En vigtig tjeneste er oprettet med en medarbejders private mailadresse. Det kan være hostingen af hjemmesiden, et nyhedsbrevsprogram, et regnskabsprogram, en cloudlagring eller en annoncekonto. Det fungerede fint, så længe medarbejderen var der. Nu er vedkommende stoppet, måske i konflikt, og virksomheden kan ikke komme ind. Det vigtigste er at dokumentere, at kontoen er virksomhedens, og at gøre det uden at bryde ind i den.
Artiklen er til ejere og IT-ansvarlige. Den handler om, hvordan I samler dokumentation for jeres ret, hvordan I får adgang den rigtige vej, og hvad I ikke må gøre undervejs.
Hvorfor det sker
Det sker sjældent af ond vilje. En medarbejder skulle hurtigt i gang med en ny tjeneste og oprettede kontoen med den mail, der lå nærmest. Måske var virksomheden lille, og der var ingen IT-afdeling. Måske var det ejeren selv, der bad medarbejderen ordne det. Årene går, tjenesten bliver vigtig, og ingen tænker på, hvem der står som ejer.
Problemet viser sig først, når medarbejderen stopper, bliver syg eller kommer i konflikt med virksomheden. Så står I uden adgang til noget, I betaler for og er afhængige af.
→ Hvem ejer domænet og kontoen?
Hvad gør I nu?
- Lav en liste over berørte tjenester. Hvilke tjenester er oprettet på medarbejderens private mail eller i vedkommendes navn? Kig i bogføringen efter abonnementer, på kreditkortudtog og i de mails, der er kommet til virksomheden fra tjenesterne. → Skygge-IT: når data ligger i tjenester, IT ikke kender
- Saml dokumentationen for, at kontoen er virksomhedens. Se listen nedenfor.
- Prøv den enkle vej først. Hvis der ikke er en konflikt, så bed medarbejderen overdrage kontoen eller tilføje en administrator fra virksomheden. Bed om det skriftligt.
- Kontakt tjenestens support. Mange tjenester har en procedure for at flytte en konto til den rette ejer, når ejeren kan dokumentere sin ret. Send dokumentationen og bed om en skriftlig bekræftelse på, hvad de har gjort.
- Bed om, at data bevares. Er der en tvist, så bed tjenesten om ikke at slette kontoen eller dens data, mens sagen afklares. Ikke alle tjenester vil gøre det, men spørg.
- Inddrag en advokat, hvis medarbejderen ikke vil samarbejde, eller hvis der er en tvist om, hvem der ejer kontoen.
Dokumentation for virksomhedens ret
Jo mere I kan vise, jo lettere er det at få tjenesten eller en advokat til at handle. Typisk dokumentation er:
- Fakturaer og betalinger. Har virksomheden betalt for tjenesten, er det et stærkt argument. Find fakturaer, kontoudtog og kreditkortbilag.
- Kontrakter og ordrebekræftelser i virksomhedens navn.
- Virksomhedens CVR-nummer, navn eller adresse i kontoens oplysninger, på fakturaer eller i tjenestens mails.
- Mails om oprettelsen. En mail, hvor ledelsen bad medarbejderen oprette tjenesten, er god dokumentation.
- Indholdet. Ligger der virksomhedens hjemmeside, kundedata eller annoncer, viser det, hvad kontoen blev brugt til.
- Medarbejderens stillingsbeskrivelse eller opgaver, hvis det fremgår, at vedkommende skulle varetage netop den tjeneste.
Saml det hele i en mappe, og skriv en kort oversigt over, hvad der viser hvad. Tag skærmbilleder af offentlige sider, for eksempel hjemmesiden, med dato.
→ Domænetvister: dokumentation af brug og registrering
Det skal I lade være med
Det kan være fristende at bruge en gammel adgangskode, at nulstille koden via en mailadresse, I stadig har adgang til, eller at gætte sig til svaret på et sikkerhedsspørgsmål. Lad være.
- Log ikke ind på en konto, der står i en anden persons navn, uden samtykke eller en klar juridisk vurdering. Det kan være ulovlig adgang, selv om virksomheden har betalt for tjenesten.
- Nulstil ikke adgangskoden via en tidligere kendt mail eller telefon uden aftale.
- Stop ikke betalingen for at presse en overdragelse igennem. Tjenesten kan slette kontoen og dens data.
- Opret ikke en ny konto og flyt indholdet over uden at have sikret det gamle først, hvis der er en tvist.
- Skriv ikke truende til medarbejderen. Hold kontakten saglig, og lad advokaten overtage, hvis det bliver nødvendigt.
Hvis medarbejderen ikke vil samarbejde
Nogle gange er kontoen blevet en del af en større konflikt. Medarbejderen mener måske, at kontoen er privat, eller bruger den som et pressionsmiddel i en uenighed om fratrædelsen. Så er det ikke længere et IT-problem.
Advokaten kan vurdere, om der kan kræves overdragelse, og om det kan ske hurtigt. Imens kan I sikre det, der er offentligt tilgængeligt, og dokumentere, hvordan kontoen er brugt. Er kontoen en hjemmeside eller en profil på sociale medier, kan indholdet sikres udefra, uden at nogen logger ind. Det er også vigtigt, hvis indholdet bliver ændret eller fjernet undervejs.
→ Partneren har låst os ude af systemerne
Når det er ejeren eller en partner, der står på kontoen
Situationen er en anden, når kontoen står i navnet på en medejer eller en stifter, der er på vej ud. Så er spørgsmålet om ejerskab ofte en del af en større uenighed om, hvad der tilhører selskabet, og hvad der tilhører den enkelte. Det gælder især kildekode, domæner og konti på sociale medier.
Her er dokumentationen endnu vigtigere, og her er det endnu vigtigere ikke at handle på egen hånd. Saml fakturaer, aftaler og mails, sikr det offentligt tilgængelige, og lad advokaten føre kontakten. Ejeraftalen kan indeholde bestemmelser om, hvad der sker med systemer og konti, når samarbejdet ophører. → Stifterne går fra hinanden: hvem ejer koden og kontiene?
Skriv ned, hvornår I opdagede problemet, og hvad I har gjort siden. En rolig og dokumenteret håndtering står stærkere end en hurtig løsning, der senere skal forsvares.
Hvem gør hvad?
- Ejer eller direktør · Beslutter, hvordan sagen skal håndteres
- Økonomi · Finder fakturaer og betalinger
- IT · Laver listen over tjenester og kontakter support
- HR · Står for den skriftlige kontakt med medarbejderen
- Advokat · Inddrages ved konflikt eller afvisning
Forebyg: virksomhedens konti i virksomhedens navn
- ☐ Opret alle tjenester med en virksomhedsadresse, for eksempel en fælles adresse til IT, ikke en personlig.
- ☐ Hav mindst to administratorer på hver vigtig tjeneste.
- ☐ Betal med virksomhedens kort, og få fakturaen i virksomhedens navn.
- ☐ Før en liste over tjenester, ejere og administratorer, og opdatér den ved fratrædelse.
- ☐ Skriv i IT-politikken, at tjenester til arbejdsbrug ikke må oprettes på private mailadresser.
Hvornår skal I have hjælp udefra?
Når kontoen indeholder vigtige data, når medarbejderen ikke vil samarbejde, eller når der kan blive en tvist. En IT-sagkyndig kan sikre det, der er tilgængeligt, dokumentere, hvordan kontoen har været brugt, og hjælpe advokaten med at beskrive, hvad der skal kræves udleveret. Nielco IT arbejder uvildigt for virksomheder og advokater i civile sager.
Læs også: Adgangskodeadministratoren: delte bokse, og hvem der åbnede dem · HR-systemet og personalesagen: hvem ændrede hvad?
→ Undersøgelse af en medarbejders computer · Tlf. 70 13 63 23 · Digital bevissikring hos Nielco IT
