Har en rekrutteringskonsulent eller en disponent i et vikarbureau taget kandidater og kunder med til et nyt bureau, skal I først sikre sporene i jeres rekrutteringssystem, mailen og de rekrutteringskonti, der står i virksomhedens navn. Kandidatdatabasen er både jeres vigtigste aktiv og persondata, som I har ansvaret for. Derfor er der to spor i sagen: tvisten med den tidligere medarbejder og jeres egne pligter over for kandidaterne.
Artiklen er til ejere og ledere af rekrutteringsfirmaer, headhuntere og vikarbureauer.
Hvad der typisk forsvinder
I rekruttering er det relationerne og data, der er forretningen:
- Kandidatprofiler med CV’er, noter fra samtaler, lønforventninger og referencer.
- Kundeoplysninger med kontaktpersoner, aftaler og igangværende opgaver.
- Søgninger og lister over kandidater til bestemte stillinger.
- Netværk på LinkedIn og adgang til betalte rekrutteringskonti.
- Vikarpuljer med kontaktoplysninger, kompetencer og tilgængelighed.
Det meste ligger i et rekrutteringssystem i skyen, ofte kaldet et ATS. Resten ligger i mail, i regneark og på LinkedIn.
Hvad gør I nu, i rækkefølge
- Spær adgangen til rekrutteringssystemet, men slet ikke brugeren. Brugerens historik er en del af sporene. → Offboarding uden at miste beviser
- Bed systemleverandøren om en log over eksporter og søgninger. Mange systemer registrerer, hvem der har eksporteret kandidater eller hentet CV’er. Spørg, hvor længe loggen gemmes, og bed om, at den bevares.
- Luk virksomhedens rekrutteringskonti. Betalte konti på jobportaler og LinkedIn, der står i virksomhedens navn, skal overtages eller lukkes. Notér, hvornår det sker.
- Sæt postkassen på hold. Mails med CV’er og kandidatlister kan være sendt til en privat adresse.
- Tag computer og telefon ud af brug. Ingen nulstilling og ingen ny bruger.
- Skriv et sagligt notat. Hvilke kunder og kandidater er gået? Hvornår? Hvad har de fortalt?
- Kontakt jeres advokat, før I skriver til den tidligere medarbejder, det nye bureau eller kandidater.
Spørgsmål til systemleverandøren
Leverandøren af jeres rekrutteringssystem er ofte den vigtigste kilde til spor. Stil spørgsmålene skriftligt, så I har svarene samlet:
- Hvilke handlinger logges: login, eksport, åbning af profiler, download af CV’er, sletning?
- Hvor længe gemmes loggen, og kan den bevares længere i denne sag?
- Kan loggen udleveres som en fil, med tidspunkt, bruger og IP-adresse?
- Har brugeren haft adgang via en app eller en integration, der logges særskilt?
Gem svarene sammen med loguddraget, og notér, hvem der har modtaget dem og hvornår.
LinkedIn er et særligt problem
Mange rekrutteringskonsulenter opbygger deres netværk på LinkedIn i arbejdstiden, men på en personlig profil. Profilen og forbindelserne tilhører som udgangspunkt personen. Det er sjældent realistisk at kræve dem tilbage.
Anderledes er det med betalte rekrutteringslicenser, projekter og gemte søgninger, som virksomheden har betalt for. De kan være knyttet til virksomhedens konto og bør overtages, før medarbejderen stopper. Spørg jeres advokat, hvordan forholdet mellem personlig profil og virksomhedens licens skal vurderes i jeres sag.
Hvad sporene kan vise
Loggen i rekrutteringssystemet kan typisk vise, om der er eksporteret kandidatlister, om mange profiler er åbnet på kort tid, og om medarbejderen har logget ind efter fratrædelsen. Mail kan vise, om CV’er eller lister er sendt til private adresser. En sikret computer kan vise kopiering og synkronisering.
Kandidater skifter ofte bureau af egen vilje. At en kandidat nu bliver præsenteret af et andet bureau, er ikke et bevis i sig selv. Det, der betyder noget, er, om jeres database er brugt. → CRM og kundedata som bevis
Kandidaternes data er jeres ansvar
Jeres bureau er som regel dataansvarlig for kandidatdatabasen. Hvis en tidligere medarbejder har kopieret kandidaters oplysninger og bruger dem i et andet bureau, kan det være et brud på persondatasikkerheden hos jer. Det skal vurderes, og der kan være en frist for anmeldelse til Datatilsynet. I visse tilfælde skal kandidaterne også have besked. → Persondatabrud: de første 72 timer
Vurderingen skal tage højde for, hvilke oplysninger der er tale om. CV’er med lønforhold, helbredsoplysninger fra samtaler eller oplysninger om fagforening er mere følsomme end et navn og et telefonnummer.
Hvem gør hvad
- Ejer · Beslutter at bevare og kontakter advokat
- Systemansvarlig · Bestiller log hos leverandøren og lukker konti
- Databeskyttelsesansvarlig · Vurderer brud og anmeldelse
- Advokat · Vurderer klausuler og næste skridt
- IT-sagkyndig · Sikrer computer, mail og systemdata
Det skal I lade være med
- Skriv ikke til kandidaterne, at medarbejderen har taget deres data. I ved det ikke endnu, og en sådan besked kan skabe en ny tvist. Underretning af kandidater skal ske, hvis og når det er vurderet, og med omtanke.
- Log ikke ind på medarbejderens personlige LinkedIn. Heller ikke, selvom I kender koden.
- Slet ikke brugeren i rekrutteringssystemet. Så forsvinder historikken.
- Kontakt ikke det nye bureau. Lad advokaten vurdere, om og hvordan det skal ske.
- Brug ikke jeres egen systemadministrator som eneste undersøger. Vedkommende kan blive vidne.
Når mistanken opstår i opsigelsesperioden
Mange konsulenter har en opsigelsesperiode, hvor de fortsat har adgang til databasen. Overvej sammen med advokaten, om medarbejderen skal fritstilles. Rækkefølgen er vigtig: sikr loggen først, luk derefter adgangen, og hold samtalen til sidst. Fortsætter medarbejderen i perioden, så begræns eksportrettigheder og overfør igangværende opgaver til en kollega. Skriv beslutningerne ned.
Vikarbureauer: puljen og kunderne
I et vikarbureau er det ikke kun kunderne, der kan følge med, men også vikarerne. Har en disponent taget listen over aktive vikarer med kontaktoplysninger og tilgængelighed, kan et nyt bureau hurtigt tilbyde de samme folk til de samme kunder.
Sporene ligger typisk i vagtplanlægningen, i SMS-systemet og på disponentens telefon. Bevar dem på samme måde som rekrutteringssystemet. Vikarerne må gerne arbejde, hvor de vil, og de er ikke modparten. Kontakt dem ikke om mistanken, men fortsæt med at tilbyde dem opgaver som normalt. Et godt forhold til vikarerne er det bedste værn mod, at puljen forsvinder.
Klausuler
Om medarbejderen måtte arbejde med de samme kunder og kandidater, afhænger af kontrakten og eventuelle kunde- eller konkurrenceklausuler. Saml kontrakt, tillæg og fratrædelsesaftale til advokaten.
Forebyg næste gang
Begræns eksportrettigheder i rekrutteringssystemet til ledelsen. Kontrollér, at eksport og masseåbning af profiler logges, og at loggen gemmes længe nok. Lad betalte rekrutteringslicenser stå i virksomhedens navn. Og skriv i jeres IT-regler, at kandidatdata ikke må sendes til private adresser eller gemmes i private cloudtjenester. Det beskytter både virksomheden og kandidaterne.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Få hjælp fra en IT-sagkyndig, hvis I overvejer en sag, eller hvis computer, mail og systemdata skal sikres, så de kan bruges som bevis. Haster det, fordi loggen i rekrutteringssystemet kun gemmes kort, så sig det tydeligt. Hastesager koster ekstra, også hos Nielco IT. → Pris og tilbud
Læs også: Produktion og industri: tegninger, opskrifter og CAD-filer · Marketing- og reklamebureauer: kundernes annonce- og SoMe-konti
→ IT-sagkyndig for virksomheder · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
