eller shop, der udgiver sig for at være jer, er der flere ting at gøre. → Nogen udgiver sig for at være jeres virksomhed
Denne artikel handler om civile skridt og jeres egen dokumentation.
Læs også: Nogen udgiver sig for at være jeres virksomhed · Konkurrenten byder på jeres navn i søgeannoncer
→ Tvist med en IT-leverandør eller en kunde · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
